Autor: Dipl. ing. Ovidiu SLIMAC – Specialist, Expert în Achiziții Publice

Lectura 2 – Principii esențiale în achiziții publice?

Am fost acolo, am avut nevoie de ajutor. Sunt aici. Ofer ajutor.

Lecția 2 – Principiul Achizițiilor Corecte

Introducere

Există multe definiții ale cuvântului ”principiu”, însă definiția cea mai precisă care se referă la achizițiile publice este definirea dată de BusinessDictionary.com, care definește ”principiile (1)” ca ” Norme, reguli sau valori fundamentale care reprezintă ceea ce este dezirabil și pozitiv pentru o persoană, un grup, o organizație sau o comunitate și care o ajută să determine corectitudinea sau incorectitudinea acțiunilor sale. Principiile sunt mai fundamentale decât politica și obiectivele și sunt menite să le guverneze pe ambele”.

Principiile sunt fundamentul achizițiilor publice, guvernând gestionarea acestora și stabilind cadrul pentru reguli și un cod de conduită pentru practicienii din domeniu. Ca expert în achiziții publice, este esențial să aveți o înțelegere clară a principiilor și să le aplicați pentru a vă ghida deciziile. Integrând aceste principii în etica muncii, rezultatele deciziilor vor fi întotdeauna în concordanță cu scopul achizițiilor publice.

Care sunt unele dintre principiile de bază ale achizițiilor publice ?

Unele dintre principiile de bază ale achizițiilor publice sunt:

1. Transparența
   
2. Integritatea
   
3. Economicitatea
   
4. Onestitatea
   
5. Corectitudinea
   
6. Concurența
   
7. Responsabilitatea

Fiecare dintre acestea sunt explicate în detaliu mai jos.

Transparența

Transparența în achiziții este importantă deoarece informațiile privind procesul trebuie puse la dispoziția tuturor părților interesate. Anunțurile de achiziție trebuie să includă suficiente detalii pentru ca ofertanții să poată determina dacă sunt calificați să participe. Documentele de licitație trebuie să fie disponibile gratuit sau la un preț rezonabil.

Transparența în Achiziții

După citirea documentelor, ofertanții ar trebui să poată stabili:

• Natura și domeniul cerinței
  
• Data limită pentru depunerea ofertelor
  
• Criteriile de evaluare și selecție
  
• Cum și unde trebuie depuse ofertele
  
• Numărul de copii necesare
  
• Punctul de contact pentru informații suplimentare
  
• Termenul limită pentru solicitarea clarificărilor
  
• Programul întâlnirilor pre-procedură și vizitelor la fața locului
  
• Orice alte detalii pertinente

Dacă documentele sunt modificate, toate părțile interesate trebuie notificate folosind aceleași mijloace ca la notificarea inițială.

Exemple de cazuri reale în care transparența a influențat rezultatul unei licitații publice includ:

1. Lipsa unui răspuns clar și complet din partea autorității contractante :
   
   • Într-un studiu efectuat de CNSC(2), 15,42% dintre deciziile contestate referitoare la documentația de atribuire au fost datorate lipsei unui răspuns clar și complet din partea autorității contractante.
     
2. Cerințe restrictive cu privire la experiență similară și specificații tehnice :
   
   • În perioada 2007-2014, critici frecvente formulate în contestații privind documentația de atribuire au fost cele care fac referire la cerințele restrictive cu privire la experiența similară și specificații tehnice, în cazul a 46,75% dintre deciziile CNSC în care este contestată documentația de atribuire.
     
3. Fraudarea licitației :
   
   • Companiile care în alte privințe se așteaptă să fie concurente se înțeleg în mod fraudulos pentru a influența rezultatul licitației, astfel încât să obțină avantaje ilicite.
     
