EY: Lecții din acțiunea ANAF „Cuibul cu fantome”: ce e de făcut și de evitat în privința „domiciliului fiscal”?

Autori: Andra Cașu, Partener, liderul departamentului Taxe Directe, EY România, Georgiana Pustin, Senior Manager, Taxe Indirecte, EY România, Cristina Clujescu, Senior Manager, International Tax and Transaction Services, Tax Advisory and Compliance Services, EY România

Dincolo de acțiunea ANAF „Cuibul cu fantome”: contribuabilii români trebuie să aibă în vedere stabilirea domiciliului fiscal conform legii și declararea expresă a acestuia.

Nu cu mult timp în urmă, ANAF a demarat o acțiune de evaluare a conformității în declararea domiciliului fiscal de către o parte dintre acționarii/asociații companiilor românești, fiind cunoscută deja existența (scriptică)/ înregistrarea mai multor firme la aceeași adresă. ANAF a invocat în motivația de evaluare, respectiv în comunicarea oficială către public emisă în luna august a acestui an, faptul că firmele care își declară domiciliul fiscal la adrese la care nu pot exista condiții decente pentru desfășurarea unor activități lucrative, prezintă indiciile unui risc fiscal semnificativ.

Conform art. 31 alin. (1) lit. c) din Codul de Procedură Fiscală, în cazul persoanelor juridice, domiciliul fiscal este sediul social sau locul unde se exercită gestiunea administrativă și conducerea efectivă a afacerilor. În ultimă instanță, alin. (3) al aceluiași articol prevede că domiciliul fiscal este locul în care se află majoritatea activelor, în situația în care acesta nu se poate stabili conform ipotezei enunțate anterior. Prin active, se înțeleg activele/ bunurile înregistrate în evidențele contabile.

În urma evaluării, s-a constatat faptul că „peste 20.000 de societăți au declarat domiciliul fiscal și, respectiv, sediul social la adrese unde figurează înregistrate între 10 și 1.500 de societăți în aceeași locație” (conform comunicării ANAF), iar contribuabilii aveau riscul de a fi declarați inactivi în baza prevederilor art. 92 alin. (1) lit. c) din Codul de Procedură Fiscală. De exemplu, poate fi vorba despre așa-numite „firme de apartament”, cu alte cuvinte cazurile în care la aceeași adresă fizică figurează uneori și zeci de firme. Legea societăților comerciale nu interzice înregistrarea într-o astfel de locație, însă intervine aspectul domiciliului fiscal al firmei.

Este vorba despre faptul că domiciliu fiscal este preluat/ înregistrat automat de ANAF la adresa menționată ca sediu social în documentele de înființare depuse la Registrul Comerțului (RECOM). În baza Codului de Procedură Fiscală, este obligația contribuabililor să informeze ANAF despre modificarea domiciliului fiscal. Astfel, în situația descrisă, pornind de la prezumția că sediul social nu era în fapt și domiciliul fiscal, ulterior înființării, contribuabilii ar fi trebuit să depună o declarație de mențiuni la ANAF în care să indice adresa unde este stabilit domiciliul fiscal.

ANAF poate declara firmele inactive, dacă organul fiscal constată faptul că acestea nu funcționează la domiciliul fiscal declarat. Or, în cazul înregistrării sediului social într-un apartament al mai multor firme, este evident că acestea nu-și pot desfășura fizic activitatea în acel spațiu. Până aici, nici acest lucru nu ar fi în neregulă, dacă ar exista mențiuni oficiale ale firmei către ANAF, prin care să specifice domiciliul fiscal – acela unde se desfășoară de fapt activitatea ca atare, unde contribuabilul să fie identificat. Deși s-ar putea aprecia că lucrurile sunt relativ simple și clare, speța poate fi mai complexă decât pare la prima vedere.

Ca urmare a acestei acțiuni, în cazul societăților care aveau domiciliul fiscal la o adresă unde figurau înregistrate multe alte firme, ANAF a emis decizii de inactivare din oficiu. Înțelegem că astfel de decizii de inactivare fiscală au fost emise în baza propunerilor trimise de către Direcția Generală Antifraudă Fiscală și în, unele cazuri, procedura prevăzută în Ordinul nr. 3846/2015 nu a fost respectată.

