Interviu cu Oana Călin
Managing Partener HR Umbrella
Scopul nostru în procesul de recrutare este să aducem angajatul de care realmente este nevoie
Oana Călin a acumulat experiență într-o gamă largă de cazuri de imigrare, totalizând peste 1000 de situații, de la obținerea permiselor de muncă și invitații pentru personalități, până la procesele de reunificare familială și chiar deportări.
Această experiență i-a oferit o înțelegere detaliată a fiecărui pas al acestor procese, inclusiv scurtăturile legale și alte aspecte esențiale pentru cei care doresc să muncească și să trăiască în România. Ca membră a Patronatului Importatorilor de Forță de Muncă (PIFM), Oana Călin este bine conectată la domeniul imigrării și recrutării.
Pachetul de servicii oferit de fondatoarea HR Umbrella, Oana Călin, asigură asistență și consultanță pe întreg parcursul procesului de imigrare și recrutare.
În ceea ce privește recrutarea, agenția condusă de Oana gestionează fiecare etapă, începând cu identificarea nevoilor companiei și până la angajarea efectivă a personalului străin, incluzând întocmirea documentației specifice pentru fiecare fază a procesului de recrutare.
1. Cum a început povestea HR Umbrella și care a fost motivația din spatele înființării acestei companii de consultanță specializată în imigrare, recrutare și integrarea străinilor în România?
Anul 2020 este anul în care am făcut primii pași către antreprenoriat, deși nu eram convinsă că acesta este traseul meu profesional. În primă fază am renunțat la cariera corporatistă și neavând un plan clar de reconversie profesională am acceptat poziția de Branch Manager pentru București, la o firmă cu acționariat indian care activa în sfera recrutării de forță de muncă. Experiența de acolo m-a ajutat să conștientizez că acest tip de recrutare se poate realiza după alte standarde, astfel că după câteva luni am demisionat și am decis, împreună cu soțul meu să înființăm HR Umbrella. Cu toate că alesesem calea antreprenoriatului, am considerat-o inițial o etapă provizorie a carierei noastre, deoarece niciunul dintre noi nu era convins că o sa ne fascineze domeniul resurselor umane. Timpul ne-a dovedit că ceea ce am considerat temporar este de fapt cea mai bună alegere din punct de vedere profesional pe care o puteam face. Resursele umane sunt un domeniu dinamic și provocator, iar asta ne ajută să ne dorim zilnic să explorăm și mai mult. Practic, am reușit în trei ani să aducem plus valoare în piață și să creștem nivelul de expertiză pe nișa dedicată recrutării străinilor putând afirma, fără modestie, că în acest moment implementăm procese de recrutare la nivelul celor practicate în multinaționale. Aceasta nu este doar o afirmație a mea în calitate de Managing Partener HR Umbrella, ci se bazează pe fapte, mai exact pe o rată de retenție mare, de 95%, pe care o au candidații recrutați și aduși de noi în România.
Rezultatele obținute și feedback-ul pozitiv primit din partea clienților ne-au încurajat să ne extindem activitatea și către zona de consultanță și expertiză privind legislația străinilor în România. Am acordat un plus de atenție categoriei de expați și high skilled people (oameni cu un nivel de pregătire superior, persoane care ocupă funcții de management etc.), care fiind aduși în țara noastră de compania mamă nu au ca obiectiv găsirea unui loc de muncă, în schimb sunt interesați mai degrabă de identificarea unor experți care să le faciliteze șederea în România legal, cu drepturile cuvenite, cu relocarea familiei etc.