4. Lipsa unui cadru transparent și eficient al achizițiilor publice :
   
   • Lipsa unui cadru transparent și eficient al achizițiilor publice reprezintă un subiect de îngrijorare, în special pentru țările în tranziție, unde eforturile firmelor de a contura legile, politicile și regulamentele Statului în propriul lor avantaj prin oferirea de câștiguri private ilicite funcționarilor servicii și lucrări de la terți pot fi comise.
     

Aceste exemple ilustrează cum lipsa transparenței și fraudarea licitației pot influența negativ rezultatul unei licitații publice.

Integritatea

Conform achizițiilor OCDE (3), principalele principii pentru Integritate și transparență, în proiectele de infrastructură pot fi definite ca:

1. Proceduri de control pentru a preveni infiltrarea crimei organizate în procesele de achiziții publice.
   
2. Controale antimafia care implică investigații și verificări ale bazelor de date.
   
3. Cooperarea instituțională între autoritățile relevante.
   
4. Extinderea măsurilor de integritate și transparență la proiectele internaționale.
   
5. Revizuirea și validarea proceselor de achiziții publice.
   
6. Măsuri corective pentru a aborda neconformitatea.
   
7. Ordine de descalificare pentru întreprinderile implicate în activități ilegale.
   
8. Transparență, responsabilitate și deschidere.
   
9. Sinergii instituționale și supraveghere în colaborare.
   
10. Controale multidisciplinare care implică diverse autorități.
    
11. Controale timpurii și ex ante.
    
12. Mecanisme de control cuprinzătoare și oportune.
    
13. Resurse, competențe și formare adecvate.
    
14. Cooperare internațională și acces la date.
    

Integritatea procesului de achiziție asigură încrederea în sistem. Ofertanții trebuie să se poată baza pe informațiile furnizate de entitatea contractantă. Criteriile de evaluare și selecție trebuie clar menționate în documentele de licitație și păstrate neschimbate, cu excepția cazului când este necesar.Practicienii în achiziții trebuie să reprezinte integritatea personală și profesională. Toți funcționarii publici implicați ar trebui percepuți în orice moment ca fiind cinstiți, credibili, responsabili și fiabili.

Din definiția de mai sus, două aspecte principale ale integrității pot fi considerate cele mai importante :

1. 1. integritatea procesului de achiziții publice, care include utilizarea fondurilor, procedurile și sistemele de achiziții și
      
   2. integritatea practicienilor din domeniul achizițiilor care au sarcina de a supraveghea și de a executa procesul de achiziție.
      

Integritatea procesului de achiziție

Integritatea procesului de achiziție asigură încrederea în sistemul de achiziții publice. Integritatea este în esență fiabilă. Ofertanții trebuie să se poată baza pe orice informație furnizată de entitatea contractantă, în mod oficial sau informal. Atunci când documentele de licitare sunt făcute publice, informațiile pe care le conțin trebuie să fie fiabile și fără ambiguități sau părtinire.

La examinarea documentelor de solicitare, potențialii ofertanți ar trebui să poată stabili cerințele de calificare și să știe, să cunoască, să aibă încredere cum vor fi acestea evaluate. Criteriile de evaluare și selecție trebuie să fie clar menționate în documentele de licitație și ar trebui să rămână neschimbate, cu excepția cazului în care este necesară modificarea acestora. Dacă este necesară o modificare, documentele de licitație trebuie modificate, publicate și puse la dispoziția tuturor ofertanților potențiali. Orice modificare a datei de depunere a ofertelor ar trebui să permită ofertanților suficient timp pentru a-și ajusta oferta corespunzător pentru a respecta noul termen limită de depunere.

Integritatea practicienilor în domeniul achizițiilor publice

Practicienii, specialiștii, experții care lucrează în cadrul entităților de achiziție și alți oficiali guvernamentali implicați în procesul de achiziții publice trebuie să reprezinte o integritatea personală și profesională. În mod ideal, nu ar trebui să existe vreo neconcordanță între integritatea personală și cea profesională.