Consecințele declarării firmei ca inactivă

Potrivit Codului Fiscal art. 11, consecințele merg de la anularea din oficiu a codului de TVA,  suspendarea dreptului de deducere a TVA pentru achizițiile făcute în perioada de inactivitate și imposibilitatea de a deduce cheltuielile aferente activităţii firmei pentru perioada în care este declarată inactivă (inclusiv pentru calculul impozitului pe profit/ pierderii fiscale), până la obligaţii fiscale restante sau impuse retroactiv, potrivit legislaţiei, inclusiv penalităţi sau majorări în cazul în care prevederile Codului Fiscal nu au fost respectate. Aceste situații se pot, în general, corecta ulterior, după reactivare, dar necesită un efort suplimentar din partea contribuabilului.

Separat, nici clienții contribuabililor inactivi nu beneficiază, în general, de dreptul de deducere a cheltuielilor și a taxei pe valoarea adăugată aferente achizițiilor de la acești contribuabili. Pe de altă parte, vorbim și despre efecte administrative: dificultăţi în relaţia cu băncile, în participarea la licitaţii, în stabilirea relațiilor comerciale, în încheierea de contracte etc.

Ce au de făcut contribuabilii

Dacă un contribuabil a ajuns în situația de a fi declarat inactiv în baza prevederilor art. 92 alin. (1) lit.c) din Codul de Procedură Fiscală, sunt pași obligatorii de urmat, rapid, pentru a obține reactivarea CIF, respectiv a codului de înregistrare în scopuri de TVA. Odată ce condițiile care au condus la inactivarea societății au încetat și procedura prevăzută de lege a fost îndeplinită, societățile ar trebui să depună o cerere la organul fiscal în vederea reactivării. Dacă în urma verificărilor, organul fiscal constată că sunt îndeplinite condițiile de reactivare, ANAF va emite decizii de reactivare. Legea nu prevede sancțiuni sau alte tipuri de penalități, dar procedura în sine pentru deblocare durează, posibil, de la câteva săptămâni în sus, iar efectele acestui blocaj sunt pe lanțul relațiilor comerciale ale companiei, nu doar pentru aceasta. Vor avea de suferit atât societatea, cât și clienții/ beneficiarii livrărilor/ prestărilor companiei declarate inactivă de către fisc. Dacă sunteți declarați inactivi, va trebui să depuneți declarațiile restante, să remediați problema domiciliului fiscal (de ex., încheierea unui contract de închiriere/ comodat pentru locul unde se află domiciliul fiscal), după care să solicitați reactivarea la ANAF cu documentele doveditoare care arată că motivele pentru declararea inactivității au fost remediate. Asigurați-vă că toate obligațiile declarative neîndeplinite sunt realizate și analizați/ regularizați împreună cu juristul/ avocații/ consultanții fiscali ai companiei orice posibilă problemă privind domiciliul fiscal sau sediul social, pentru a fi conformi cu prevederile din Codul de Procedură Fiscală. Pentru a evita astfel de probleme, este de asemenea important ca, în urma înregistrării la RECOM, să declarați domiciliul fiscal real, de îndată ce acesta este cunoscut, inclusiv schimbarea lui pe parcursul activității, ori de câte ori este necesar.

Spețe de activități cu riscul declarării contribuabilului ca inactiv de către ANAF:

