Interviu cu Mihail Mate, antreprenor, expert în Supply Chain: Îmbinăm inovator activitatea de formare profesională cu cea de suport în managementul schimbării

Interviu cu Mihail Mate

Antreprenor, expert în Supply Chain

Îmbinăm inovator activitatea de formare profesională
cu cea de suport în managementul schimbării

Aveți peste 20 de ani de experiență în managementul lanțului de aprovizionare al companiilor / Supply Chain. Cum arăta acest proces când ați început și cum arată lucrurile acum?

Provocările în Supply Chain sunt în mare aceleași de zeci de ani. Majoritatea companiilor folosesc în ziua de astăzi un sistem de gestiune integrat, așa cum e și firesc. Conform unor studii, 79% din companiile care au implementat un sistem de gestiune integrat (ERP), au implementată și o logică de calcul a necesarului de materiale și a intervalelor de timp în care materialele respective trebuie să fie disponibile pentru a îndeplini cererea clientului (algoritmul de calcul se numește MRP). Este important de știut că MRP-ul a fost conceput în anii ’50, a fost transpus în cod informatic în ani ’60, a început să fie comercializat în anii ’70 și nu a mai avut parte de modificări și aduceri la zi de atunci. În mediul economic însă au avut loc modificări majore între timp: companiile cer produsele într-un termen mai scurt decât cel necesar pentru un ciclu complet de aprovizionare și producție, făcând necesară organizarea funcție de niște previziuni de vânzare care sunt azi mult mai volatile decât în trecut; globalizarea a făcut să apară din ce în ce mai multe componente cu termen de aprovizionare lung, ceea ce complică și mai tare situația; presiunea pe nivelul stocurilor este și ea mult mai mare și mai sunt încă multe alte diferențe. Ipotezele care au stat la baza conceperii algoritmului numit MRP pur și simplu nu mai sunt valabile azi, lucru care cauzează dificultăți majore companiilor care au mereu parte de urgențe ce implică costuri mari, prea mult stoc din ce nu e necesar și stoc insuficient din ceea ce este necesar, termene de livrare lungi si flexibilitate scăzută în fața modificărilor cererii clienților. Asta fără a mai menționa frustrarea echipelor din Supply Chain care trebuie să gestioneze modificări radicale și aparent fără logică de la o rulare de MRP la alta, când un material ce era urgent ieri, azi apare că este comandat în exces și invers – ce nu era deloc necesar ieri, azi poate să primească din partea MRP un semnal critic de risc de oprire a producției peste câteva zile. Gândiți-vă cum e să gestionezi zilnic astfel de semnale contradictorii dar și frustrarea furnizorilor interni sau externi.

Până aici am descris un context care deja exista și acum 20 de ani. Ceea ce s-a modificat între timp este faptul că MRP a primit în sfârșit aducerile la zi necesare cu ajutorul fondatorilor Demand Driven Institute, Carol Ptak și Chad Smith, iar aceste aduceri la zi au fost adoptate și sunt sprijinite de către sisteme de gestiune de renume, cum sunt SAP și Microsoft Dynamics 365. Studiile de caz făcute pe mii de companii care au adoptat aceste aduceri la zi, indiferent de sistemul de gestiune folosit, arată o îmbunătățire radicală în arii care în mod tradițional nu se îmbunătățesc simultan. Imaginați-vă ce înseamnă să îți scazi stocurile cu 31%, să reduci în același timp termenele de livrare cu 22% dar să și crești nivelul de serviciu cu 13%! Acestea sunt nivelurile medii de îmbunătățire pentru companiile care au adoptat metodologia propusă de către Demand Driven Institute. Mie, personal, acest lucru mi se pare spectaculos!

Sunteți afiliat al Demand Driven Institute pentru România și trainer certificat Demand Driven MRP, o metodologie care permite lanțurilor de aprovizionare agile să funcționeze în orice industrie.  Ce avantaje au companiile care apelează la serviciile dumneavoastră?

O parte din aceste avantaje sunt deja menționate mai sus (nivel de serviciu la client, nivelul stocurilor, termenele de livrare) dar mai sunt și altele. Dincolo de informațiile și metodologiile de top și de suportul unei organizații de prestigiu cum e Demand Driven Institute (și este o onoare pentru mine să fiu unic afiliat pentru România al DDI), cea mai mare dorință a noastră e să facem diferența în viața profesională a clienților noștri. Din acest motiv, îmbinăm inovator activitatea de formare profesională cu cea de suport în managementul schimbării, prin coaching pentru echipa de conducere și prin mentorat pentru a facilita ritmul schimbării și posibilitatea ca aceasta să vină din interior atunci când se pot evita proiecte de consultanță din exterior pe termen mediu sau lung. Suntem specializați în formare și consultanță în Supply Chain precum și în management de proiect pentru implementarea de ERP și abordăm aceste arii atât din perspectivă tehnică cât și umană. Avantajul celor care lucrează cu noi este că ne pasă, că punem la bătaie, pe lângă pasiunea noastră, cele mai moderne instrumente și că aducem rezultate pe care le garantăm până la 200% (de exemplu în cazul unei formări despre care clientul consideră că nu a primit valoare, clientul poate păstra atât banii cât și formarea).