Toți funcționarii publici implicați în mod direct și indirect în procesul de achiziții publice ar trebui, în orice moment, să fie percepuți ca fiind cinstiți, credibili, responsabili și fiabili. Acestea trebuie să țină întotdeauna în vedere obiectivul cerinței privind achizițiile publice și să se străduiască să se asigure că gestionează în mod responsabil achizițiile publice în conformitate cu normele privind achizițiile publice.

Economicitatea

Sinonim cu eficiența, valoarea pentru bani și prețul rezonabil din punct de vedere comercial, principiul economicității subliniază necesitatea gestionării fondurilor publice cu grijă și cu diligență, astfel încât prețurile plătite pentru bunuri, servicii și lucrări să fie acceptabile și să reprezinte o valoare bună pentru fondurile publice cheltuite pentru aceste achiziții.

Orice persoană asociată cu procesul de achiziții publice sau direct responsabilă de facilitarea achiziționării de bunuri și servicii cu fonduri publice ar trebui să se străduiască să evite frauda, cheltuirea fără măsură și abuzul de resurse publice – indiferent dacă este rezultatul supraestimării Valorii estimate a bunurilor necesare, să evite acceptarea prețurilor ridicate pentru bunurile care nu corespund standardelor, să evite (4) coluziunea cu ofertanții sau alte forme de practică inacceptabilă.

Onestitatea

Cerințele privind achizițiile publice ar trebui să fie deschise tuturor organizațiilor și persoanelor fizice calificate.

De asemenea, publicul ar trebui să aibă acces la informații referitoare la achizițiile publice, însă accesul la astfel de informații nu este absolut. Informațiile confidențiale și de proprietate intelectuală sau de altă natură legală, aparținând organizațiilor și persoanelor care participă la proces nu ar trebui să fie disponibile în mod public, iar amploarea dezvăluirii lor este detaliată în regulile de achiziții publice sau în alte reglementări relevante.

Există, de asemenea, metode de achiziție, cum ar fi licitația restrânsă sau selectivă, care limitează disponibilitatea documentelor de licitare numai pentru firmele care îndeplinesc anumite calificări. Cererea de oferte de preț (de ex.: pentru cumpărături sub pragul legislativ al procedurilor) și contractarea directă (dintr-o sursă unică) prezintă, de asemenea, anumite limitări asupra concurenței, deoarece invitația la ofertare de cotație de preț este limitată la un anumit număr și tip de organizații sau persoane fizice.

Evaluarea ofertelor primite trebuie păstrată confidențială până când grupul de evaluare ajunge la o concluzie finală și după ce raportul de evaluare este clarificat de o autoritate de aprobare desemnată, cum ar fi Comisia de evaluare a ofertelor. Majoritatea achizițiilor din domeniul apărării naționale sunt confidențiale, limitând informațiile relevante doar la o bază de ”necesitate de a cunoaște”.

Cu excepția achizițiilor confidențiale de apărare, rezultatele procesului de achiziții publice ar trebui să fie publicate și puse la dispoziție pe site-urile relevante, SEAP (e-licitatie.ro) cât și pe cele proprii autorității / entității contractante. În plus, informațiile privind achizițiile publice (cu excepția informațiilor confidențiale / de proprietate intelectuală etc.) ar trebui să fie puse la dispoziția tuturor chiar dacă pe baza unui acces restricționat, conform normelor deja stabilite privind achizițiile publice, în cest context.

Corectitudinea

Corectitudinea are înțelesuri diferite în funcție de modul în care este folosit. În achizițiile publice, am putea spune pur și simplu că corectitudinea este aceea de a trata toți ofertanții în mod egal, dar nu este așa de simplu. Mai jos sunt câteva exemple de aplicare a corectitudinii în achizițiile publice.

Pentru a realiza corectitudine în procesul de achiziții publice:

• Decizia și acțiunile trebuie să fie imparțiale și nici un tratament preferențial nu ar trebui extins la persoane sau organizații, având în vedere că activitățile de achiziții publice sunt întreprinse din fonduri publice.
  