• Sediu social formal – multe firme folosesc birouri la domiciliul administratorului sau adrese de găzduire (cabinete de avocatură, firme de contabilitate, hub-uri). De cele mai multe ori, societățile care înregistrează sediul social la astfel de adrese, desfășoară activitatea sau o gestionează în alte locații. În aceste situații,  ANAF poate considera că domiciliul fiscal declarat nu este cel stabilit conform prevederilor legislative.
• Sediul social la adresa de corespondență – situații în care firmele își închiriază un birou pentru a înregistra/ comunica locația respectivă drept adresă de corespondență, dar în fapt desfășoară activitatea în una sau mai multe locații diferite (de ex., puncte de lucru). ANAF poate considera că societatea nu desfășoară activitate la domiciliul fiscal declarat, respectiv sediul social.
• Activitate desfășurată preponderent la clienți sau de acasă – activitatea se desfășoară adesea la sediul beneficiarului sau online. ANAF poate interpreta că la sediul social nu există activitate și poate verifica dacă este doar o adresă fictivă. Aici lucrurile sunt mai complicate decât prevede legea și avem în practică nenumărate exemple care demonstrează faptul că, în anul 2025, comparativ cu numai șase ani în urmă (înainte de pandemie) diversificarea căilor și a instrumentelor de lucru, ca mix între lucrul de la sedii de birouri (proprii sau ale clienților) și lucrul la distanță (acasă, în alt oraș sau chiar în altă țară), realitatea a luat-o înaintea legislației.

Indiferent însă de situația ca atare a unui contribuabil care și-a îndeplinit obligațiile ce îi incumbă din perspectiva Legii Societăților Comerciale la momentul înregistrării la RECOM, ideea principală este aceea că, pentru a fi identificat oricând de către organul fiscal, acesta trebuie să își stabilească și să notifice/înregistreze la ANAF domiciliul fiscal stabilit conform art. 31 alin. (1) lit c) sau alin. (3) din Codul de Procedură Fiscală.

Recomandări 

Înainte de toate, trebuie verificat dacă a fost respectată procedura de declarare a inactivității, în baza Ordinului 3486, în caz contrar, împreună cu avocații și consultanții fiscali ai companiei decizia de inactivare emisă din oficiu de ANAF ar trebui contestată în termenul legal. Indiferent dacă această procedură a fost sau nu respectată, preventiv, companiile trebuie să-și verifice statusul privind relația sediu social – domiciliu fiscal, pentru a vedea în ce măsură sunt supuși riscului de inactivare. În cazul firmelor nou-înființate, este important de avut în vedere acest aspect de la bun început (mai ales dacă au puncte de lucru ori știu că își vor derula activitatea în altă parte și nu la sediul social). Dacă se concluzionează că domiciliul fiscal stabilit conform legislației fiscale nu corespunde cu sediul social declarat, societățile ar trebui să notifice ANAF prin depunerea unei declarații de mențiuni.

În esență, per ansamblu rezultă una și aceeași concluzie: verificările ANAF au vizat (și vor viza în continuare) conformitatea în declarații a sediului social și a domiciliului fiscal, două noțiuni diferite: prima este pentru activitatea ca atare a firmei (respectiv RECOM), cea de a doua are legătură cu sarcinile fiscale ale contribuabilului, pentru care ANAF trebuie înștiințată în mod expres, pentru identificarea în caz de control fiscal. De aceea, recomandarea noastră este ca firmele să aiba în continuare în vedere acest aspect și să asigure o conformitate permanentă cu legislația fiscală, pentru a elimina orice riscuri (de natura celor semnalate mai sus) care ar putea genera probleme în afaceri (inclusiv pe termen lung).

Despre EY România

EY este una dintre cele mai mari firme de servicii profesionale la nivel global, cu 395.442 de angajați în peste 700 de birouri în 150 de țări și venituri de aproximativ 49,4 miliarde de USD în anul fiscal încheiat la 30 iunie 2023. Rețeaua noastră este integrată la nivel global, iar resursele din cadrul acesteia ne ajută să le oferim clienților servicii prin care să beneficieze de oportunitățile din întreaga lume.

Prezentă în România din anul 1992, EY furnizează, cu ajutorul celor peste 1.000 de angajați din România și Republica Moldova, servicii integrate de audit, asistență fiscală, juridică, strategie și tranzacții, consultanță către companii multinaționale și locale. Avem birouri în București, Cluj-Napoca, Timișoara, Iași și Chișinău. EY România s-a afiliat în 2014 singurei competiții de nivel mondial dedicată antreprenorialului, EY Entrepreneur Of The Year. Câștigătorul ediției locale reprezintă România în finala mondială ce are loc în fiecare an, în luna iunie, la Monte Carlo. În finala mondială se acordă titlul World Entrepreneur Of The Year.