Organizarea unui birou ofertare (licitații publice) din perspectiva unui operator economic

Autori: Dipl. ing. Ovidiu SLIMAC – Specialist, Expert în Achiziții Publice & Alin IZVORAN  – Expert Achiziții Publice

Din perspectiva unui ofertant care participă la licitații de lucrări în România, organizarea unui birou de achiziții trebuie să fie orientată spre maximizarea șanselor de câștig, respectarea strictă a legislației și gestionarea eficientă a resurselor.

Structura biroului și sarcinile membrilor vor fi adaptate pentru a răspunde cerințelor specifice ale procedurilor de achiziție publică, conform Legii nr. 98/2016, HG nr. 395/2016 și altor reglementări relevante, specifice domeniului (Legea 10/1995, HG 1/2018).

Iată o abordare, neexhaustivă, din perspectiva unui ofertant, pentru organizarea biroului și atribuțiile fiecărui membru, cu accent pe conformitatea cu legislația națională.

1. Structura generală a biroului de achiziții al unui ofertant

Ca ofertant, biroul de achiziții trebuie să fie compact, dar bine organizat, pentru a răspunde rapid și eficient cerințelor licitațiilor de lucrări.

Rolurile recomandate sunt:

• Coordonator/Manager achiziții – Responsabil de strategia de participare și coordonarea echipei.
  
• Specialist achiziții publice – Gestionarea procedurilor și documentației în SEAP.
  
• Expert tehnic/Inginer – Elaborează propunerea tehnică și verifică cerințele caietului de sarcini.
  
• Jurist/Consilier legal – Asigură conformitatea legală și gestionează contestațiile.
  
• Coordonator/Contabil/Finanțist – Pregătește oferta financiară și analizează fezabilitatea economică.
  
• Operator SEAP – Încarcă și monitorizează documentele în platforma electronică.
  

Dacă firma este mică, anumite roluri pot fi combinate (ex. specialistul achiziții poate fi și operator SEAP), dar este esențial ca toate responsabilitățile să fie acoperite.

2. Organizarea biroului ca ofertant

• Înregistrare și acces SEAP1 – Firma trebuie să fie înregistrată în SEAP (www.e-licitatie.ro) (www.e-licitatie.ro) cu certificat digital pentru semnătură electronică. Operatorul SEAP trebuie să fie familiarizat cu interfața platformei.
  
• Monitorizarea licitațiilor – Utilizează alerte personalizate (ex. prin SEAP sau servicii precum Licitatia.ro) pentru a identifica licitații de lucrări relevante (cod CPV 45000000-7, ca exemplu). În completare, biroul poate integra instrumente de inteligență artificială pentru a automatiza identificarea licitațiilor relevante din SEAP, TED2 și alte platforme, utilizând filtre bazate pe coduri CPV, regiune sau valoare estimată. Soluțiile AI pot analiza istoricul licitațiilor pentru a detecta modele sau comportamente recurente ale autorităților contractante.
  
• Resurse tehnice – Asigură computere performante, conexiune stabilă la internet și software pentru gestionarea documentelor (ex. PDF editor, Excel pentru calcule financiare).
  
• Arhivare – Păstrează o arhivă electronică și fizică a tuturor documentelor depuse, conform art. 217 din Legea 98/2016, pentru eventuale controale A.N.A.P.3 sau Curtea de Conturi.
  
• Formare continuă – Personalul trebuie să fie la curent cu modificările legislative (ex. actualizări ale Legii 98/2016 sau normele A.N.A.P.) prin cursuri sau consultarea ghidurilor A.N.A.P.
  

1 Sistem Informatic Colaborativ pentru mediu performant de desfășurare al Achizițiilor Publice – SICAP, https://e-licitatie.ro/pub/notices/contract-notices/list/12/1

3. Sarcinile fiecărui membru al biroului

Coordonator/Manager achiziții

• Sarcini
  
  • Stabilește strategia de participare la licitații, selectând procedurile unde firma are avantaje competitive (ex. experiență similară, resurse disponibile).
    
  • Prioritizează licitațiile în funcție de valoare, locație și cerințe (ex. lucrări sub 900.400 lei fără TVA pentru achiziție directă sau peste 27.334.460 lei fără TVA pentru proceduri UE).
    
  • Coordonează echipa pentru respectarea termenelor-limită (ex. 30 zile pentru procedură simplificată / deschisă, conform Legea 98/2016).
    
  • Negociază clauze contractuale post-adjudecare, dacă este cazul.
    