• Toate ofertele trebuie luate în considerare pe baza conformității cu prevederile documentelor de licitație, iar ofertele nu trebuie respinse din alte motive decât cele specificate în documentele de licitație și în regulile de achiziție.
  
• Un contract trebuie încheiat numai cu furnizorul, contractorul sau prestatorul de servicii a cărui ofertă este conformă și care răspunde cel mai bine obiectivelor cerinței în ceea ce privește capacitatea tehnică și prețul.
  
• Furnizorii, contractanții sau prestatorii de servicii ar trebui să aibă dreptul de a contesta procesul de achiziție ori de câte ori consideră că au fost tratați în mod incorect sau că entitatea contractantă nu a reușit să efectueze procesul de achiziție în conformitate cu regulile de achiziție. Aceste provocări trebuie să se bazeze pe documentele de licitație și / sau pe regulile de achiziție.
  

Concurența

Procesul de achiziții publice nu trebuie manipulat în beneficiul niciunei organizații sau persoane. Întrucât achizițiile publice sunt finanțate în principal din banii contribuabililor, toate organizațiile eligibile și persoanele fizice ar trebui să aibă dreptul de a participa prin depunerea unei oferte ca răspuns la o cerință specifică pentru care sunt calificate. Cerințele privind achizițiile publice ar trebui difuzate pe scară largă pentru a spori șansele unui răspuns bun la piață, ceea ce ar conduce la acordarea unor contracte la prețuri rezonabile.

Michael Asner consideră că “concurența loială și deschisă este coloana vertebrală a achizițiilor publice”. Cu toate acestea, nu toate contractele sunt atribuite prin intermediul unui proces competitiv, deoarece acest lucru depinde uneori de urgența nevoii și de metoda de achiziție rezultată utilizată pentru a îndeplini o anumită cerință specifică.

Utilizarea unor metode de achiziții neconcurențiale, deși justificată în anumite condiții, ar trebui menținută la minimum.

Exemple de metode de achiziții neconcurențiale includ cumpărăturile (denumite, în anumite condiții și cereri de ofertă sau invitație de cotare de preț) și contractare directă (unică / exclusivă aprovizionare). Fiecare dintre aceste metode de achiziții neconcurențiale are scopul și nu ar trebui să fie utilizată în mod abuziv.

Iată câteva exemple de metode de achiziții publice care pot fi considerate neconcurențiale (5):

1. Achiziționarea de bunuri imobile. Legislația UE privind achizițiile publice prevede o excepție pentru achiziționarea de bunuri imobile, care nu trebuie să se desfășoare printr-o procedură competitivă.
   
2. Cazurile de extremă urgență. Atunci când există o urgență extremă, autoritățile contractante pot achiziționa direct fără a organiza o procedură competitivă.
   
3. Situațiile în care nu poate exista decât un singur furnizor. Dacă pe piață există doar un singur furnizor capabil să furnizeze bunurile, serviciile sau lucrările necesare, autoritatea contractantă poate achiziționa direct de la acel furnizor fără licitație.
   
4. Acorduri-cadru. Autoritățile contractante pot semna acorduri-cadru cu una sau mai multe companii pentru achiziții recurente, fără a organiza o nouă procedură competitivă pentru fiecare achiziție.
   
5. Sistemul electronic dinamic de achiziții. Autoritățile pot utiliza un sistem electronic dinamic de achiziții pentru achiziții recurente, fără a organiza o nouă procedură competitivă pentru fiecare achiziție.

Deci, în general, excepțiile de la regulile concurențiale în achizițiile publice includ achiziția de

• bunuri imobile,
  
• situații de urgență,
  
• monopoluri naturale,
  
• acorduri-cadru ; și
  
• sisteme electronice dinamice de achiziții.
  

