Interviu cu Viorica Toader, Director General, Arhivitor: De la pasiune la un busines solid și eficient

Interviu cu Viorica Toader
Director General, Arhivitor

De la pasiune la un busines solid și eficient

Cum s-a născut compania Arhivitor? Ce planuri aveați la început?

Arhivitor s-a născut ca urmare a apariției Legii 138 /2013. Atunci a apărut obligativitatea obținerii unor autorizații speciale, emise de Arhivele Naționale.

Inițial am practicat această meserie ca arhivar restaurator în cadrul Arhivelor Naționale, Serviciul Județean Brăila. În urma disponibilizărilor din cadrul Ministerului de Interne din anul 2011 am înființat P.F.A. TOADER GH. VIORICA. Aveam doi copii minori și m-am văzut nevoită să aleg între a mă angaja la alt loc de muncă sau să-mi creez singură locul de muncă. Cum arhivarea era mai mult decât o meserie pentru mine, era pasiunea mea, am început să practic această meserie în afara instituției Arhivelor Naționale.

Planuri? Niciodată nu am facut planuri. Am lucrat cu seriozitate, am respectat și beneficiarii serviciilor noastre și salariații și cel mai mult mi-am dorit să îmi pot păstra oamenii pe care i-am angajat. Din acest motiv am reinvestit banii ca să dezvolt societatea, ca să nu mă blochez la un nivel inferior. Toate depozitele noastre sunt proprietatea Arhivitor, nu suntem chiriași, nu există pericolul să fim nevoiți să eliberăm spațiile.

Ce capacitate de depozitare aveți în prezent?

În prezent avem o capacitate de depozitare de peste 17.000 ml, în patru depozite autorizate, în două județe (Brăila și Tulcea).

Ce ne puteți spune despre patrimoniul de documente pe care-l păstrați?

Documentele pe care le avem în depozitele noastre sunt, în majoritate, de la societățile care și-au încetat activitatea. Cele mai vechi documente sunt din anul 1942 de la AMCO OTOPENI (fosta Întreprindere de Aparate de Măsură și Control). Nu deținem documente cu valoare istorică, doar documente cu valoare practică în baza cărora emitem copii, extrase și certificate.

Din ce sectoare economice provin clienții dumneavoastră?

Clienții noștri sunt:

• instituții cărora le organizăm depozitul de arhivă, prelucrăm fondul arhivistic, finalizăm prin întocmirea lucrării de selecționare și ne asigurăm că toate măsurile transmise spre îndeplinire în procesul verbal de control, întocmit de Arhivele Nașionale, sunt îndeplinite;
  
• practicieni în insolvență care, înainte de închiderea procedurii, trebuie să predea documentele societăților care își încetează activitatea. Urmare acestui fapt, orice persoană sau instituție, care are nevoie de vreun înscris din fondurile respective, trebuie să se adreseze către noi;
  
• instituții și societăți comerciale care au nevoie de spațiu de depozitare, fiind creatori de cantitate mare de documente.
  

Cât de importantă este operațiunea de arhivare electronică a documentelor fizice pe care le păstrați?

Cochetăm cu arhivarea electronică dar încă nu am dezvoltat această operațiune. Intenționăm să creăm un compartiment care să se ocupe de arhivare electronică. Deocamdată avem multă treabă să facem lucrări de selecționare.

Ce recomandări aveți pentru companiile și instituțiile care trebuie să colaboreze cu o firmă de arhivare a documentelor?

Companiile și instituțiile care trebuie să colaboreze cu o firmă de arhivare ar trebui mai întâi să ia referințe despre firma cu care ar vrea să colaboreze. Am întâlnit multe instituții care au încheiat contracte cu societăți neautorizate sau, chiar dacă erau autorizate, nu au prelucrat conform Legii și Normelor în vigoare. Drept urmare lucrările nu au fost aprobate de către Arhivele Naționale iar banii plătiți au fost practic pierduți. Cele mai multe instituții confundă prelucrarea arhivistică conform Legii 16 / 1996 cu legătoria și încheie contracte de legătorie, deși în măsurile lăsate de inspectorii Arhivelor Naționale nu este trecut această operațiune. Cele mai multe societăți neautorizate fac legătorie și mai mult încurcă documentele, sau chiar le rătăcesc și de aici apar multe neplăceri.

Casele de insolvență care au nevoie de servicii de arhivare de obicei aleg operatorul pe criteriul prețului cel mai mic. Dar sunt multe cazuri în care au ales un operator serios care îi degrevează de obligațiile față de petenți și de celelalte autorități care ar avea nevoie de înscrisuri după radierea societății. Deci le-aș recomanda și acestora să ceară referințe de la colegii care au o colaborare profesională cu un operator.