  • Monitorizează concurența (ex. prețurile medii ale altor ofertanți din S.E.A.P.).
    
• Conformitate legală – Asigură că firma nu are restricții de participare (ex. conflicte de interese, conform Legii 184/2016, sau excluderi pentru abateri grave, art. 167, Legea 98/2016).
  

Specialist achiziții publice

• Sarcini
  
  • Analizează anunțurile de participare și caietele de sarcini din S.E.A.P. pentru a verifica eligibilitatea firmei.
    
  • Completează Documentul Unic de Achiziție European (D.U.A.E.), conform art. 193 din Legea 98/2016, declarând informații despre capacitate tehnică, financiară și lipsa conflictelor de interese.
    
  • Pregătește documentația de ofertă: certificate (ex. cazier fiscal, lipsă datorii), garanția de participare (maxim 1% din valoarea estimată, conform Legea 98/2016), propunerea tehnică și financiară.
    
  • Răspunde la cererile de clarificare din partea autorității contractante în termenele stabilite (de obicei 1-3 zile).
    
  • Monitorizează stadiul evaluării ofertei în S.E.A.P.
    
• Conformitate legală – Verifică dacă oferta respectă toate cerințele fișei de date, a caietului de sarcini și nu conține erori care pot duce la descalificare (ex. lipsa unui document obligatoriu).
  

Expert tehnic/Inginer ofertare/Proiectant

• Sarcini
  
  • Analizează specificațiile tehnice din caietul de sarcini pentru a asigura conformitatea propunerii tehnice (ex. materiale, termene, standarde de calitate).
    
  • Elaborează propunerea tehnică detaliată, inclusiv planuri, grafice de execuție (ex. Gantt) și soluții tehnologice.
    
  • Estimează resursele necesare – experienței similare – (personal, echipamente, materiale) pentru a respecta termenele și cerințele licitației.
    
  • Participă la clarificări tehnice solicitate de autoritatea contractantă.
    
• Conformitate legală – Asigură că propunerea tehnică respectă cerințele autorității contractante
  

Jurist/Consilier legal

• Sarcini
  
  • Analizează clauzele caietului de sarcini pentru a identifica riscuri legale (ex. penalități excesive, termene nerealiste).
    
  • Colaborează cu Coordonatorul la pregătirea de contestații către C.N.S.C.4 sau instanțe, conform Legii 101/2016, în cazul respingerii nejustificate a ofertei (termen: 10 zile pentru contracte peste pragurile U.E.5, 7 zile pentru cele sub prag).
    
  • Asigură conformitatea cu reglementările privind conflictele de interese și subcontractarea (art. 58, 59, 60, respectiv art. 55 Legea 98/2016).
    
• Conformitate legală: Verifică dacă firma îndeplinește criteriile de calificare (ex. experiență similară, cifră de afaceri minimă).
  

Contabil/Finanțist

• Sarcini
  
  • Asistă Coordonatorul la elaborarea ofertei financiare, pentru optimizarea prețului pentru a fi competitiv, dar fezabil din punct de vedere economic.
    
  • Calculează garanția de participare și garanția de bună execuție (maxim 10% din valoarea contractului, conform art. 154 din Legea 98/2016).
    
  • Verifică solvabilitatea firmei pentru a răspunde cerințelor de capacitate financiară (ex. cifră de afaceri anuală, conform art. 175 din Legea 98/2016).
    
  • Gestionează facturarea și plățile către subcontractanți, conform art. 218 din Legea 98/2016 dacă este cazul.
    
• Conformitate legală – Asigură că oferta financiară respectă pragurile și nu depășește valoarea estimată a contractului.
  

Operator S.E.A.P.

• Sarcini
  
  • Încarcă oferta și documentele aferente în S.E.A.P., folosind semnătura electronică.
    
  • Monitorizează notificările din S.E.A.P. (ex. cereri de clarificare, rezultate evaluare).
    
  • Arhivează electronic toate documentele depuse, pentru eventuale controale.
    
• Conformitate legală – Respectă termenele stricte de depunere (ex. ora exactă indicată în anunțul de participare).
  

4. Fluxul de lucru al unui ofertant

• Identificarea licitațiilor
  
  • Specialistul achiziții și operatorul S.E.A.P. folosesc S.E.A.P. pentru a găsi licitații relevante.
    
  • Se analizează cerințele de calificare (ex. experiență similară, capacitate tehnică, cifră de afaceri) pentru a evita participarea la licitații unde firma nu este eligibilă.
    