2. Având în vedere experiența vastă în domeniul imigrației, care sunt cele mai comune capcane în care cad străinii?
Le putem împărți în capcane din țara de origine și capcane românești. În țara de origine, pentru că mulți își doresc să ajungă rapid aici, așa crezând ei că se pot rezolva lucrurile, se îndreaptă către agenții de „travel, turism & manpower agencies”, unde plătesc sume enorme de bani și de unde nu obțin garanția că vor trece de interviul din ambasadă. În cazul fericit, în care își primesc viza, sunt atât de îndatorați financiar, încât în momentul în care ajung în România, pe salariul minim pe economie, ca să își acopere datoriile lăsate familiei, sunt puși în situația în care fie schimbă un job după altul, fie aleg să migreze spre Vest. Noi am făcut o selecție foarte drastică a agențiilor de recrutare din țările de origine, pe baza unor criterii ca: vechime, experiență, reputație, deținerea licenței ca agenție de recrutare pentru străinătate. Dacă menționăm doar licența, aceasta se obține în condiții destul de drastice, atât din punct de vedere financiar, cât și logistic și de personal (birouri de minim 150 mp, minimum 10 angajați, din care minimum doi cu studii certificate în domeniul resurselor umane etc). Agenția HR Umbrella și-a asigurat poziția, în acest sens și putem oferi inclusiv garanție profesională de minimum trei luni, maximum șase luni, în funcție de specializare. Toate aceste eforturi implică, în mod evident, costuri considerabile.
Din perspectiva capcanelor românești, este exact „aceeași Mărie, dar cu altă pălărie”. Un angajator care caută mână de lucru ieftină și bună are tendința să îi trateze pe angajați ca pe „moving boxes” și astfel îi expun la riscuri flagrante, din punct de vedere legal. Iată câteva exemple: contractele de muncă se încheie târziu, aproape de expirarea vizei de lungă ședere, deși candidatul poate este deja în țară de trei luni; o viză de lungă ședere are o perioadă de valabilitate de șase până la maxim opt luni de zile; depunerea de permise de ședere se face cu întârziere; salariile oferite sunt altele decât cele prezentate în oferta de angajare din limba engleză, cea dată candidatului, nu cea depusă la Inspectoratul General de Imigrări (IGI).
Drept urmare, una din responsabilitățile noastre este să ne asigurăm că toate aceste aspecte importante (salarizare, timp de lucru, dacă se lucrează în ture sau nu, timp de repaus, condiții de cazare etc) se întâmplă la timpul potrivit și în parametrii negociați de la bun început. Din punctul nostru de vedere, o agenție care se respectă trece totul prin filtrul legislației în primul rând, și suplimentar, post vânzare am putea spune, se asigură că în primele trei luni de la sosirea străinilor în țară se face o monitorizare și integrare corectă, de la acte, până la mediere de posibile conflicte culturale. Această modalitate de lucru ne-a ajutat sa avem o retenție de 95% a personalului străin la clienții din portofoliul nostru.
3. Cum poate HR Umbrella ghida companiile și candidații pentru a evita aceste greșeli?
În HR Umbrella totul pleacă de la tipologia clientului. Primul pas este să verificăm cultura organizațională din cadrul companiei și dacă există valori similare cu ale noastre. Apoi verificăm bonitatea angajatorului: vechime în piață, cifră de afaceri, dezvoltarea business-ului, numărul de angajați.
Ulterior, ajungem la discuția despre nevoia de a angaja personal străin, să aflăm dacă este vorba despre o nevoie temporară sau una reală, pe termen lung. Dacă potențialul angajator zice „am nevoie de ei acum, pentru că mi-au plecat oamenii”, apare deja un semnal de alarmă. Dar angajatorul zice “am gândit strategic, am analizat ce proiecte am și cum îmi doresc să mă desfășor în următoarele 12 luni și am nevoie de oameni”, înseamnă că necesitatea de a acoperi deficitul de personal este una reală, pe termen lung.
Scopul nostru în procesul de recrutare este să aducem angajatul de care realmente este nevoie, nu ce visează angajatorul că i s-ar potrivi, adică o persoană multitasking. De asemenea, negociem inclusiv salariile, condițiile de cazare, alimentația, iar după semnarea contractului, ne asigurăm în permanență că ceea ce ajunge la candidat, scrisoare de ofertă (offer letter), condițiile de lucru etc, se reflectă inclusiv în documentația de pe teritoriul României. Spre exemplu, un offer letter de angajare trebuie sa corespundă în oglindă cu cel depus la IGI care îl va trimite mai departe către Inspectoratul Teritorial de Muncă.
