Achizițiile directe – Îndrumător practic(at)

Autor: Dipl. ing. Ovidiu SLIMAC – Specialist, Expert în Achiziții Publice

La început a fost … cumpărarea directă

 A Cumpăra

Cumpărare directă – Achiziție directă

Da. Sunt om, ființă umană și sigur că așa este cum spun oamenii de știință (care știință ? – ei, na și tu acuma !) această activitate de cumpărare o fac emoțional.

Îmi doresc satisfăcută o necesitate proprie sau familială sau de apartenență la un grup (social, cu aceleași preocupări) pentru a cumpăra, achiziționa, a prospecta piața pentru obținerea celui mai bun preț pentru acea necesitate.

Evident că voi urmări niște pași, o procedură, nu mă hazardez să merg la cumpărături fără să știu : ce doresc să cumpăr, ce buget am alocat, ce culoare să fie, organoleptic ce doresc, alte mici amănunte de acest gen ca și: cantitate, calitate, dacă pot căra singur toate aceste produse, dacă am nevoie de transport…

Hmm … îmi dau seama de ce observi mulți bipezi de gen masculin, foarte atenți la hârtiuța din fața lor și cu ochii exoftalmici ațintiți asupra rafturilor unde este afișat prețul, au o atenție distributivă și la mișcatul căruciorului prin magazin (cică, după aceiași oameni de știință, cum care, ceilalți decât primii sau poate tot ei …, așa ceva ar fi de-a dreptul imposibil, bărbații fiind – mono-tasking – fac un singur lucru pe rând, pe când femeile sunt multi-tasking – au abilitatea de a face simultan peste două activități și da, nu am să încerc să divaghez aici) și la telefonul mobil din dotare, la care vorbesc în același timp – așteptând cuminți aprobarea cumpărării.

Cum adică de la cine? De la Șeful ierarhic, al familiei, al grupului în care a fost acceptat) – De la cea/cel de la celălalt capăt al telefonului.

Ce distingem aici:

• am avut o necesitate pe care am definit-o (doresc să cumpăr salam, mi s-a spus că dacă au ouă să iau zece, așa că am ajuns cu 10 rude … de salam la sediu !);
• știu ce buget am (nu mai mult decât am în portofel, pentru toate cele 13, 26, 39 de articole pe care mi le-am propus să le achiziționez;
• cunosc calitățile care îmi satisfac nevoile (berea să fie rece, cașcavalul mucegăit, vinul vechi, carnea fragedă, peștele viu, ouăle ”bio”);
• am prospectat piața, ce-i drept doar într-un magazin dar am făcut un tur de orizont și prin magazinele virtuale, gen hipermarketuri, supermarketuri (magazine cu de toate care vând și en-gros și en-detail care va să zică) și am calculat mental (sunt inginer ce naiba) cât ar fi de adăugat la costul de procurare – transportul;
• din produsele similare cu aceiași folosință cunoscute generic drept biscuți, nu i-am ales pe cei mai ieftini numiți ”Popular” ci unii ceva mai scumpi la preț dar cu un gust deosebit, garanție de 6,28 ori mai mare decât ceilalți;
• am sunat acasă (la sediul central) să prezint ofertele cât mai corect și exact, am luat decizia ce vom dobândi (cumpăra) și m-am îndreptat spre locul unde se plătesc cele aprovizionate ;
• am plătit, după ce am verificat ca pe bon să-mi fie trecute datele corecte (cantitate, preț unitar, data, etc.) și m-am îndreptat spre tejgheaua de garanții unde mi-au fost întocmite actele de garanție pentru electronicul aparat achiziționat ;
• pentru că am fost simpatic, pe dracu, ci pentru că toată marfa a costat peste baremul stabilit de furnizor pentru care acesta și-a dovedit disponibilitatea de a îmi transporta lucrurile gratuit la sediu, acasă (după cum erau și anunțurile publicitare) și am plătit cu cardul ”Minune”, transportul a fost gratuit, de fapt nu a fost gratuit ci costul acestuia a intrat în plata generală (sic !);
• am mai primit și niște puncte bonus (100 unități puncte = o unitate monetară) pe care le voi folosi la sfârșit de an;
• am urmărit îndeaproape gustul alimentelor (fără reclamații), am fost cu scula (aparatura) electronică la magazin înapoi și am primit alta, datorită garanției avute, pe toată durata efectuării reparațiilor necesare funcționării în termenii stabiliți;
• voi repeta acest ciclu, poate nu cu același magazin (ei, cum să nu) dar urmărind aceiași metodologie care nu a dat greș și care mi-a adus plus-valoare.

