Interviu cu Roxana Barbu,
Notar Public Fondator, Societatea Profesională Notarială “BARBU ȘI ASOCIAȚII”
Instituţia notarului beneficiază de încredere sporită în ultimii ani
Când v-aţi decis să deveniţi notar public? Cum a fost începutul carierei dumneavoastră?
În primul rând, aș dori să vă mulțumesc pentru oportunitatea de a da acest interviu, prin intermediul căruia pot oferi informații utile în legătură cu ceea ce semnifică și implică profesia de notar public și serviciile notariale.
Din primii ani de liceu, mi-am dorit să urmez Facultatea de Drept. Nu neapărat să devin notar, motiv pentru care, în primii ani după absolvirea facultății, am fost avocat. Pe parcursul anilor, mi-am dat seama că profesia care mi se potrivește este cea de notar, că am calitățile necesare pentru a urma această carieră: organizare, disciplină, rigoare, obiectivitate și nu în ultimul rând, empatie și răbdare, care sunt extrem de importante în profesia noastră.
Începutul a fost anevoios. Fiind avocat definitiv, am intrat în profesie ca notar definitiv, nu am trecut prin etapa de “notar stagiar” și a trebuit să învăț “din mers”.
Societatea Profesională Notarială “Barbu și Asociații” colaborează constant cu societăţi de avocatură, traducători, experţi autorizaţi, instituţii bancare, precum şi cu alte organe a căror activitate este legată de serviciul notarial propriu-zis. Cât de importante sunt aceste parteneriate pentru asigurarea unor servicii de calitate?
Consider că activitatea desfășurată de noi, notarii publici, nu poate exista independent de alte profesii liberale sau instituții bancare, astfel încât, pentru a oferi soluții cât mai apropiate de ceea ce îşi doresc solicitanţii serviciilor notariale, este necesară colaborarea atât cu persoane din sfera domeniului juridic, cât și cu cele din afara acestuia, care interferează cu ramura notarială. Nu putem să desfăşurăm o activitate, care să fie caracterizată prin disponibilitate, eficacitate și celeritate, fără a colabora şi cu alte profesii aflate în strânsă legătură cu notariatul.
O relație profesională foarte bine consolidată cu un traducător autorizat este o necesitate. Când vorbim despre acte bilingve sau când semnatarii nu stăpânesc limba romană, prezenţa unui traducător/interpret autorizat de Ministerul Justiţiei este obligatorie. Cu ajutorul acestuia, părţii îi este explicat actul şi consecinţele juridice ale acestuia iar notarul se asigură că aceasta a înţeles conţinutul documentului şi semnează în deplină siguranţă.
Ţinând cont de frecvenţa modificărilor legislative, de creşterea volumului muncii și a timpului necesar pregătirii unui act notarial, pentru a veni în ajutorul persoanelor care ne solicită serviciile, e importantă colaborarea notarilor cu avocaţi, executori judecătorești sau lichidatori judiciari.
Avocaţii ne sprijină în constituirea dosarului necesar autentificării unui act complex, obţin şi se ocupă de verificările preliminare ale documentelor, acordă consultanţă clienţilor în diverse domenii, care nu ţin de activitatea notarială, iar noi ne ocupăm de verificarea actelor de proprietate, a mandatelor, a sarcinilor care grevează bunurile.
Colaborarea cu instituţiile bancare este limitată la situaţiile în care clienţii solicită credite, garantate cu proprietăţi imobiliare. Pentru întocmirea actelor, este esenţial să cunoaştem cerinţele băncilor, care este termenul de debursare a creditelor, pentru a nu exista întârzieri în transferul banilor către beneficiari.
Sfera de competență a notarului a fost considerabil lărgită de Noul Cod Civil. Notarul este prezent în toate momentele vieții cetățeanului: începând cu nașterea (recunoașterea unui copil se poate face prin act notarial), continuând cu copilăria (actele minorului), aspecte ale vieții majorului (convenții matrimoniale, logodna, cumpărarea unui imobil, diverse contracte, divorțul) și în final succesiunea. Care sunt serviciile cele mai solicitate de către companii și de persoanele fizice?
Notarii publici sunt prezenți în mod activ în viața cetățenilor. Prin intermediul nostru, se transmit „averile” din generație în generație, se transmit drepturile asupra bunurilor imobile, se desfiinţează căsătoriile, soţii încheie convenţii matrimoniale, părinții își exprimă consimțământul cu privire la plecarea minorilor în străinătate, astfel încât avem o plajă vastă de acte, prin intermediul cărora se asigură funcţionarea circuitului civil.