În timpul procesului de recrutare, în cazul în care interviul de recrutare se face în mediul online, avem aplicații AI care monitorizează implicarea emoțională a candidatului. Dacă un candidat nu are un minimum de 70% de implicare, va fi respins. Oricât de bine ar rezona profesional cu nevoia angajatorului, un nivel de implicare emoțională ne ajută să vedem transparența și onestitatea candidatului. În plus, pregătim toți candidații cu un pre-interviu pe care îl organizăm cu două zile înaintea interviului de obținere a vizei, ca să ne asigurăm încă o dată că își știu angajatorul, au înțeles și sunt de acord cu locul de muncă, salariul și condițiile oferite.
Cu două săptămâni înainte de sosirea în țară, ne asigurăm că angajații români care vor interacționa cu străinii știu cum să se comporte și cum să reacționeze la diferențele culturale. Pentru a atenua acest șoc cultural, punem la dispoziția străinilor training-uri și workshop-uri de integrare culturală.
După sosirea candidaților în țară, toți trec prin procesul de angajare exact ca orice român care își dorește să se angajeze și toti beneficiază de: servicii de medicina muncii, medic de familie, contract de muncă etc., și asta trebuie să se întâmple în maximum cinci zile lucrătoare de la sosirea în țară.
În prima săptămână de muncă, cetățenii străini beneficiază din partea noastră de un training pentru a înțelege România, legislația românească, ce să facă sau nu raportat la cutumele societății românești, astfel încât să ne asigurăm că este clar pentru ce au fost angajați și acceptați în România.
Menținem monitorizarea pe o perioadă de trei luni, uneori și mai mult, mai ales la clienții vechi, cu care deja avem contracte subsecvente și cu care lucrăm constant.
Serviciile menționate sunt asigurate de noi pentru fiecare străin angajat aici, fără a face rabat de la calitate. Funcționăm pe principiul: ”mai puțin e mai bine”, deoarece să recrutezi străini este un proces lesne de parcurs, mai ales dacă te ghidezi după principiul: ”recruit – train – deploy”. Ce se întamplă după recrutare și angajare este de fapt factorul care aduce plus valoare pentru toate părțile implicate, agenția, candidatul, angajatorul. Și aici se reflectă valoarea noastră și elementele care ne diferențiază pe piața de profil. Noi avem o vorbă, “candidații noștri sunt de fapt reputația noastră și nu invers”.
4. Ce factori considerați că sunt esențiali pentru o integrare eficientă a străinilor în mediul de lucru și comunitatea locală în România?
În primul rând, educația angajatorului român. Până când angajatorul român nu va înțelege că în resurse umane, indiferent de naționalitatea celor angajați, străini sau români, nu există „ieftin și bun”, nu vom putea merge mai departe. Când îți respecți angajații, aceștia la rândul lor te respectă pe tine, și de rușine, da, rușinea este un sentiment pe care îl întâlnim foarte des la cetățenii străini, nu vor compromite sub niciun fel comunitatea locală sau angajatorul, ci vor căuta să se armonizeze cât mai bine cu valorile acestora.
Stereotipurile sunt un alt punct nevralgic, deoarece noi avem senzația că suntem un popor primitor. Poate pentru ceilalți europeni, da, suntem, însă când vine vorba cu adevărat despre diversitate culturală și națională, se trezește în noi un sentiment de „patriotism”, care de fapt este o formă de rasism și xenofobie ascunsă. Poate acum, în 2024, se observă o schimbare de paradigmă, însă nu aș vrea să știu cum a fost în 2015, pentru primii 5000 de străini veniți la muncă în România. Poveștile urbane sunt înfiorătoare.