Responsabilitate

Responsabilitatea în domeniul achizițiilor publice ar trebui înțeleasă în sensul că orice persoană implicată în procesul de achiziții publice este responsabilă pentru acțiunile și deciziile sale.

În calitate de funcționari publici, practicieni în domeniul achizițiilor publice și alții implicați direct și indirect în procesul de achiziții publice, sunt responsabili și expuși sancțiunilor pentru orice comportament care încalcă regulile privind achizițiile publice. De asemenea, aceștia au obligația de a raporta și / sau de a răspunde unei entități de supraveghere desemnate și publicului cu privire la consecințele acțiunilor și deciziilor acestora.

Pentru a evita abuzul în aplicarea sancțiunilor, următoarele măsuri pot fi luate:

1. Transparență și Claritate :
   
   • Reglementarea clară și transparentă a procedurilor de aplicare a sancțiunilor.
     
   • Definirea precisă a termenilor și a condițiilor pentru aplicarea sancțiunilor.
     
2. Control și Supraveghere :
   
   • Crearea unui sistem de control și supraveghere pentru a asigura respectarea regulilor și a preveni abuzul.
     
   • Organizarea unor proceduri de audit și evaluare pentru a detecta și corecta eventualele abateri.
     
3. Educație și Formare :
   
   • Pregătirea și formarea funcționarilor publici și a practicienilor în domeniul achizițiilor publice pentru a asigura cunoașterea și respectarea regulilor și procedurilor.
     
   • Promovarea culturii de integritate și profesionalism în rândul membrilor grupului de lucru.
     
4. Răspundere și Responsabilitate :
   
   • Asigurarea răspunderii și responsabilității funcționarilor publici și a practicienilor pentru acțiunile și deciziile lor.
     
   • Crearea unui sistem de raportare și răspundere pentru a asigura transparența și a preveni abuzul.
     
5. Legislație și Reglementare :
   
   • Actualizarea și îmbunătățirea legislației și reglementărilor pentru a reflecta cele mai bune practici și a preveni abuzul.
     
   • Crearea unor dispoziții specifice pentru a preveni și a sancționa abuzul în aplicarea sancțiunilor.
6. Supraveghere și Control Intern :
   
   • Crearea unui sistem de supraveghere și control intern pentru a detecta și corecta eventualele abateri.
     
   • Organizarea unor proceduri de audit și evaluare pentru a asigura respectarea regulilor și a preveni abuzul.
     
7. Sancțiuni Specifice :
   
   • Aplicarea sancțiunilor specifice și proporționale pentru a preveni abuzul și a asigura respectarea regulilor.
     
   • Crearea unor sancțiuni alternative și cumulative pentru a asigura o abordare integrală a problemelor.
     

Prin urmare, pentru a evita abuzul în aplicarea sancțiunilor, este necesar să se asigure o abordare integrată care să includă transparență, control și supraveghere, educație și formare, răspundere și responsabilitate, legislație și reglementare, supraveghere și control intern, sancțiuni specifice, evaluare și reevaluare.

Principiul Achizițiilor Corecte Cei 5 C

Am mai spus-o, scris-o, dezbătut-o:

• Atâta timp cât obținem un preț corect, în cantitatea corectă, la momentul corect, la calitatea corectă, în locul corect, și din sursa corectă, gestionăm din punct de vedere tehnic achiziția corectă.
  

Care este acel Principiu care nu este atestat de legiuitor dar spre care cu toți țintim ?

Cel al Corectitudinii!

Cei 5 C

• Calitatea CORECTĂ
  
• Cantitatea CORECTĂ
  
• Locul CORECT
  
• Timpul CORECT
  
• Prețul CORECT
  

Scopul administrării contractelor este de a asigura mecanisme adecvate pentru monitorizarea și evaluarea performanțelor contractanților, furnizorilor și a prestatorilor de servicii în îndeplinirea obligațiilor contractuale și pentru a se asigura că sunt întreprinse acțiunile corespunzătoare pentru remedierea rapidă a oricăror deficiențe constatate în executarea contractului sau în domeniul de aplicare al contractului cât și termenii și condițiile contractuale.