Efervescenţa pieţei imobiliare din ultima perioadă, s-a materializat prin creșterea tranzacţiilor și, implicit, a activităţii noastre. Pe primul loc se află solicitările privind autentificarea contractelor de vânzare, urmate de dezbaterea procedurilor succesorale și declaraţiile prin care părinţii îşi exprimă acordul pentru plecarea minorilor în străinătate (cele din urmă s-au mai redus în perioada pandemiei).
Prin natura muncii lor, notarii ţin registre de importanţă naţională, luptă împotriva spălării banilor, colectează impozite pentru tranzacţiile pe care le acompaniază, contribuie activ la fundamentarea proceselor de legiferare şi previn conflictele, degrevând în acest fel instanţele. Cum percepeţi încrederea cetățenilor, a companiilor și a instituțiilor din țara noastră în instituţia notarului?
Susțin cu toată convingerea și satisfacţia că instituţia notarului beneficiază de încredere sporită în ultimii ani.
Cetăţenii sunt tot mai încrezători în activitatea pe care o întreprindem, ajungând să ne solicite opinii în legătură cu tot mai multe aspecte ale vieții lor, creându-se o strânsă conexiune între notari și clienți, aceștia urmându-ne sfaturile îndeaproape. Drept urmare, avem datoria de a fi în permanență conectați la schimbările pe care le aduc vremurile, pentru a oferi cele mai fiabile soluții solicitanţilor serviciilor notariale.
Astăzi, notarii au posibilitatea și chiar obligaţia de a efectua numeroase verificări preliminare semnării unui act, urmărind interesul tuturor părţilor implicate și siguranţa circuitului juridic civil. Obţinem extrase de carte funciară pentru a verifica situaţia juridică a unui imobil, extrase din Registrul Comerţului, pentru a verifica situaţia unei companii, verificăm autenticitatea cărţilor de identitate în baza de date a Direcţiei de Evidenţă a Persoanelor, regimul matrimonial al părţilor, dacă procurile utilizate la autentificarea actelor nu au fost revocate, verificăm actele de proprietate în arhiva notarilor care le-au instrumentat.
Notarul este imparţial. El trebuie să procedeze conform dorinţelor fiecărei părţi și, în același timp, să respecte legea și principiile de drept și să se asigure că actul întocmit de el va putea fi folosit peste ani, fără a fi susceptibil de interpretare. El are datoria de a consilia și oferi protecţie juridică tuturor părţilor, trebuie să intuiască scopul real urmărit de acestea, pentru a preîntâmpina un eventual litigiu.
Cum apreciaţi actualul nivel al onorariilor notariale?
Profesia de notar public se bazează pe concurență loială. Onorariile minimale sunt stabilite prin Ordinul ministrului justiției și, desigur, fiecare coleg notar este în măsură să-și aprecieze munca și, în funcție de această apreciere, să stabilească onorariul pentru fiecare act.
Sumele de bani încasate de notarii publici pentru procedurile complexe și pentru tranzacţiile imobiliare reprezintă atât onorarii notariale, cât și taxe pentru înregistrarea în cartea funciară și impozite datorate de vânzătorii persoane fizice, ultimele două reprezentând venit la bugetul statului.
Notarii publici pot răspunde disciplinar, penal și civil pentru actele pe care le instrumentează. Aceștia au obligaţia de a desluşi raporturile juridice dintre părţi, de a se asigura că actele nu conțin clauze care să le afecteze valabilitatea, de a identifica semnatarii, de a face verificări minuțioase ale actelor, de a obține documente de la diverse autorități (ANAF, Direcția de Impozite și Taxe Locale, OCPI, Oficiul Registrului Comerţului, etc.) și, ulterior semnării, de a efectua înregistrări ale actelor instrumentate și de a colecta și vira statului, la termene fixe, taxele încasate pentru acesta. În ultimii ani, timpul necesar pregătirii unui act s-a majorat simțitor, de la câteva ore, la câteva zile. Pentru a reuși să-și exercite atribuţiile în mod corect, cu operativitate, să asigure clienţilor un serviciu de calitate, un act sigur, notarul public are nevoie să investească în logistică și în personal auxiliar suficient numeric și bine pregătit.
Aparent, profesia de notar este una foarte comodă. Pentru clienţi, este important ca totul să decurgă rapid, să nu stea prea mult la notar. Mulţi dintre ei se opresc la notar în drum spre sau de la aeroport, indiferent dacă este vorba despre o declaraţie sau despre o tranzacţie complexă. Timpul lor este limitat. Ei nu realizează dacă actul este corect întocmit, ei nu-și dau seama nici de munca, timpul și efortul care stau în spatele unui act bine instrumentat. Aceasta este menirea noastră, să ne asigurăm de acurateţea și legalitatea actului, de faptul că acesta cuprinde înţelegerea fidelă a părţilor și, în același timp, să fim operativi.