Un alt factor important în procesul de integrare a străinilor aici este factorul legislativ. Legislația referitoare la străinii care lucrează pe teritoriul României pe care ne bazăm în prezent se constituie din: OUG 25/2014, Legea 194/2002, Legea 157/2011 și Codul muncii. Și, evident, cum se întâmplă deseori depindem de interpretările fiecăruia. Acum, în 2024, vedem într-adevăr că se depun eforturi pentru alinierea legislativă, suplimentarea cu ordonanțe de urgență și legi, unele aflate în acest moment în transparență decizională, care vor aduce mai multă claritate atât pentru angajator, cât și pentru cetățeanul străin.
5. Cum vedeți evoluția pieței forței de muncă în România din perspectiva imigrației și ce tendințe anticipați în viitorul apropiat?
Având în vedere deficitul de forță de muncă existent pe piața din România, pot să afirm, fără rețineri, că procentul candidaților proveniți din alte țări va continua să crească. Nu este doar afirmația mea, sunt date publice care indică deficitul despre care vorbesc, mai exact raportul pe anul 2023 realizat de cei de la eJobs, în care au fost anunțate 370.000 de locuri de muncă vacante în segmentele entry-level, muncitori calificați, middle și top management.
Mai mult decât atât, începând cu 2015, țara noastră a importat 300.000 de muncitori străini, așadar tendința importului de forță de muncă este de creștere și se va menține așa, luând în considerare fenomenul îmbătrânirii populației și implicit al forței de muncă cu care țara noastră se confruntă. În acest context, imigrația legală a forței de muncă este una dintre soluțiile care pot ajuta la compensarea deficitului de forță de muncă și la acoperirea lipsurilor pe care România le înregistrează la nivelul anumitor calificări.
Conform legislației, pentru 2024, a fost aprobat un nou contingent de 100.000 de lucrători străini pentru piața forței de muncă, care, deși este insuficient, confirmă trendul crescător al acestei piețe. 2024 vine și cu provocări pentru agențiile de recrutare a forței de muncă din mai multe perspective: în primul rând aderarea României la Schengen, în al doilea rând dorința angajatorilor români de a reveni în offline și, în al treilea rând, este an electoral.
Aderarea României la Schengen atrage cu sine și provocări din punctul de vedere al securității. Ministerul Afacerilor Interne și cel al Afacerilor Externe au pus la punct întreg sistem operațional și informatic în cadrul IGI și în ambasade, dar încă sunt întârzieri mari în obținerea avizelor de muncă și a vizelor.
Apreciez că, în următorii cinci ani, vor interveni modificări inclusiv la nivelul de pregătire al agențiilor de recrutare și se va realiza o triere a acestora pe criterii bazate în special pe calitate, atât a serviciilor oferite cât și a candidaților recrutați. Un scenariu posibil în viitor este acela de a recruta din Asia specialiști pe care să îi acredităm în România, iar muncitorii străini necalificați să fie aduși din Africa, din țări ca Egipt, Kenya, și chiar Maroc.
6. Care sunt principalele avantaje ale colaborării cu HR Umbrella pentru companiile care doresc să recruteze personal străin?
HR Umbrella este o agenție creată pentru OAMENI, iar principalul avantaj pentru cei care apelează la noi este că acordăm foarte multă atenție acomodării, integrării și păstrării lucrătorilor străini în țara noastră, oferindu-le inclusiv asistență în derularea demersurilor legale ce țin de obținerea cetățeniei sau întregirea familiei.
Un alt avantaj ar fi parteneriatele solide pe care le avem cu firme din Asia. Acest lucru ne permite să avem un sistem riguros și diversificat de selecție și verificare a candidaților și acces constant la un pool de candidați pregătiți pentru angajarea pe teritoriul României.
În relația cu orice client avem ca obiectiv construirea unor relații durabile între angajat și angajator iar atingerea acestuia este asigurată de metodologia de recrutare practicată in compania noastră. Înțelegerea în profunzime a culturii organizaționale a angajatorului și identificarea exactă a tipologiei candidaților necesar reprezintă un avantaj pe care HR Umbrella îl aduce în relația cu clienții. Accentul pus pe ceea ce se întâmplă după sosirea acestor oameni în România este elementul care asigură succesul unei agenții de recrutare, astfel că am proiectat un program riguros de workshop-uri și training-uri de integrare culturală, program care se adresează atât managementului, cât și colegilor care vor lucra direct cu angajații străini.