Ouau / Wow

Păi și cei de la stat cum fac ?

Achizițiile Publice

Ce?

• Proces prin care se obțin produse, servicii şi/sau lucrări în conformitate cu legislația în vigoare ;

Cum?

• Prin proceduri de atribuire : etapele ce trebuie parcurse de Autoritatea Contractantă şi de către candidați/ofertanți pentru ca acordul parților în contractul de achiziție să fie considerat valabil

Procesul achizițiilor publice se desfășoară : Planificarea achiziției, Aplicarea procedurii (interne) de achiziție, Atribuirea (semnarea) contractului, Implementarea, Urmărirea contractului.

Deci, să începem de la început

Am auzit o istorioară spusă de un ofițer de poliție, care în timpul serviciului fiind, în cazul unui accident, dă să interogheze martorul de la fața locului și acesta precipitat începe să-i povestească, cum s-a îmbrăcat, cine era la volan, când s-a schimbat culoarea semaforului, de ce era pe stradă la acea oră și în acel loc … de neoprit, într-o avalanșă de vorbe, șuierături, șoapte, cu glasul într-un tremolo continuu

În acest punct ofițerul îi solicită, pe un ton calm și adecvat situației, să ia aer în piept, să se calmeze un pic și apoi să povestească totul de la început.

• de la început ?
• da, povestiți de la început, totul cum s-a întâmplat.
• bine atunci: La început era Cuvântul şi Cuvântul era la Dumnezeu şi Dumnezeu era Cuvântul. Acesta era întru început la Dumnezeu. Toate prin El s-au făcut; şi fără El nimic nu s-a făcut din ce s-a făcut. Întru El era viaţă şi viaţa era lumina oamenilor. Şi lumina luminează în întuneric şi întunericul nu a

Așadar:

1. Referat de   necesitate   care  cuprinde  necesitățile  autorității contractante, nevoile acesteia – întocmit de cine are nevoia respectivă: tehnicul, pentru aparatură tehnică, urbanismul, pentru studii de fezabilitate, proiecte tehnice, administrativul, pentru cheltuieli curente telefon, internet, papetărie, birotică, financiarul, pentru softuri de specialitate, unitățile din subordine, pentru mijloacele fixe și investițiile dorite, situațiile de urgență, pentru mașina de pompieri, agentul agricol, pentru servicii de cadastru, achizițiile, pentru consultanță și formare, etc.

2. Referatul de necesitate conține specificațiile tehnice dorite de inițiatorul achiziției, acesta știe cel mai bine care sunt caracteristicile nevoii solicitate.
3. În cazul unor servicii sau lucrări, în consultare cu juridicul se poate întocmi și o propunere de contract cu acele câteva elemente esențiale ale contractului : preț (unitar), valoare, cantitate, termen de livrare, executare, garanții, penalități, etc.
4. Valoarea estimată a achiziției (fără T.V.A.[1]) și eventual în colaborare cu C.A.P.[2] încadrarea în C.P.V.[3] Ve trebuie să fie mai mică decât pragurile de :
   • 120,00 lei pentru produse și servicii
   • 400,00 lei pentru lucrări
5. Aprobarea referatului de
6. Alocarea bugetară pentru respectiva achiziție directă.
7. Cuprinderea în Anexa la A.A.P.[4], achiziția directă nefiind o procedură.
8. În funcție de (in)existența procedurii interne, persoana desemnată pentru efectuarea achiziției respective își intră în atribuții.

9. În cazul în care acesta nu face parte din Compartimentul Achiziții Publice (C.A.P.), acesta va anunța atât departamentul financiar cât și C.A.P. de achiziția respectivă, pentru evidențierea acesteia în registrele aferente.