Ce măsuri ați luat pentru a vă conforma la rigorile GDPR?
Pentru a ne putea conforma rigorilor Regulamentului (UE) 2016/679 privind protecţia persoanelor fizice în ceea ce priveşte prelucrarea datelor cu caracter personal şi privind libera circulaţie a acestor date şi de abrogare a Directivei 95/46/CE (Regulamentul general privind protecția datelor), cunoscut ca GDPR, Uniunea Națională a Notarilor Publici ne-a transmis un manual de lucru.
Profesia de notar public presupune, prin excelență, rigoare și disciplină, calităţi impuse și de GDPR în prelucrarea datelor cu caracter personal.
În cadrul biroului notarial, am adoptat măsuri tehnice și organizatorice interne, pentru a asigura protecţia cât mai eficientă a datelor cu caracter personal.
Printre aceste măsuri se numără o bună securitate informatică, fiecare angajat utilizând câte un calculator, cu parolă proprie și utilizarea unor adrese de e-mail securizate. Camerele Notarilor Publici au asigurat fiecărui notar public o adresă de e-mail securizată, întreaga corespondență dintre notarii publici și Camere sau entitățile aflate sub autoritatea Uniunii Naționale a Notarilor Publici (înregistrarea și verificarea procurilor, înregistrarea cauzelor succesorale, a declarațiilor date în cursul dezbaterii procedurilor succesorale, înregistrarea donațiilor și a testamentelor și revocarea acestora, comunicări și informări adresate notarilor, etc.) derulându-se prin intermediul acestor adrese de e-mail pentru a limita posibilitatea terților de a intra în posesia datelor comunicate. Documentele copiate sau imprimate, care conţin date cu caracter personal și nu urmează să fie arhivate, sunt distruse iar actele sunt păstrate în locuri sigure, pentru ca datele conţinute să nu ajungă la cunoștinţa terților.
Fiecărui client care semnează un act la biroul notarial, i se solicită consimțământul informat și liber pentru prelucrarea datelor cu caracter personal.
Sunt justificate temerile cumparătorilor care achiziționează de la dezvoltatori imobile care sunt grevate de ipotecă?
Promitenţii cumpărători și cumpărătorii care semnează cu dezvoltatorii imobiliari precontracte de vânzare cumparare, respectiv contracte de vânzare, nu trebuie să se îngrijoreze de faptul că imobilul pe care-l cumpără este grevat de una sau mai multe ipoteci în favoarea unor instituții de credit. Din contră, existenţa unei ipoteci reprezintă o garanţie a faptului că situaţia juridică a imobilului e clară, deoarece instituţia de creditare a efectuat verificări înainte de acordarea creditului către dezvoltator.
Este uzual ca dezvoltatorii să acceseze credite în vederea construirii imobilelor, care sunt garantate cu terenul pe care se construiește, iar după edificarea construcţiei și întăbularea acesteia în cartea funciară, ipoteca se extinde și asupra construcţiei. În cartea funciară a fiecărui apartament/boxă/loc de parcare, va fi înscrisă ipoteca pentru întreaga sumă contractată de către dezvoltator, aceasta putând fi de ordinul milioanelor de lei. La semnarea precontractului de vânzare cumpărare și, ulterior, la semnarea contractului de vânzare, creditorul eliberează o adresă, prin care își exprimă acordul pentru semnarea actului respectiv (și grevare cu ipotecă, în situația în care și cumpărătorul accesează un credit pentru cumpărare). Adresa prin care instituția creditoare își exprimă acordul de înstrăinare trebuie să conțină și obligația acesteia ca, într-un anumit termen de la încasarea preţului de la cumpărător și rambursarea parţială a creditului de către vânzător, va semna o declarație prin care va solicita radierea din cartea funciară a imobilului vândut, a ipotecii/ipotecilor existente în favoarea sa și a interdicţiilor aferente.
Ce le recomandaţi tinerilor studenţi la Drept care doresc să intre în breasla notarilor? Ce greşeli ar trebui să evite?
Notariatul nu este spectaculos, ca alte profesii juridice, cum ar fi avocatura, este o profesie statică, implică atenţie permanentă și răspundere enormă, fără a fi lipsită de satisfacţii. Profesia de notar presupune disciplină, organizare, muncă asiduă și extrem de multă răbdare și tact. În această activitate nu se merge “pe încredere”, fiecare aspect necesitând verificări amănunţite.