Echipa HR Umbrella este pregătită să medieze posibile conflicte culturale generate de șocul cultural care este aproape imposibil de evitat și să gestioneze cu profesionalism un proces de integrare fluent și stabil. Spre exemplu, am inclus în strategia de integrare vizite inopinate la oamenii recrutați de noi. Astfel, de două ori pe lună verificăm camerele și locațiile unde sunt cazați, vizite la locul de muncă pentru a-i vedea efectiv cum și cât muncesc. La finalul vizitelor realizăm un raport de vizită care cuprinde îndrumări clare și practice și sugestii de urmat, a căror implementare o monitorizăm.
7. Având în vedere rolul dumneavoastră în Patronatul Importatorilor de Forță de Muncă (PIFM), care sunt cele mai mari provocări cu care se confruntă acest sector și cum contribuie HR Umbrella la soluționarea lor?
Patronatul din care HR Umbrella face parte s-a constituit natural ca urmare a creșterii constante a numărului de lucrători străini importați de țara noastră. Practic, este o organizație care susține interesele comune ale agențiilor de recrutare în relațiile cu autoritățile publice, sindicatele sau alte persoane fizice și juridice, atât pe plan național, cât și internațional. Reglementarea acestui domeniu este o chestiune foarte importantă care se poate realiza printr-un dialog social eficient și prin efortul comun depus atât de autorități, cât și de reprezentanții mediului privat, în speță agențiile de recrutare care derulează efectiv întregul proces.
Provocarea principală cu care se confruntă acest sector este dat de dezechilibrul existent între cifrele oficiale și realitatea din piață. În sensul în care, deși a fost aprobat pentru 2024 un contingent diminuat, de doar 100.000 de muncitori din afara spațiului european, care în teorie, dacă ne raportăm la cele 38.000 de locuri de muncă disponibile conform site-ului Agenției Naționale pentru Ocuparea Forţei de Muncă, ar fi suficient, în realitate țara noastră se confruntă cu un record al numărului de persoane care au decis să părăsească țara. Conform Institutului Național de Statistică, România a pierdut în 2023 un total de 50.000 de persoane care au decis să se relocheze în afara țării noastre. Acestora li se adaugă cele 64.000 de locuri de muncă declarate vacante la Agenția Națională pentru Ocuparea Forței de Muncă în august 2023. Datele publice ne indică din start un deficit total de 114.000 de locuri de muncă, cifra mai mare decat contingentul aprobat la nivel de țară pentru importul de forță de muncă. Vorbim aici doar de datele oficiale existente în evidențele autorităților, însă suntem conștienți de faptul că cifrele sunt în realitate mai mari.
HR Umbrella în calitatea sa de membru al PIFM este implicată activ în protejarea mediului privat și în procesul de reglementare a sectorului prin depunerea de memorii, formularea de puncte de vedere, solicitarea de clarificări din partea organelor de stat competente, acțiuni menite să ajute atât mediului privat, cât și dezvoltarea unui cadru legal conectat la realitatea din piață.
Consider că implicarea este garanția obținerii schimbării pe care ne-o dorim. Sectorul pe care îl reprezint este într-o dinamică continuă, iar instituțiile statului trebuie să țină pasul. Un mare pas înainte a fost deschiderea de noi sedii şi creşterea calităţii serviciilor din instituţiile aflate în ţară, schimbare care a adus un val de aprecieri din partea angajatorilor și a agenţiilor de recrutare a forţei de muncă străine din România.
Observăm tendința de digitalizare a autorităților, cel puțin în orașele mari în care au fost adoptate sisteme de lucru care ajută la eliminarea cozilor de la ghișee. Calitatea serviciilor Inspectoratului General de Imigrări a crescut, au fost deschise noi sedii, s-au reorganizat o parte din cele existente, personalul este bine pregătit, instituția a fost dotată cu aparatură modernă, fapte care ne dau mari sperațe pentru viitor, în ceea ce privește eficiența relațiilor cu instituțiile statului.
