Cum să transformi depozitul dintr-un centru de cost într-un motor de profit

Chiar dacă nu pare, economia românească e tot mai competitivă, iar livrările de produse trebuie făcute mai repede, mai corect și mai transparent ca niciodată. De aceea, modul în care îți gestionezi depozitul poate face diferența dintre creștere și stagnare, iar un Warehouse Management System (WMS) nu mai este un „lux” tehnologic, ci o necesitate.

Un WMS modern nu este doar un software care îți ține evidența stocurilor. Este o platformă care automatizează și optimizează fluxurile din depozit — de la recepția mărfii și organizarea locațiilor, până la picking, ambalare, livrare și raportare în timp real. Iar rezultatele se văd rapid.

De ce merită să investești într-un WMS

Mulți antreprenori amână decizia de a implementa un WMS de teamă că investiția este prea mare sau că tranziția va fi complicată. Însă experiența unor companii precum ESTETIK PACKING, care gestionează zilnic mii de baxuri și sute de paleți, arată că beneficiile sunt evidente și măsurabile încă din primele luni.

Iată principalele avantaje pe care ESTETIK PACKING le-a raportat după implementarea NEXT WMS (soluție dezvoltată de compania românească NEXT iSolutions) pentru automatizarea activității logistice asociată procesării a cca 60.000 de baxuri cu produse în fiecare lună, într-un depozit de peste 5.000 mp.

1. Creșterea productivității cu același număr de oameni, deoarece un WMS bine configurat optimizează fiecare mișcare din depozit.

În cazul ESTETIK, aceeași echipă care anterior livra 2.500 de baxuri pe schimb a ajuns să poată procesa până la 3.500 de baxuri în același timp, fără a angaja personal suplimentar. Sistemul decide unde se depozitează fiecare palet, ce rute de picking sunt cele mai eficiente și cum se prioritizează comenzile.

🔹 Ce înseamnă pentru antreprenori: creștere de capacitate cu costuri operaționale constante.

2. Erori aproape de zero. În logistică, fiecare greșeală înseamnă costuri și reputație pierdută. Cu un WMS, erorile de livrare sau de stoc scad dramatic.

Din luna octombrie și până în prezent, ESTETIK a livrat peste 580.000 de baxuri cu o rată de eroare sub 0,016% — adică aproximativ 92 de baxuri cu probleme, dintr-un volum uriaș.

Sistemul obligă operatorii să scaneze fiecare bax, să valideze comenzile și să obțină aprobări pentru orice modificare, eliminând astfel omisiunile și confuziile.

🔹 Ce înseamnă pentru antreprenori: clienți mai mulțumiți, mai puține retururi și costuri reduse cu remedierea erorilor.

3. Flexibilitate în utilizarea forței de muncă, deoarece un WMS permite și integrarea rapidă a personalului temporar, fără perioade lungi de formare.

La ESTETIK, chiar și operatorii în leasing de personal — care nu erau angajați permanenți — au putut lucra eficient după doar câteva ore de instruire. Interfața clară și procedurile ghidate în aplicație au permis echipei să fie productivă aproape imediat.

🔹 Ce înseamnă pentru antreprenori: adaptare rapidă la vârfuri de activitate, fără stresul recrutării urgente.

4. Trasabilitate completă. Într-un depozit tradițional, aflarea detaliilor despre un produs — de unde a venit, în ce lot, când a fost livrat — poate dura ore.

Cu un WMS, toate aceste informații sunt disponibile instantaneu. La ESTETIK, se poate vedea în timp real ce a fost încărcat în fiecare camion, la ce oră, cât a durat procesul și cine a realizat fiecare operațiune.

🔹 Ce înseamnă pentru antreprenori: control total asupra fluxului logistic și răspuns rapid în caz de reclamații sau controale.

5. Organizare inteligentă a spațiului. Sistemele moderne recomandă locații de depozitare în funcție de viteza de rotație a produselor și proximitatea față de zona de livrare.

La ESTETIK, depozitul este împărțit pe zone A, B și C — zona A fiind cea mai apropiată de expediere. Produsele cu rulaj mare ajung aici, scurtând timpii de picking și crescând viteza livrărilor.

🔹 Ce înseamnă pentru antreprenori: reducerea timpilor morți și folosirea optimă a fiecărui metru pătrat.

6. Monitorizarea performanței în timp real. Cu un WMS, antreprenorul poate vedea în timp real câte comenzi sunt în lucru, cine le procesează și cât durează fiecare operațiune.

La ESTETIK, dashboard-urile afișate pe ecrane în depozit arată statusul comenzilor și productivitatea fiecărui operator, motivând echipa și facilitând luarea deciziilor rapide.

🔹 Ce înseamnă pentru antreprenori: decizii bazate pe date, nu pe presupuneri.

7. Livrare la timp, de fiecare dată. Poate cel mai important rezultat: respectarea termenelor contractuale.

De la implementarea NEXT WMS, ESTETIK a reușit să livreze 100% în termen, indiferent de volum. Într-o piață unde fiecare zi contează, acest avantaj devine un diferențiator major.

🔹 Ce înseamnă pentru antreprenori: reputație solidă și fidelizarea clienților.

Cum funcționează în practică NEXT WMS?

NEXT WMS, soluție 100% românească dezvoltată de NEXT iSolutions) automatizează și digitalizează întreg fluxul operațional din depozit:

1. Recepția mărfii – scanare, etichetare și alocare automată a locației optime.
2. Reaprovizionarea zonei de picking – generată automat în funcție de rotația produsului și comenzile existente.
3. Picking inteligent – împărțirea sarcinilor între echipe specializate (palet omogen vs. fracții).
4. Ambalare și verificare – control suplimentar prin scanare, cu generare automată a documentelor.
5. Încărcare camion – validare prin scanare, cu blocarea rutei dacă lipsesc paleți.
6. Raportare și analiză – date clare despre fiecare etapă, utilizator și timp de execuție.

Important de menționat, NEXT WMS se integrează cu majoritatea sistemelor ERP disponibile pe piața din România, fără probleme la preluarea datelor.

Amortizare rapidă: când vezi primele rezultate?

În multe cazuri, beneficiile NEXT WMS devin vizibile în mai puțin de șase luni. Creșterea productivității, scăderea erorilor și îmbunătățirea livrărilor generează economii și venituri suplimentare care pot acoperi investiția inițială într-un timp surprinzător de scurt.

Experiența ESTETIK arată că, atunci când fluxurile sunt bine gândite și echipa este implicată,  NEXT WMS poate transforma radical modul în care funcționează o companie.

Pentru antreprenorii care operează depozite de dimensiuni medii sau mari, întrebarea nu mai este „Merită să implementez un WMS?”, ci „Cât de repede pot să îl implementez ca să nu pierd teren în fața concurenței?”.

Un Warehouse Management System modern aduce control, eficiență și predictibilitate într-un domeniu unde fiecare minut și fiecare bax contează.

Iar dacă este configurat corect și integrat cu procesele existente, poate livra rezultate tangibile în timp record — așa cum demonstrează și exemplul ESTETIK PACKING, unde productivitatea a crescut cu peste 40%, erorile au scăzut aproape la zero și livrările se fac mereu la timp.

Pentru mai multe informații despre NEXT WMS inclusiv demo-uri și oferte comerciale contactați-ne la office@nextisolutions.ro.