Interviu cu Elena Grecu, Fondator și Managing Partner, Grecu & Partners: Noi recomandăm tuturor clienților să fie atenți și vigilenți la toate implicațiile legale

Interviu cu Elena Grecu

Fondator și Managing Partner, Grecu & Partners

Noi recomandăm tuturor clienților să fie atenți și vigilenți la toate implicațiile legale

Care sunt valorile și principiile pe care s-a clădit brandul Grecu & Partners?

Loialitatea, confidențialitatea și creativitatea sunt principalele valori ce ne ghidează profesioniștii. Considerăm că talentul individual se remarcă mult mai bine atunci când este susținut de munca în echipă, astfel încât obiectivele să fie atinse cu ușurință, iar interesele clienților noștri să fie apărate cu succes. Echipa noastră de avocați se poziționează alături de client în problemele pe care acesta le întâmpină și analizează situațiile nu doar din punct de vedere juridic, ci și prin prisma strategiilor de business, marketing și vânzări, fiind un adevărat partener, confident și terapeut.

Cum funcționează echipa Grecu Partners și care sunt principalele departamente, respectiv arii de practică?

Sinergia din societatea noastră de avocatură ne ajută să putem prelua proiecte ample și complexe, fiind alături de clienți și de nevoile lor din multe puncte de vedere. Echipele sunt împărțite în 4 departamente principale: Proprietate Intelectuală, Litigii & Drept Comercial, E-commerce & Compliance și Corporate & Tranzacții, oferind soluții optime și anticipând obstacolele în proiectele clienților noștri astfel încât aceștia să fie pregătiți.

Aveți o experiență de peste 19 ani în avocatură iar societatea de avocați are 16 ani. Departamentul de Compliance pare să reprezinte un element-cheie în activitatea Grecu Partners, dar și în ceea ce privește solicitările clienților în materie de servicii juridice. Care este activitatea acestui departament și ce rol are pentru businessul unui client?

Crearea departamentului de E-commerce și Compliance a provenit din nevoia clienților noștri de a se asigura că activitatea lor nu încalcă nicio lege și mai mult decât atât, că vor fi la curent cu tot ce urmează să intre în vigoare, pregătindu-și procedurile din timp. Avocații care lucrează în acest departament sunt permanent informați cu privire la noutățile legislative și practica autorităților, preocupați de conformarea activității afacerilor la prevederile legale în vigoare și anticipând orice posibil eveniment nefericit pentru clienți, oferind suport și consultanță juridică pentru alinierea la ultimele schimbări.

În linii mari, departamentul atinge arii de practică precum protecția datelor personale (GDPR), comerț electronic și protecția consumatorului, dar și dreptul publicității și dreptul muncii. Avocații redactează sau revizuiesc contracte, revizuiesc reclame sau comunicări comerciale, redactează Termenii și Condițiile și politicile de confidențialitate și GDPR pentru site-urile clienților, redactează politici de conformare la normele concurenței sau cele privind avertizorii de integritate și redactează și consiliază clientul în privința documentelor pentru legislația muncii, precum regulamente interne, contracte individuale sau colective de muncă etc.

Care sunt avantajele clienților ce apelează la serviciile departamentului de Compliance?

Avocații din acest departament sunt preocupați să protejeze afacerile clienților, mai ales în mediul online. Clienții pot fi vigilenți și se pot actualiza cu schimbările legislative, însă echipa noastră cunoaște și practica autorităților și instituțiilor cu atribuții de control și poate oferi consultanță juridică specializată pentru specificul de business al companiei. Clientul se individualizează prin propria afacere, iar avocații îi sunt alături prin oferirea soluțiilor prompte, eficiente, legale și complete pentru a evita sancțiuni sau amenzi.

De obicei, clienții se abonează la serviciile departamentului de compliance, având astfel mereu un prieten vigilent la doar un telefon distanță care poate preîntâmpina sau rezolva situații neplăcute, sensibile sau chiar probleme ce pot afecta activitatea sau imaginea acestora.

De fapt ne și place să spunem că societatea noastră funcționează ca un departament juridic externalizat al clienților noștri, avocații din cadrul echipei fiind permanent implicați în formarea strategiei de business dar și pentru a rezolva probleme punctuale ale clienților care apar pe parcurs.