La nivel diplomatic lucrurile nu au fost până în 2024 la fel de îmbucurătoare. S-a menținut un nivel ridicat de respingere a dosarelor de obţinere a vizei de muncă pentru muncitorii străini, iar numărul de angajați care asigură serviciile consulare este în continuare foarte mic în raport cu volumul de muncă. Astfel, lipsa de personal din ambasade îngreunează foarte tare întregul proces. Dar, de la începutul lui 2024, lucrurile par să revină la normal, cel puțin în privința timpului de acordare a vizelor, care a ajuns la circa 2 luni de la depunerea dosarelor. Cu toate acestea, rămâne o problemă rata de respingere a vizelor, care este una încă ridicată.
Așa cum am spus și anterior, pentru rezolvarea acestor blocaje este nevoie de un efort comun, iar angajatorii și agențiile de recrutare a forţei de muncă străine din România manifestă toată disponibilitatea și întrețin un dialog constructiv cu autoritățile, prin care să se realizeze o evaluare realistă a nevoilor din piața de profil, pe baza cărora să se construiască un set de soluții care să sprijine acoperirea deficitului de forță de muncă cu care țara noastră se confruntă. O parte din soluțiile identificate vin din practica zilnică a agețiilor de recrutare, de exemplu:
- descalificarea candidatului încă din etapa interviului de selecţie, pe considerente legate de nivelul de cunoaștere a limbii engleze. Se asigură în acest fel coerență între cerinţele din legislaţie, ambasade și metodologia de practică din agenții;
- creșterea calității serviciilor oferite de agențiile de recrutare din țara de proveniență. Este necesar să existe o solicitare ca aceste agenții să organizeze training-uri personalizate în funcție de profilul angajatorului, să se pregătească suplimentar și informeze din start muncitorii străini interesați despre toate detaliile ce țin de locul de muncă (salarizare, condiții de lucru, conditii de cazare etc);
- creșterea gradului de transparență decizională a personalului diplomatic. Este necesar ca angajatorii şi agenţiile de recrutare să primească informații detaliate despre motivele care au dus la respingerea dosarelor de viză ale muncitorilor străini, astfel încât să se poată aduce îmbunătățiri în practica de recrutare și să se evite repetarea situațiilor similare. O măsură de acest fel ar ajuta și la scăderea volumului de muncă din instanțe, acestea primind nenumărate sesizări de motive injuste, care au dus la respingerea dosarelor de viză.
8. În final, cum vedeți viitorul HR Umbrella și care sunt planurile de dezvoltare pe care le aveți pentru companie în următorii ani?
Deoarece HR Umbrella este o agenție de recrutare de forță de muncă internațională, implementarea de soluții și instrumente digitale este foarte importantă. Ne dorim, în special în ceea ce privește componenta de recrutare, să reușim digitalizarea întregului proces. Un prim pas a fost deja făcut, în sensul că am eficientizat munca recrutorilor și a clienților integrând inteligența artificială în zona de interviuri, iar în acest moment pot fi generate rapoarte care vizează atât inteligența emoțională, cât și competențele profesionale. Avem în plan implementarea unui sistem de digitalizare integrat în zona de backoffice. Obiectivul este ca tot procesul legislativ și de obținere a tuturor aprobărilor să se facă automatizat, iar noi și clientul să avem acces la întregul proces printr-un singur click.
Pe viitor ne dorim dezvoltarea serviciilor cu care venim către clienți pe partea de consultanță pentru imigrări. Există o nevoie reală a cetățenilor străini de a primi sprijin din partea unor experți care să le ușureze viața pe teritoriul României, din punct de vedere legal. Ne-am propus să răspundem acestei nevoi cu profesionalism și să îi ajutăm pe fiecare în parte să realizeze toate demersurile legale în funcție de situația particulară în care se află, fie că este vorba de obținerea cetățeniei, de demersuri de reîntregire a familiei, fie de înnoirea anumitor avize sau de schimbarea unor documente care au expirat etc.