Pe baza obiectivelor specifice, există o distincție clară între achizițiile publice și administrarea contractelor. Această distincție, departe de a diminua importanța uneia, spre deosebire de cealaltă, o întărește cu adevărat pe fiecare, identificând și concentrându-se asupra scopului specific al fiecăreia.

Metode moderne de integrare a principiilor achizițiilor publice în formarea profesională includ:

1. Simulări și exerciții practice : Practicienii în achiziții publice pot participa la simulări și exerciții practice pentru a aplica principiile în diverse scenarii și situații, astfel încât să devină mai experimentați și să poată lua decizii corecte în timpul procesului de achiziții.
   
2. Formare online și în clasă : Formarea profesională poate fi oferită atât online cât și în clasă, cu materiale și resurse specifice pentru achizițiile publice. Acestea includ documente de referință, exemple de practică și exerciții pentru a ajuta practicienii în achiziții publice să înțeleagă și să aplice principiile corecte.
   
3. Mentorat și supervizare : Practicienii în achiziții publice pot fi îndrumați și supervizați de experți în domeniu pentru a le ajuta să aplice principiile corecte și să rezolve eventualele conflicte sau situații complexe.
   
4. Evaluări și feedback : Evaluările și feedback-urile sunt esențiale pentru a ajuta practicienii în achiziții publice să înțeleagă și să îmbunătățească aplicația principiilor. Aceste evaluări pot fi efectuate de experți sau de colegi și pot include analiza performanței și a rezultatelor.
   
5. Integrare în practică : Practicienii în achiziții publice pot fi încadrați în diverse roluri și responsabilități în cadrul organizațiilor pentru a aplica principiile în practică și să învețe din experiență.
   
6. Formare continuă și actualizare : Formarea continuă și actualizarea sunt esențiale pentru a asigura că practicienii în achiziții publice rămân la curent cu cele mai recente reguli și practici în domeniu. Acestea includ cursuri, workshop-uri și conferințe specializate în achiziții publice.
   
7. Participarea la proiecte și inițiative : Practicienii în achiziții publice pot participa la proiecte și inițiative care implică aplicarea principiilor în diverse contexte și situații, astfel încât să devină mai experimentați și să poată lua decizii corecte.
   
8. Comunicarea și colaborarea : Comunicarea și colaborarea între practicienii în achiziții publice și între aceștia și ceilalți implicați în proces sunt esențiale pentru a asigura aplicarea principiilor corecte și a rezolva eventualele conflicte.
   
9. Analiza și evaluarea proceselor : Practicienii în achiziții publice pot analiza și evalua procesele de achiziții pentru a identifica și a îmbunătăți aplicația principiilor, astfel încât să devină mai eficiente și să poată lua decizii corecte.
   
10. Certificare și recunoaștere : Certificarea și recunoașterea practicienilor în achiziții publice care aplică principiile corecte pot fi o formă de motivare și de stimulare pentru a continua să aplice principiile în practică.

Aceste metode moderne de integrare a principiilor achizițiilor publice în formarea profesională ajută practicienii în achiziții publice să înțeleagă și să aplice principiile corecte, astfel încât să devină mai experimentați și să poată lua decizii corecte în timpul procesului de achiziții.

1 Fundamental norms, rules, or values that represent what is desirable and positive for a person, group, organization, or community, and help it in determining the rightfulness or wrongfulness of its actions. Principles are more basic than policy and objectives, and are meant to govern both.

2 http://portal.cnsc.ro/ghiddebunepractici.pdf

3 High-Level_Principles_Integrity_Transparency_Control_Events_Infrastructures.pdf (oecd.org)

4 Conform renumitului citat : ”Învățați, învățați, învățați !”

5 https://europa.eu/youreurope/business/selling-in-eu/public-contracts/public-tendering-rules/index_ro.htm