Sunteți specializați, printre altele, în comerț electronic. Ce presupune această expertiză?

Evoluția firească a comerțului a determinat mutarea afacerilor sau chiar crearea de noi afaceri în mediul online, însă acest fapt nu scutește antreprenorii de respectarea normelor legale în vigoare. Oferirea de consultanță juridică unui antreprenor în mediul online depinde de poziția pe care acesta o ocupă în spațiul virtual – de exemplu, dacă acesta are un magazin, în mod clar discutăm despre redactarea contractului sub forma „Termenilor și Condițiilor”, dar și a documentelor GDPR necesare. Dacă antreprenorul dorește să intre în spațiul de vânzare al altui comerciant, de exemplu printr-un market place, atunci discutăm despre analizarea termenilor și condițiilor pe care trebuie să îi negocieze și să îi accepte.

Ne puteți oferi câteva cazuri de bune practici în conformarea unui business în mediul online?

Redactarea cu conștiinciozitate a termenilor și condițiilor, implicit a politicilor de vânzare specifice fiecărei companii, ca de exemplu, răspunderea antreprenorului, politica de retur și politica de confidențialitate reprezintă un element-cheie. Recomandăm cu tărie evitarea copierii acestor documente de pe website-uri cu afaceri asemănătoare, deoarece în cazul unui control din partea ANPC, termenii și condițiile „împrumutate” se prea poate să nu fie aplicabile în situația particulară a antreprenorului, mai mult decât atât, acesta putând încălca drepturile de autor ale altei entități.

Ce se poate întâmpla dacă un comerciant nu are T&C pe website-ul său? Dar documentele privind protecția datelor personale?

Consecințele se apreciază în funcție de relația ce se stabilește între vânzător/ prestatorul de servicii, respectiv în funcție de specificul platformei sale online de vânzare sau de prestări servicii – B2B (business to business) sau B2C (business to consumer). În cazul relațiilor de tip B2B, Termenii și condițiile sunt mult mai importante și mai dificil de redactat decât în cazul B2C. Termenii și condițiile B2B reprezintă contractul legal ce se încheie între companii, iar prevederile legale în această materie sunt sumare, rămânând la aprecierea și negocierea părților aspectele ce definesc relația lor de business. Termenii și condițiile B2C sunt mai rigide și se bazează mult mai mult pe prevederile legale ce protejează consumatorul și drepturile sale; redactarea acestui document se realizează cu multă vigilență pentru a evita clauzele abuzive și pentru a fi în conformitate cu limitele impuse de autorități.

Ținând cont de diferențierea B2B sau B2C putem aprecia și implicațiile privind măsurile de protecția a datelor personale, în cazul B2C fiind incidente mai multe obligații în sarcina comerciantului.

Deși am tratat distinct tipurile de contracte, nu putem neglija faptul că de foarte multe ori, o platformă online se adresează ambelor tipuri de clienți, B2C și B2B, astfel că documentele trebuie redactate pentru ambele situații.

În cazul în care se încheie totuși relații comerciale în mediul online, fără ca utilizatorul să bifeze „Termenii și Condițiile”, se pot naște mari probleme în privința protecției consumatorului, respectiv situații neplăcute în privința angajării răspunderii pentru neconformități ale produsului, publicitate înșelătoare etc.

Ce alte obligații mai au antreprenorii în magazinele lor online?

De exemplu, în cazul unui magazin online, trebuie să se regăsească pictograme și link-uri de direcționare către platformele SAL, SOL și ANPC. De asemenea, operatorul economic trebuie să afișeze în mod clar datele sale de identificare, precum și modalitatea în care poate fi contactat de către client.

Ce sancțiuni riscă un comerciant din mediul online care nu respectă aceste obligații?

De cele mai multe ori, Autoritatea Națională pentru Protecția Consumatorului sau alte instituții cu atribuții de control aplică avertismente, amenzi sau chiar pot dispune suspendarea activității, în funcție de gravitatea faptelor. În acest context, recomandăm tuturor să rețină faptul că în prezent există cazierul comercial, respectiv o fișă de evidență unde ANPC va consemna faptele și sancțiunile aplicate operatorilor economici. Abaterile din domeniul protecției consumatorilor pentru care operatorii economici sunt sancționați vor fi păstrate în acest cazier pentru o perioadă de 3 ani, care va putea fi radiată ulterior în anumite condiții.