• Pregătirea ofertei (sub supravegherea și îndrumarea Coordonatorului)
  

În această etapă, A.I.6 poate fi utilizat pentru generarea de propuneri tehnice preliminare, corelarea automată a cerințelor din caietul de sarcini cu proiecte anterioare similare și validarea conformității documentelor prin recunoaștere automată a cerințelor. Sistemele A.I. pot sugera formulări juridice sau tehnice adecvate în funcție de limbajul din documentația de atribuire.

• • Expertul tehnic și contabilul/finanțistul elaborează propunerea tehnică și financiară.
    
  • Juristul verifică conformitatea documentelor (ex. D.U.A.E., certificate, garanții).
    
  • Specialistul achiziții compilează toate documentele și le pregătește pentru S.E.A.P.
    
• Depunerea ofertei
  
  • Operatorul S.E.A.P. încarcă oferta în platformă, respectând termenul-limită (ex. 15 zile pentru procedura simplificată, respectiv 30 zile pentru licitația deschisă, conform Legea 98/2016).
    
  • Se verifică confirmarea de primire în S.E.A.P.
    

• Evaluarea și clarificările
  

În această fază, soluțiile bazate pe A.I. pot asista echipa prin generarea automată a răspunsurilor la clarificări, pe baza documentației preexistente și a modelelor de răspuns utilizate în proceduri anterioare.

• • Specialistul achiziții și expertul tehnic răspund rapid la cererile de clarificare (de obicei în 1-3 zile).
    
  • Juristul monitorizează procesul de evaluare și pregătește contestații, dacă este cazul.
    
• Adjudecarea și executarea
  
  • După câștigarea licitației, proiectantul/expertul tehnic coordonează planificarea lucrărilor.
    
  • Contabilul gestionează garanția de bună execuție și facturarea.
    
  • Coordonatorul supraveghează respectarea contractului și comunică cu autoritatea contractantă pentru recepția lucrărilor.
    

5. Conformitatea cu legislația națională

Ca ofertant, respectarea legislației este crucială pentru a evita descalificarea sau sancțiunile:

• Legea 98/20167: Reglementează participarea la licitații, inclusiv cerințele de calificare (art. 179-183) și excluderile (art. 164 – 167, ex. corupție, faliment).
  
• HG 395/20168: Detaliază normele pentru depunerea ofertelor și utilizarea SEAP.
  
• Legea 101/20169: Reglementează contestațiile (termen de 5-10 zile pentru depunere la CNSC).
  
• OUG 98/201710: Impune controlul ex-ante al ANAP pentru contracte mari, ceea ce poate întârzia evaluarea.
  
• Principii fundamentale: Transparență, tratament egal, proporționalitate (art. 2, Legea 98/2016).
  

6. Recomandări practice pentru ofertanți

• Optimizarea ofertei
  
  • Oferă un preț competitiv, dar realist, pentru a evita pierderi financiare în faza de execuție.
    
  • Analiza factorilor de evaluare în formarea prețului
    
  • Evidențiază experiența similară și capacitatea tehnică (ex. lucrări anterioare finalizate cu succes).
    
• Evitarea descalificării
  
  • Verifică atent toate cerințele caietului de sarcini (ex. documente obligatorii, termene).
    
  • Verifică cerințele de calificare
    
  • Asigură-te că garanția de participare este depusă corect (ex. scrisoare de garanție bancară, însoțită de dovada plății acesteia sau transfer).
    
• Contestații strategice
  
  • Depune contestații doar când există temei legal clar, pentru a evita costurile inutile (taxă C.N.S.C. : 2% din valoarea estimată, max. 100.000 lei).
    
• Monitorizarea concurenței
  
  • Analizează ofertele altor participanți din licitațiile anterioare (disponibile în S.E.A.P.) pentru a ajusta strategia de preț.
    

• Subcontractarea
  
  • Dacă se folosesc subcontractanți, aceștia se vor declara în D.U.A.E. și se va asigura că și aceștia, la rândul lor îndeplinesc cerințele de calificare (art. 170 din Legea 98/2016).
    

7. Resurse suplimentare

• Ghidurile ANAP – Disponibile pe www.anap.gov.ro, includ modele de DUAE și spețe practice.
  
• SEAP – Monitorizează zilnic pentru noi licitații și clarificări.
  
• e-Certis – Util pentru verificarea certificatelor necesare în licitații transfrontaliere.
  
• TED – Pentru licitații de lucrări peste pragul UE (5.548.000 EUR fără TVA).
  

