Cum promovăm un eveniment în 2023

Autor: Alexandra Lovin, Managing Partner – Agenția re7 consulting

În vara anului 2023, industria evenimentelor a înregistrat progrese semnificative, oferind o gamă variată de activități, de la festivaluri corporate până la spectacole locale. Într-un mediu aglomerat, este crucial să promovezi evenimentul tău într-un mod eficient, astfel încât să atragi publicul potrivit și să asiguri succesul său. În acest articol, ne propunem să explorăm strategii adecvate de promovare pentru evenimentele din 2023, precum și modalități de monitorizare a vânzării biletelor și a rezultatelor campaniei tale.

Cum promovăm un eveniment?

Pentru a promova un eveniment cu succes, este necesar să avem cunoștințe detaliate despre audiența țintă, locația evenimentului și să dispunem de toate resursele necesare pentru o campanie eficientă. Prin urmare, solicităm accesul la conturile relevante pentru a gestiona și promova evenimentul în mod corespunzător. De asemenea, avem nevoie de materialele pe care le vom utiliza în campanie, inclusiv bannerele oficiale. Este crucial să avem imagini autentice, aprobate de artist, manager și casa de discuri, deoarece nu putem utiliza imagini generice sau preluate de pe internet. Aceasta reprezintă primul pas esențial, deoarece aceste bannere vor fi folosite în diverse formate, atât în campanii scrise, cât și în videoclipuri. Dacă primim și videoclipuri de la artiști, acestea vor fi foarte apreciate, deoarece au o expunere mai mare și permit o comunicare vizuală captivantă cu publicul nostru.

Platforma Meta oferă diverse oportunități pentru a atinge un anumit public țintă. Avem posibilitatea de a direcționa audiența în funcție de preferințele muzicale, artiștii favoriți și interesele legate de concerte și evenimente. Este crucial să cunoaștem dimensiunea evenimentului. În cazul unui eveniment restrâns, limitat la o anumită zonă geografică, ne vom concentra eforturile de promovare în acel oraș și în zonele din jurul său. În schimb, pentru un eveniment de amploarea UnTold, ne vom concentra pe întreaga Românie. Deși ne dorim să ajungem la cât mai mulți oameni posibil, bugetul nostru va fi focalizat pe zona în care are loc evenimentul, deoarece aceasta va fi, cu siguranță, locul în care se va înregistra cea mai mare participare.

Avem abilitatea de a crea audiențe personalizate, având în vedere interesele celor care sunt pasionați de evenimente, participă frecvent la astfel de activități, preferă anumite tipuri sau genuri muzicale și se implică în diverse activități legate de evenimente. De asemenea, utilizăm tehnicile de remarketing și creăm audiențe „lookalike” pentru a găsi persoane similare celor care au interacționat în trecut cu site-ul sau pagina noastră. Astfel, putem ajunge la un număr cât mai mare de oameni prin intermediul campaniei noastre și, apoi, putem restrânge audiența pentru a se concentra mai mult asupra persoanelor care sunt mai aproape de eveniment și manifestă un interes crescut pentru a participa la acesta.

Dacă dorești să promovezi un eveniment, este esențial să urmezi acești pași:

• Analizați publicul țintă: Pentru a obține succes în promovarea unui eveniment, primul pas este să identificați cu atenție audiența țintă. Luați în considerare persoanele care ar fi interesate de eveniment și examinați aspectele demografice și interesele acestora. Această etapă vă va permite să ajustați mesajul și canalele de promovare pentru a ajunge la audiența potrivită.

• În era digitală contemporană, este esențial să nu subestimezi potența internetului și a rețelelor sociale în ceea ce privește promovarea evenimentelor. Dezvoltă o prezență online solidă prin intermediul unui website bine conceput și a paginilor de social media. Folosește conținut captivant, precum videoclipuri, imagini și povești, pentru a atrage audiența și a stârni interesul față de evenimentul pe care îl organizezi.

• O strategie eficientă de promovare a evenimentelor în 2023 implică colaborarea cu influenceri și artiști relevanți din industrie. Identifică persoane influente sau organizații cu o audiență care se potrivește cu evenimentul tău și încheie parteneriate cu aceștia. Poți solicita artiștilor să promoveze evenimentul pe canalele lor de social media sau să organizeze concursuri prin care să ofere bilete gratuite publicului lor.

• Strategii de promovare offline și colaborări locale: Deși marketingul digital domină în prezent, nu trebuie subestimate beneficiile promovării tradiționale. Poți folosi afișe, fluturași și alte materiale promoționale în locuri cheie, precum centre comerciale, săli de cinema și spații publice. În plus, poți încheia parteneriate cu agenții de publicitate locale, posturi de radio și televiziune pentru a obține o acoperire media pentru evenimentul tău. Nu uita să stabilești colaborări cu afaceri locale, cum ar fi restaurante sau magazine, pentru a vă promova reciproc evenimentele și a atrage un public mai larg.

• Utilizarea marketingului prin e-mail: Un alt instrument eficient pentru promovarea evenimentelor este reprezentat de marketingul prin e-mail. Poți construi o bază de date cu potențiali participanți și să colectezi adresele de e-mail ale celor interesați. Trimite-le în mod regulat informații relevante despre eveniment, oferte speciale și actualizări importante. Asigură-te că mesajele tale sunt personalizate și conțin conținut valoros, pentru a menține interesul și implicarea participanților.

• Pentru a crea interes și a stimula entuziasmul pentru evenimentul principal, este recomandat să organizezi diverse activități premergătoare. Aceste activități pot include lansări de produse, conferințe, sesiuni de networking sau prezentări speciale, cu scopul de a atrage atenția audienței și de a crea anticipare pozitivă. Este important să promovezi aceste evenimente premergătoare în mod corespunzător și să le conectezi strategic cu evenimentul principal.