Cu ce alte arii de practică interacționează domeniul de e-commerce?

Inevitabil comerțul electronic interacționează cu prevederile specifice protecției consumatorului și a datelor personale, dreptul publicității, drepturi de proprietate intelectuală și drepturi de autor. În funcție de poziția antreprenorului pe piața din online și de specificul companiei sale, se pot aprecia în concret prevederile legislative incidente și măsurile de siguranță pe care trebuie să le implementeze și să le respecte.

Ce presupune respectarea normelor de dreptul publicității în cazul unui magazin online?

Noi recomandăm clienților noștri să aibă în vedere că toate comunicările comerciale, fie că vorbim de bannere, de mesaje sau afișe, fie că discutăm despre reclame sau alte asemenea modalități de promovare a unui produs sau serviciu, trebuie să respecte atât normele de publicitate specifice unui domeniu de activitate, produs sau serviciu, cât și normele privind protecția consumatorului sau a profesioniștilor dintr-un anumit domeniu – de exemplu, domeniul medical.

Principiile generale de comunicare a unui mesaj comercial se aplică cu precădere oricărui business, însă există anumite domenii, produse sau servicii ce necesită o verificare prealabilă din partea unor avocați specializați în aceste arii de practică, precum cei din departamentul nostru de compliance.

Cum se poate conforma o companie la normele GDPR?

Implementarea GDPR în cadrul unei companii debutează cu un audit preliminar, astfel încât specialistul să efectueze o radiografie clară a proceselor de prelucrare din cadrul acesteia, dar și a principalelor operațiuni și activități derulate. Conformarea unui business la normele privind protecția datelor presupune implementarea internă a unui plan bine structurat și adaptat, alcătuit din redactarea documentelor necesare, efectuarea de traininguri, reducerea riscurilor și soluționarea aspectelor ce pot conduce la breșe de securitate. Normele GDPR se aplică atât în activitatea internă a companiei, dar și în relațiile externe ale acesteia, cu clienții, partenerii, furnizorii, etc..

În mediul online, dacă analizăm diferite spații de vânzare sau chiar simple platforme de prezentare a unui business, vom remarca de la bun început faptul că există cookie-uri care rulează pe website – așadar, ar trebui să existe o politică de cookie-uri și o politică de confidențialitate pentru protecția datelor, dar și alte măsuri tehnice pentru informarea și protecția utilizatorului.

Care sunt riscurile pentru nerespectarea regulilor privind protecția datelor în cadrul unui magazin online?

Este foarte bine cunoscut faptul că orice operațiune de cumpărare în mediul online presupune ca utilizatorul să insereze date cu caracter personal, începând cu nume, prenume și până la date bancare. Probabil cele mai des întâlnite probleme pentru companiile care vând în online constau în prelucrarea de date fără consimțământul prealabil exprimat al utilizatorului cu privire la anumite procese, dar și faptul că nu permit acestuia din urmă să își exercite drepturile prevăzute de lege referitoare la datele sale. Majoritatea amenzilor sunt date pentru breșe de securitate, prelucrări de date fără consimțâmântul persoanei vizate, refuzul de a oferi informații despre datele prelucrate ale utilizatorului, dar și pentru lipsa documentelor necesare într-un astfel de cadru de vânzare deoarece în această situație consumatorul se consideră înșelat sau indus în eroare.

Ce recomandări oferiți antreprenorilor care vând în mediul online?

Noi recomandăm tuturor clienților să fie atenți și vigilenți la toate implicațiile legale, fie că vorbim de spații de vânzare în mediul fizic, fie în mediul online. Considerăm că sunt necesare verificări prealabile, dar și pe parcursul desfășurării activității în mediul online pentru conformarea businessului la noutățile legislative, iar departamentul de compliance poate realiza activitățile menționate cu brio întrucât vine în întâmpinarea clientului și îl anunță cu privire la necesitatea de actualizare a documentelor sau a măsurilor de siguranță.