Obs. : Chiar dacă achiziția (cumpărarea) directă nu este o procedură în sine, autoritatea contractantă, poate iniția o consultare a pieții, neexhaustiv, pentru soluții tehnice, financiare sau contractuale, posibilitatea de solicitare de oferte alternative, prin publicare în S.I.C.A.P., precum și prin orice alte mijloace, a unui anunț privind consultarea.

10. C.[5] are dreptul de a plăti direct, fără acceptarea prealabilă a unei oferte, atunci când valoarea estimată a achiziției este mai mică de 9.000,00 lei, fără T.V.A.
11. C. are dreptul de a achiziționa, pe baza unei singure oferte, dacă V.E.[6], exclusiv TVA, este mai mică sau egală cu 140.000,00 lei, pentru produse și servicii, respectiv 300.000,00 lei, pentru lucrări
12. C. are obligația de a consulta minim 3 operatori economici, dacă V.E. fără T.V.A., este mai mare de 140.000,00 lei, pentru produse și servicii, respectiv 300.000,00 lei, pentru lucrări dar mai mică sau egală cu 200.000,00 lei, pentru P[7] și S[8] : respectiv 560.000,00 lei pentru L[9] ;
    • dacă primește doar o singură ofertă eligibilă[10], achiziția se poate înfăptui.
13. D.[11] consultă, obligatoriu, Catalogul electronic din SICAP[12], http://www.e-licitatie.ro, în cazul în care V.E., evident fără TVA, este mai mare de 200.000,00 lei, pentru P și S : respectiv 560.000,00 lei pentru L dar mai mică decât pragurile de :
    • 120,00 lei pentru produse și servicii
    • 400,00 lei pentru lucrări.
14. În cazul în care află acolo ceea ce dorește a achiziționa, P.D. :
    • Inițiază procedeul de achiziție ;
    • Solicită înformații de la operatorul economic și/sau alte detalii necesare : date de identificare a produselor, serviciilor sau lucrărilor solicitate, cerințe privind livrarea, prestarea sau executarea ; condiții de plată ;
    • Impune condiții specifice (acolo unde este cazul, transport la sediu, condiții de garanții, de calitate, etc.) ;

• Așteaptă minim 2 zile răspunsul acestuia, de acceptare sau neacceptare;
• În caz de acceptare a condițiilor A.C., operatorul economic transmite oferta sa fermă pentru furnizarea produselor, prestarea serviciilor, executarea lucrărilor respective ;
• În maxim 5 zile, C. își dă acceptul sau,
  • completează motivul respingerii ofertei sau nu ia nici o decizie, caz în care procesul se va închide iar achiziția rămâne neatribuită.