Ce beneficii au firmele care angajează un manager de proiect extern pentru implementarea de ERP  (enterprise resource planning)?

Sunt 6 motive pentru care recomand ca managerul de proiect să fie unul extern:

– În primul rând există nevoia de a menține o viziune de ansamblu asupra proiectului din partea unei persoane responsabile. În caz contrar este nevoie de semnificativ mai mult timp și efort, dar și de micromanagement, ceea ce nu este deloc productiv.

– În al doilea rând, o astfel de activitate presupune alocarea a 60% – 80% din capacitatea unei persoane pentru o durată de la câteva luni la peste un an, funcție de dimensiunea proiectului. Într-o companie preocupată de eficiență este posibil să nu existe o poziție care să permită alocarea unei resurse la un asemenea nivel.

– Conform unor studii din 2023, mai puțin de 50% din companiile care implementează un ERP reușesc să o facă în timp și în buget. Vă dați seama că, la un cost anual cu deținerea unui ERP de aproximativ 3% până la 5% din cifra de afaceri pentru companiile mijlocii, bugetul de implementare este semnificativ iar depășirile de buget pot face diferența între succesul și eșecul implementării. Un manager de proiect care a condus mai multe implementări cunoaște drumul și direcțiile de evitat, este capabil să recunoască semnale de alarmă mult mai devreme decât cineva fără experiență și poate astfel să ajute beneficiarul să evite situații extrem de costisitoare.

– Un ERP este complex și impactează profund activitățile principalelor departamente ale firmei. Este nevoie de o viziune cu spectru larg și e posibil să nu fie disponibilă în companie o persoană care înțelege fluxul general și are cunoștințe relevante din fiecare departament.

– Ca orice profesie, IT-iștii au limba lor. Cu toate acestea, magia se întâmplă fix la intersecția celor două lumi. Pentru a implementa un ERP, este nevoie de cineva care vorbește și “IT” și “Business” în același timp, fără translator.

– Este nevoie de o resursă obiectivă care să protejeze interesele beneficiarului. Adesea furnizorii de software au propriul manager de proiect, dar sunt rare situațiile în care implicarea lor merge dincolo de pregătirea terenului pentru propriile lor activități și, cel mai adesea, nu se vor implica în managementul schimbării în companie.

Voi menționa pentru întărirea celor de mai sus un sondaj din 2023 la care au participat 1.500 de companii legat de implementările finalizate în anul anterior. Rata de succes pentru implementările ce au folosit resurse externe a fost de 85% în comparație cu o rată de succes de doar 67% pentru companiile care au abordat implementările cu resurse proprii.

O implementare de ERP implică toate resursele companiei și efectele eșecului pot merge de la costul de oportunitate cumulat pe mai multe luni de zile, pierderi potențiale de zeci sau sute de mii de euro (funcție de mărimea companiei și de ERP-ul ales) și până la blocarea completă a activității companiei. Invers, folosirea expertizei în domeniu permite ca schimbarea majoră planificată să aibă loc în mod controlat și previzibil, permițând firmei să înglobeze beneficiile noului ERP cât mai curând.

Cu ce echipă de experți colaborați pentru a duce proiectele la bun sfârșit?

Am avut onoarea de a lucra de-a lungul timpului cu oameni deosebiți din toate punctele de vedere. Am format în cele peste două decenii de activitate un grup de experți în toate serviciile pe care le acoperim, astfel că putem aborda proiecte ce presupun efortul coordonat al 20 de experți la fel de bine ca în cazul proiectelor ce presupun efortul unei singure persoane.

Ce tehnologii și echipamente folosiți în activitatea de zi cu zi?

Dacă vorbim de formări, preferăm să folosim modalități de lucru interactive de tip atelier de lucru în cadrul cărora ne concentrăm atât pe livrarea de informație, cât și pe formarea de competențe în ariile tratate. Facem aceste ateliere de lucru atât fizic, când avem ocazia de a folosi de recuzită specifică pentru a modela și demonstra prin joacă subiectele discutate, cât și online când folosim cu precădere pachetul Microsoft 365 pentru prezentarea informațiilor și pentru întâlnirile virtuale. În cazul consultanței primează clarificarea obiectivelor de consultanță la fața locului și, în cadrul agreării unor soluții, este posibil să fie nevoie și de anumite formări specifice pentru a permite implementarea soluțiilor respective în condiții optime.

În cazul proiectelor de implementare ERP, cerințele pot fi destul de variate și ne pliem pe nevoia clientului; implicit folosim Microsoft Project dar am folosit mai multe instrumente cum ar fi Asana, Trello, Jira etc. Acestea în afară de ERP-ul propriu zis pe care trebuie să îl înțelegem foarte bine pentru a îi putea sprijini pe clienți în procesul de implementare.