• Pentru a monitoriza vânzarea biletelor și succesul campaniei de promovare, poți utiliza o platformă online de gestionare a evenimentelor și a biletelor. Această platformă îți va oferi posibilitatea de a urmări numărul de bilete vândute, veniturile generate și alte date relevante. Analizarea acestor informații îți va permite să ajustezi strategiile de promovare în funcție de rezultatele obținute. De asemenea, este util să colectezi feedback de la participanți pentru a identifica punctele forte și slabe ale evenimentului și pentru a le îmbunătăți în viitor.

Cum cheltuim si cum distribuim bugetul?

În ceea ce privește utilizarea și repartizarea bugetului, este esențial să direcționăm resursele către publicul țintă care nu a fost expus anterior informațiilor despre eveniment și care poate deveni potențiali participanți noi. Ne propunem să desfășurăm campanii de promovare extinsă și implicare, în încercarea de a atinge un număr cât mai mare de persoane. Ne concentrăm pe consolidarea recunoașterii brandului, generarea de trafic și angajarea publicului în discuții despre eveniment. În acest scop, vom utiliza toate tipurile de campanii disponibile pentru a atinge o audiență maximă, deoarece acesta este obiectivul principal. Ne dorim să mărim numărul persoanelor informate despre eveniment și să stimulăm interesul lor de a participa. În ultima lună sau în cea de-a doua jumătate a perioadei de promovare, vom intensifica eforturile de remarketing, deoarece avem deja un număr semnificativ de persoane conștiente de eveniment și este momentul să le reamintim să cumpere bilete. Experiența noastră ne arată că publicul călduros, adică cei care au fost deja expuși la informații despre eveniment, reacționează cel mai favorabil la strategia de remarketing. Totuși, pentru a ajunge la aceste audiențe călduroase, trebuie să construim o bază solidă de potențiali participanți pe care să o putem re-targeta ulterior.

Promovarea evenimentelor nu se limitează doar la mediul virtual, ci implică și utilizarea altor modalități de comunicare. În ciuda impactului semnificativ al promovării online, este crucial să găsim metode de promovare prin diverse alte canale. Avem posibilitatea să organizăm concursuri, să colaborăm cu influenceri, să folosim email marketing și campanii de SMS. Este esențial ca organizatorii să exploreze și alte opțiuni de comunicare. Ei pot solicita artiștilor să posteze pe propriile lor conturi de social media și să organizeze concursuri pentru a implica și mai mult publicul. De asemenea, este posibil să se creeze materiale de promovare offline, cum ar fi flyere și afișe stradale. În funcție de bugetul și obiectivele evenimentului, ar putea fi luate în considerare și bannerele publicitare pe autostrăzi către destinațiile populare, precum muntele sau mare, precum și campanii radio sau chiar TV. Este important să ajustăm bugetul de promovare în funcție de numărul de bilete pe care dorim să le vindem, luând în considerare și dimensiunea evenimentului. Dacă avem un eveniment programat la Sala Palatului, care are o capacitate de aproximativ 3400-3500 de locuri, strategia de promovare nu trebuie să se concentreze pe vânzarea a 10.000 de bilete, ci trebuie să fie adaptată obiectivelor noastre specifice. Chiar dacă promovarea online a avut succes pe perioada pandemiei, este acum necesar să diversificăm canalele de comunicare pentru a ajunge la o audiență mai largă și pentru a obține rezultate optime.

Având în vedere creșterea numărului de evenimente în prezent, competiția devine tot mai intensă. Există cazuri în care se desfășoară simultan chiar și trei evenimente în aceeași săptămână. În această situație, indivizii trebuie să aleagă cu atenție evenimentele la care doresc să participe, având în vedere atât bugetul disponibil, cât și timpul limitat. Ca organizatori, este esențial să-i convingem pe oameni să aleagă evenimentul nostru. Trebuie să fim prezenți pretutindeni, să promovăm atât offline, prin afișe și materiale de promovare, cât și online. De asemenea, participanții trebuie încurajați să devină ambasadori ai evenimentului și să-l recomande prietenilor și cunoștințelor lor. Este crucial să le oferim oamenilor încrederea că evenimentul nostru va fi memorabil și merită să participe, iar promisiunile noastre vor fi respectate în întregime.

Deși ne-am străduit din greu, ne-am confruntat cu dificultăți în comercializarea biletelor pentru un eveniment nou, fără un istoric anterior. Aceasta a fost una dintre provocările pe care le-am întâmpinat în procesul de promovare. Absența unei experiențe anterioare ne-a obligat să expunem evenimentul în funcție de informațiile pe care le-am avut la dispoziție, precum artistul și evenimentele similare organizate în alte țări. Cu toate acestea, am fost plăcut surprinși de energia și atmosfera extraordinară care au caracterizat evenimentul atunci când l-am experimentat în mod direct. Regretăm că nu am reușit să transmitem această vibrație în promovarea inițială, dar acest aspect evidențiază importanța unei strânse colaborări cu partenerii noștri. Este crucial ca aceștia să ne furnizeze toate detaliile necesare pentru a putea promova cu succes evenimentul și a transmite publicului valoarea sa reală.

Agenția re7 consulting, asigura prosperitatea clienților noștri. Scopul nostru este să vă sprijinim în atingerea unor rezultate de lungă durată și să vă depășiți obiectivele. Echipa noastră dedicată și pasionată va colabora alături de dumneavoastră pentru a crea soluții personalizate, adaptate exact nevoilor și obiectivelor specifice ale afacerii dumneavoastră.