Exemplu concret

Dacă firma ta vizează o licitație de lucrări de construcție a unei școli (valoare estimată: 2 milioane EUR fără TVA):

• Coordonatorul selectează licitația și verifică eligibilitatea firmei.
  
• Specialistul achiziții pregătește DUAE și certificatele (ex. ISO 9001, experiență similară).
  
• Proiectantul/Expertul tehnic elaborează planul de execuție și graficul Gantt.
  
• Finanțistul/Contabilul propune, în primă fază, un preț competitiv (ex. 1,95 milioane EUR), care va fi analizat și se va forma propunera financiară de către Coordonator și se va depune garanția de participare (39.000 EUR).
  
• Juristul verifică clauzele contractuale pentru penalități.
  
• Operatorul S.E.A.P. încarcă oferta cu 1 zi înainte de termen pentru a evita erorile.
  

Key Points

• 
  Organizarea unui birou de achiziții pentru licitații de lucrări implică o echipă cu roluri clare, adaptată legislației din România.
  
• Digitalizarea și achizițiile verzi vor fi esențiale în 2025, conform Planului Național de Redresare și Reziliență.
  

Adaptarea la 2025

Pregătiți-vă pentru un sistem complet de e-procurement până la 31 martie 2025 și integrați considerații ecologice, conform Planului Național de Achiziții Ecologice 2024–2027 Planul Național de Achiziții Ecologice 2024–2027.

Perspective

Din perspectiva unui ofertant care dorește să participe la licitații de lucrări în România, organizarea unui birou de achiziții eficient este crucială pentru a maximiza șansele de succes, respectând legislația națională și integrând cele mai bune practici pentru 2025. Acest articol explorează structura (posibilă) biroului, sarcinile fiecărui membru, conformitatea cu legislația și adaptarea la schimbările anticipate, bazându-se pe informațiile disponibile până la 24 mai 2025.

Context Legal și Reglementări

Legislația de bază pentru achizițiile publice în România include Legea nr. 98/2016 privind achizițiile publice, HG nr. 395/2016 pentru normele metodologice și alte acte normative relevante, specifice domeniului (Legea 10/1995 privind calitatea în construcţii, Hotărârea nr. 907/2016 privind etapele de elaborare şi conţinutul-cadru al documentaţiilor tehnico-economice aferente obiectivelor/proiectelor de investiţii finanţate din fonduri publice, HG 1/2018 pentru aprobarea condiţiilor generale şi specifice pentru anumite categorii de contracte de achiziţie aferente obiectivelor de investiţii finanţate din fonduri publice). Ca membru al Uniunii Europene, România transpune directivele europene, precum Directivele 2014/24/UE, 2014/25/UE și 2014/23/UE, care formează fundamentul cadrului legal.

Conform raportului „Public Procurement Laws and Regulations Report 2025 Romania”, nu există modificări majore ale legislației în 2025, dar există dezvoltări semnificative legate de digitalizare și sustenabilitate.

Planul Național de Redresare și Reziliență (P.N.R.R.) influențează procesul, cu termene precum implementarea completă a sistemului de e-procurement până la 31 martie 2025 și crearea unităților de achiziții comune până la 31 decembrie 2025. De asemenea, Planul Național de Achiziții Ecologice 2024–2027 Planul Național de Achiziții Ecologice 2024–2027 promovează integrarea specificațiilor ecologice, ceea ce afectează strategia ofertanților.

Pentru firme mici, rolurile pot fi combinate, dar toate responsabilitățile trebuie acoperite. De exemplu, specialistul achiziții poate gestiona și operațiunile S.E.A.P.

Sarcinile Fiecărui Membru

Mai jos este o detaliere a sarcinilor, integrând bunele practici pentru 2025

Bune Practici pentru Ofertanti în 2025

Conform „Public Procurement Laws and Regulations Report 2025 Romania”, iată cele mai importante bune practici pentru ofertanți

Aceste practici asigură conformitatea, competitivitatea și eficiența în procesul de licitație.