15. În cazul în care nu află în Catalogul electronic ceea ce dorește sau prețurile sunt inacceptabile de către autoritatea contractantă (fie P, S, L, nu îndeplinesc cerințele calitative, de mediu, dorite ; fie depășesc valoarea maximă pe care A.C. o poate disponibiliza pentru acea achiziție), sau din motive tehnice imputabile S.I.C.A.P., nu este posibil accesul la Catalogul electronic, atunci P.D. va întocmi o notă justificativă în acest sens
    • Printscreen din portalul dedicat
    • Descrierea succintă a situației – am verificat în data de 10 Mai 2023 – (de ziua Independenței : ”Pe 9 (sv)/21 mai (sn) 1877, Mihail Kogălniceanu a proclamat independența României. A doua zi, 10 (sv)/22 mai (sn), actul a căpătat putere de lege prin semnarea lui de către principele Carol I.” Wikipedia a Regalității – după unii la 10 mai 1866, cu unanimitate de voturi ale deputaților din Camera Deputaților, prințul prusac (de Hohenzollern) a fost ales domn al Principatelor Unite (care din 1862 purtau numele de România). Din acest moment începe domnia lui Carol I. Proclamat domnitor al României în ziua de 10/22 mai 1866, rămâne cu acest titlu până în 14 martie 1881, când este proclamat rege, devenind astfel primul rege al României. A fost primul monarh din dinastia Hohenzollern-Sigmaringen, al cărei nume se transformă, începând cu regele Ferdinand I, în Casa Regală de România, dinastie care va conduce țara până la proclamarea Republicii Populare Române în 1947” încheiat citatul  din Wikipedia) – Catalogul electronic și nu am găsit decât oferte inacceptabile – prețuri mai mari, calități inacceptabile)
16. Sistemul electronic ar trebuie să știe și peste 5 ani, că la data respectivă, firmele ”Abc” și ”Xyz” au avut ”următorele” oferte de preț pentru produsele, serviciile și lucrările respective.
17. Se angajează legal cheltuiala aferentă achiziției prin :
    • Document fiscal
    • Comandă
    • Prin intermediul unui instrument de plată ce permite posesorului să îl utilizeze în relația cu comercianții în vederea efectuării de plăți, fără numerar, pentru achiziționarea de produse, servicii și/sau lucrări prin intermediul unui terminal, cum ar fi, dar fără a se limita la :
      • Card de plată
      • Portofel electronic
    • Contract
18. Solicitantul achiziției va urmări și derularea achiziției respective (va face parte din comisia de recepție de la nivelul unității, pentru înregistrarea produselor, serviciilor, lucrărilor respective) și va întocmi Referatul de Îndeplinire a Contractului (achiziției respective) în vederea încadrării Furnizorului, Prestatorului, Executantului respectiv, în ”Cartea Albă sau Neagră” a Achizitorului.

Rezumat

din Legea 98/2016

< 270.120 lei produse / servicii ;

< 900.400 lei lucări.

• Prin intermediul  catalogului electronic  publicat  în  I.C.A.P., pentru produse, servicii sau lucrări
  • În termen de 2 zile de la primirea notificării O.E.[13] are .obligaţia de a transmite prin intermediul SEAP acceptarea sau neacceptarea condiţiilor impuse de AC
  • Netransmiterea unui răspuns în termenul de 2 zile echivalează cu neacceptarea condiţiilor impuse de A.C.

• Dacă E. acceptă condiţiile impuse de A.C, va transmite prin S.I.C.A.P., oferta fermă pentru furnizarea P, prestarea S sau executarea L.

• AC va transmite prin I.C.A.P., dacă acceptă oferta fermă, în cel mult 5 zile de la data transmiterii ofertei ferme de către OE.
• Dacă nu ia nici o decizie procesul se va încheia și/sai dacă nu va accepta oferta, va motiva în scris motivul / motivele respingerii iar achiziția va rămâne neatribuită.

• Se poate cumpăra și după solicitarea a minim 3 oferte iar achiziția poate fi finaliztă chiar dacă primește doar o singură ofertă.
• Se poate cumpăra direct inclusiv pe baza unei singure oferte.
• Se poate chiar plăti direct, fără acceptarea prealabilă a unei oferte.

Toate aceste trei enunțuri fiind supuse unor termeni și condiții prevăzute în legislația de specialitate, după cum anterior a fost prezentat, și specificat în sursele folosite.

https://about.me/ovidiu.slimac

Surse : Legislația primară și secundară a Achizițiilor Publice (Clasice), Legea 98/2016, H.G. 395/2016, Manual utilizare A.C. – S.I.C.A.P., Wikipedia, Poze și diagrame – Internet.

 [1] Taxa pe Valoarea Adăugată

[2] Compartimentul (Consilierul) Achiziții Publice

[3] Common Procurement Vocabulary (Vocabularul Comun al Achizițiilor Publice)

[4] Programul Anual al Achizițiilor Publice

[5] Autoritatea Contractantă, vorbim doar de ahizițiile ”clasice”, conform L 98/2016

[6] Valoarea Estimată a achiziției

[7] Produse

[8] Servicii

[9] Lucrări

[10] Valabilă din punctul de vedere al cerinţelor solicitate

[11] Persoana Desemnată

[12] Sistemul Informatic Colaborativ pentru mediu performant de desfășurare al Achizițiilor Publice

[13] Operator Economic