e-Greu cu transformarea digitală din fiscalitatea românească? Provocări și soluții la implementarea e-Factura, e-Transport, e-TVA și SAF-T

Digitalizarea fiscalității ar trebuie să ducă la o eficientizare a proceselor și la reducerea evaziunii fiscale. Încă de acum doi ani, România a început implementarea unor instrumente inovatoare precum e-Factura, e-Transport, e-TVA și SAF-T care însă poartă cu ele responsabilități și costuri pentru afacerile din România.

Iată de ce, în acest articol vom detalia de ce sunt importante aceste măsuri și cum trebuie să se pregatească afacerile pentru a le integra cât mai bine în activitate.

e-Factura

e-Factura reprezintă un sistem electronic de facturare, lansat oficial în România în iulie 2021, prin care facturile sunt emise, transmise și primite în format electronic.

Știm că implementarea e-Factura contribuie la reducerea birocrației, duce la creșterea transparenței și a trasabilității tranzacțiilor, eficientizează colectarea TVA și reduce frauda fiscală.

Dar știm și că se bazează pe un sistem imperfect din punct de vedere tehnic, care înregistrează erori, de aceea există software-uri de contabilitate care au integrat sistemul naţional de facturare electronică RO e-Factura și care au introdus în promisiunile lor către clienți promisiuni precum “în cazul în care serverul ANAF este indisponibil, vom reîncerca automat încărcarea facturilor la fiecare 45 de minute, timp de 4 zile, adică de mai mult de 150 de ori”.

“Clienților noștri le spunem încă de la început că este critic să facă aceste trei acțiuni: să investească într-un software compatibil cu sistemul e-Factura, fie că aleg să-l creeze de la zero sau să se aboneze la un sistem deja existent și testat; să-și instruiască personalul în utilizarea noului sistem și în cunoașterea metodologiei e-Factura; să se asigure că partenerii de afaceri sunt, la rândul lor, pregătiți și aliniați. Așadar, deși sistemul este gândit să ajute la scăderea, pe termen lung, a costurilor administrative pentru companii, implementarea lui necesită o serie de costuri de început”, menționează Ovidiu Dinulescu, Cofondator High Financial Solutions, expert în strategii de business.

e-Transport

e-Transport este un sistem de monitorizare electronică a transporturilor de bunuri pe teritoriul României. Acest sistem permite urmărirea în timp real a bunurilor transportate, oferind autorităților fiscale date precise și actualizate despre mișcările mărfurilor. El a fost introdus în România în iulie 2022, devenind obligatoriu pentru transporturile de bunuri cu risc fiscal ridicat. Acesta include, de exemplu, alcoolul, tutunul și combustibilii.

Gândit pentru a reduce contrabanda și traficul ilicit de bunuri, pentru a crește veniturile la bugetul de stat prin combaterea evaziunii fiscal și desigur, pentru a îmbunătăți controlului asupra transporturilor de bunuri periculoase, și acest sistem implica pregătire din partea antreprenorilor.

„Implementarea sistemelor e-Factura și e-Transport a reprezentat o adevărată provocare pentru compania noastră de import vehicule electrice. Am realizat rapid că pentru a ne conforma noilor reglementări, era necesar să facem modificări semnificative în modul nostru de operare. În primul rând, am format rapid un angajat din echipa de contabilitate care acum e dedicat exclusiv gestionării cerințelor e-Transport. Aceasta a fost o decizie inevitabilă, având în vedere complexitatea și volumul de date pe care trebuie să le gestionăm zilnic. Alte companii au recrutat din extern. De asemenea, pentru că nu deținem propria flotă auto de transport marfa, a trebuit să ne evaluăm colaborările logistice și să selectăm furnizori autorizați, compatibili cu cerințele e-Transport. Aceasta a adăugat un strat suplimentar de dificultate, fiind necesară verificarea riguroasă a tuturor partenerilor pentru a ne asigura că respectă standardele impuse. Pe lângă toate aceste modificări operaționale, a devenit urgent să ne regândim strategia de business cu ajutorul unui consultant. Consilierul ne-a ajutat să identificăm oportunitățile de optimizare a proceselor și să integrăm noile tehnologii în fluxul nostru de lucru. Fără această perspectivă externă, adaptarea ar fi fost mult mai dificilă” afirma Cosmin Prună, CEO & fondator RC Zone Cafe, companie importatoare de vehicule electrice.

“Implementarea e-Factura și e-Transport a venit cu costuri suplimentare semnificative pentru multe afaceri. Investițiile în software nou, formarea angajaților sau recrutarea externă și ajustările logistice au pus presiune asupra bugetelor” continuă Ovidiu Dinulescu. “Totuși, în ciuda acestor presiuni, partenerii companiei noastre de consultanță, High Financial Solutions, sunt conștienți că aceste măsuri vor aduce beneficii pe termen lung prin creșterea eficienței și reducerea riscurilor de neconformitate. În concluzie, adaptarea la e-Factura și e-Transport, deși este un proces complex și costisitor, este esențial pentru ca firmele să rămână competitive și conforme cu legislația actuală.”

Însă realitatea schimbărilor pe care multe companii trebuie să le facă pentru a se adapta noilor reglementări fiscale și logistice mai conține și următoarele două provocări.

e-TVA

e-TVA este un sistem electronic de administrare a TVA-ului, care facilitează depunerea declarațiilor și plata TVA-ului într-un mod mai simplu și mai eficient. Implementarea e-TVA este planificată pentru 2024, cu prevederi ce vor intra în vigoare chiar și în 2025, cu scopul de a simplifica și digitaliza complet procesele de gestionare a TVA.

În perspectiva implementării acestui nou sistem, companiile trebuie să pună la bătaie resurse financiare și de timp ca să actualizeze sistemele contabile pentru a fi compatibile cu cerințele e-TVA; să-și instruiască personalul în privința noilor proceduri de raportare și plată și să monitorizeze legislația fiscală pentru a se asigura de conformitatea continuă. De asemenea, trebuie să se pregateasca pentru eventuale acțiuni adiministrative și legale în cazul probabil al unei comunicării imprerfecte între stat și antreprenori.

SAF-T: Standard Audit File for Tax

SAF-T este un fișier standardizat pentru auditul fiscal, care permite transmiterea electronică a datelor contabile către autoritățile fiscale. Acesta include informații detaliate despre tranzacții, stocuri, active și pasive, oferind o transparență completă asupra activităților economice ale unei companii. SAF-T a devenit obligatoriu pentru marile companii începând cu 1 ianuarie 2022, iar pentru celelalte categorii de contribuabili se va implementa treptat până în 2025. Din punct de vedere al impactului economic, implementarea SAF-T aduce creșterea eficienței controalelor fiscale, reducerea evaziunii fiscale prin transparență sporită și simplificarea proceselor de audit & reducerea costurilor aferente.

Însă, cum să se pregătească antreprenorii?

Conform specialiștilor High Financial Solutions, companiile – unele deja au făcut asta – trebuie să investească în sisteme ERP care să permită generarea fișierelor SAF-T, să asigure integritatea și acuratețea datelor contabile și să colaboreze cu consultanți fiscali pentru a înțelege pe deplin cerințele SAF-T.

Așadar, pentru a se conforma noilor reglementări fiscale digitale, companiile din România trebuie să adopte o serie de măsuri tehnologice și organizatorice. Prin pregătirea adecvată și adoptarea noilor tehnologii, antreprenorii pot asigura o tranziție lină către e-Factura, e-Transport, e-TVA și SAF-T și pot beneficia de avantajele unei economii digitale moderne.