Organizarea și Optimizarea Biroul ui de Ofertare Achiziții Publice prin AI și Metodologie AGILE

Model integrat de resurse, roluri și fluxuri critice pentru pregătirea ofertelor competitive

1. Resurse Necesare – Disponibilități vs Capabilități

2. Matrice RACI17 – Roluri și Interacțiuni în Echipă

3. Flux Critic de Activități – Model AGILE18

Faza 0 – Inițiere Sprint
• Reuniune zilnică (stand-up)
• Stabilire licitații prioritare

Faza 1 – Detectare licitații
• AI, HERMIX identifică proceduri
• Alocare taskuri (prin Trello, HERMIX)

Faza 2 – Analiză documentație
• Jurist + inginer analizează FdA, CS, modele formulare
• AI, HERMIX extrage cerințe și le corelează

Faza 3 – Pregătire ofertă
• Inginerul și economistul redactează oferta
• AI sugerează formulări, verifică completitudinea

Faza 4 – Verificare internă
• Sesiune de tip Review Sprint
• Validare de echipă + AI de conformitate

Faza 5 – Depunere
• Juristul sau economistul depune în SEAP
• Notificare echipă: „Ofertă depusă cu succes”

Faza 6 – Retro și Lessons Learned
• Analiză feedback autoritate
• Adaptare proces pentru proceduri viitoare

4. Sinergia Om – AI în Achiziții Publice

Adaptarea la Schimbările din 2025

• Unități de achiziții centralizate – Până la 31 decembrie 2025, vor fi create și alte unități de achiziții centralizate, ceea ce poate influența modul în care se organizează licitațiile.
  
• Achiziții ecologice – Deși Legea nr. 69/2016 a fost abrogată în ianuarie 2024, Planul Național de Achiziții Ecologice 2024–2027 rămâne relevant. Integrați specificații ecologice în oferte pentru a fi competitivi.
  

Concluzie

Organizarea unui birou de achiziții ca ofertant în 2025 implică o structură clară, cu roluri bine definite, respectând legislația națională și integrând bunele practici.

Surse

ANAP (Agenția Națională pentru Achiziții Publice) : https://anap.gov.ro/

SEAP (Sistemul Electronic de Achiziții Publice) : www.e-licitatie.ro

CNSC (Consiliul Național de Soluționare a Contestațiilor) : http://www.cnsc.ro/

Monitorul Oficial : https://www.monitoruloficial.ro/

E-Consultare.gov.ro: Proiectul de Hotărâre a Guvernului pentru aprobarea Planului național de achiziții ecologice 2025-2030 – E-Consultare.gov.ro – Participă la decizia publică!

2 Tenders Electronic Daily, https://ted.europa.eu/en/

3 Agenția Națională pentru Achiziții Publice, https://anap.gov.ro/web/prezentare-valori-obiective-misiune/

4 Consiliul Național de Soluționare a Contestațiilor, http://portal.cnsc.ro/

5 Achiziții publice, licitații și contracte în cadrul Uniunii Europene, https://european-union.europa.eu/live-work-study/public-contracts_ro

6 Win public contracts with AI, https://app.hermix.com/

7 https://anap.gov.ro/web/legea-nr-982016-privind-achizitiile-publice/

8 https://anap.gov.ro/web/hotararea-nr-3952016-pentru-aprobarea-normelor-metodologice-de-aplicare-a-prevederilor-referitoare-la-atribuirea-contractului-de-achizitie-publicaacordului-cadru-din-legea-nr-982016-privind-achiz/

9 https://anap.gov.ro/web/legea-nr-1012016-privind-remediile-si-caile-de-atac-in-materie-de-atribuire-a-contractelor-de-achizitie-publica-a-contractelor-sectoriale-si-a-contractelor-de-concesiune-de-lucrari-si-concesiune-de/

10 https://anap.gov.ro/web/ordonanta-de-urgenta-a-guvernului-nr-98-2017-din-14-decembrie-2017-privind-functia-de-control-ex-ante-al-procesului-de-atribuire-a-contractelor-acordurilor-cadru-de-achizitie-publica-a-contractelor/

11 Win public contracts with AI, https://app.hermix.com/

12 Project management in Slack means you can manage your entire team’s work from start to finish, right where you’re already working. https://slack.com/solutions/project-management

13 Trello’s boards, lists, and cards enable teams to go from ideas to action in seconds. Visual and easy-to-use, Trello helps teams bring projects to life and keep them moving forward. https://trello.com/teams/engineering

14 The AI workspace that works for you, https://www.notion.com/product/ai

15 Sistem Informatic Colaborativ pentru mediu performant de desfășurare al Achizițiilor Publice – SICAP, https://e-licitatie.ro/pub/notices/contract-notices/list/12/1

16 Tenders Electronic Daily, https://ted.europa.eu/en/

17 R = Responsible, A = accountable, C = consulted, I = informed

18 Agile software development is more than practices such as pair programming, test-driven development, stand-ups (daily meetings), sprint planning, and sprints (iterations).https://agilealliance.org/agil e101/