Deși tehnologiile mai mult sau mai puțin consacrate ne sprijină în activitatea de zi cu zi, considerăm că interacțiunea umană și calitatea acesteia sunt esențiale pentru succesul și satisfacția clienților noștri.

Care au fost proiectele cele mai importante pe care le-ați finalizat în ultimii ani?

Avem la activ peste 100 de companii care au participat în formări de tip “open” și “in-house”, în principal companii multinaționale din România și Ungaria.

Din perspectiva consultanței și a proiectelor de implementare ERP, tocmai am finalizat colaborarea cu un grup românesc ce activează în domeniul producției de hârtie și ambalaje din carton ondulat pentru implementarea Microsoft Business Central, aceasta după implementarea în două fabrici din România a unui ERP specific industriei producătoare de ambalaje de carton ondulat, numit CPMS, pentru un grup francez. Un alt proiect drag nouă este contribuția la conceperea și implementarea unui sistem structurat de indicatori de performanță pe unul din șantierele navale din România, aparținând unui grup italian, însă acestea sunt doar câteva exemple.

Dintr-un alt punct de vedere, am pus la punct și suntem pregătiți de lansarea unui program de formare pentru managerii de Supply Chain pe care eu îl consider revoluționar. De ce spun asta? Pentru că oferă participanților mult mai mult decât informații și metodologii de lucru: oferă în paralel coaching și mentorat pentru a îi sprijini pe participanți să producă schimbarea din interior, lucru ce poate asigura maximizarea rezultatelor fără angajarea unor proiecte de consultanță externă pe termen mediu sau lung! Mai mult decât atât, programul are loc pe o perioadă de timp ce permite schimbări treptate, în ritmul companiei, fără a bloca din activitate persoanele cheie pe durata formării.

Digitalizarea IMM-urilor are potențialul de a aduce o reală creștere economică în România, prin reducerea costurilor de operare, creșterea profitabilității și a eficienței operaționale, accesul la piețele globale, inovare sau îmbunătățirea relației cu clienții. Cum veniți în sprijinul IMM-urilor?

În opinia mea, digitalizarea trebuie privită cu mare atenție. Pentru ca promisiunea digitalizării să poată fi susținută, este nevoie de un factor critic pe care îl voi descrie imediat. Trăim într-o eră a informației și provocarea, când avem la dispoziție o mare de date, este să știm care din acestea sunt relevante pentru noi. Imaginați-vă că GPS-ul mașinii vă anunță verbal și vizual în plus față de ce v-ați obișnuit deja, informații în timp real despre presiunea atmosferică, temperatura de afară, temperatura din mașină, temperatura procesorului, temperatura motorului, viteza vântului, evoluția fiecărui ciclon din lume, altitudinea, latitudinea și longitudinea mașinii și face toate acestea în 3 limbi diferite. Cât de mult vă mai puteți concentra pe navigarea propriu-zisă?

Noi ajutăm IMM-urile să înțeleagă și să folosească ce e relevant și să se pregătească pentru viitor. Există de ceva vreme teoria că într-o lume în care produsele au caracteristici din ce în ce mai apropiate între ele, adevărata competiție se desfășoară mai nou între lanțurile de aprovizionare ale companiilor concurente și eu văd un nivel de adevăr în acest lucru. Noi ajutăm IMM-urile să aibă un design de elită al lanțului de aprovizionare, adaptat la realitatea zilei de azi și susținut cu sistemul de gestiune potrivit!

Vreau să completez aici un aspect care mă îngrijorează puțin și anume faptul că în experiența noastră au participat la proiecte și formări un procent semnificativ mai mare de companii multinaționale comparativ cu firmele românești. Îmi doresc o pondere mai mare a firmelor românești pentru că este dovedit faptul că proiectele de îmbunătățire de succes impactează semnificativ și pozitiv nivelul de competitivitate. Când se întrec mai mulți atleți, cei care s-au pregătit cel mai bine au cele mai mari șanse de câștig. După lansarea și stabilizarea programului despre care am menționat, creșterea ponderii companiilor românești în portofoliul de clienți va deveni una din liniile de dezvoltare pe care dorim să mergem.

Ce strategie aveți pentru atragerea altor clienți?

Avem doar două strategii: să înțelegem cât mai bine problemele cu care se confruntă clienții noștri și să investim în programele pe le oferim pentru a transfera cât mai multă valoare și un sprijin cât mai eficace în rezolvarea acestor probleme! Simon Sinek, un autor cunoscut, spunea ceva de genul: “Nu încerca să faci clienții să se îndrăgostească de tine, îndrăgostește-te tu de clienți și lucrurile se vor schimba!” În ultimii ani am putut să verificăm acest aspect și să completăm pasiunea cu bucurie în serviciile pe care le oferim!