Selectarea metodei de achiziție

Autor: Dipl. ing. Ovidiu SLIMAC – Specialist, Expert în Achiziții Publice

Lectura 4 – Selectarea metodei de achiziție

Am fost acolo, am avut nevoie de ajutor. Sunt aici. Ofer ajutor.

Lecția 4 – Identificarea și selectarea metodei

Identificarea și selectarea metodei de achiziție

Introducere

În majoritatea ghidurilor și manualelor privind achizițiile publice, metodele de achiziții sunt identificate cu denumiri diferite pentru grupurile de categorii de achiziții. În general, achizițiile de bunuri și lucrările de construcții (uneori inclusiv serviciile care nu sunt de consultanță) sunt grupate separat de achizițiile de servicii de consultanță. Există metode de achiziție specifice identificate pentru fiecare grup.

În ciuda diferențelor dintre denumirile metodelor de achiziție identificate pentru fiecare grup, acestea se încadrează în două mari categorii:

1. metode de achiziție concurențială și
   
2. metode de achiziție necompetitive.
   

Tipuri de metode de achiziție

Metodele de achiziții publice sunt modalitățile prin care autoritățile (1) contractante dobândesc bunuri, servicii și lucrări de construcții. Metodele competitive sunt preferate deoarece tind să promoveze transparența, economia și eficiența și să limiteze favoritismul.

(1) Pot fi și entități în conceptul Legislației românești și alte categorii de cumpărători așa cum sunt ele definite

Există mai multe metode de achiziții publice. Majoritatea sunt clasificate în general în următoarele tipuri definite în modelele UNCITRAL (2) privind achizițiile publice.

Acestea sunt:

• licitație deschisă,
  
• cerere de propuneri,
  
• licitația în două etape,
  
• licitație restrânsă,
  
• cerere de cotații de preț, și
  
• achiziții cu / dintr-o o singură sursă.

Dintre metodele de achiziții publice menționate mai sus, licitația deschisă, cererea de propuneri și licitația în două etape sunt considerate competitive, deoarece documentele de ofertare sunt publicitate și puse la dispoziția tuturor companiilor calificate interesate să concureze pentru atribuire. În schimb, cererea de cotații de preț și achizițiile cu / dintr-o o singură sursă sunt considerate metode de achiziție necompetitive, deoarece invitația de a depune oferte este trimisă numai către companii sau persoane identificate în mod specific și invitate de către entitatea achizitoare.

În ceea ce privește licitația restrânsă, se dezbate dacă este vorba de o metodă de achiziție competitivă sau necompetitivă. În acest ghid, metoda de achiziție cu licitație restrânsă este considerată necompetitivă, deoarece documentele de ofertare și invitațiile sunt trimise numai unui număr limitat de furnizori, contractori sau furnizori de servicii.

Metodele competitive de achiziție

Licitația deschisă

Licitația deschisă este metoda de achiziție competitivă preferată de profesioniștii din achizitii și folosită pentru achiziția de bunuri, servicii și lucrări de construcții. Se execută în conformitate cu procedurile stabilite de regulile din achiziții publice și detaliate în documentația de licitație standard.

Licitația deschisă este, de asemenea, cunoscută sub denumirea de licitație competitivă deschisă (națională sau internațională), competiție deschisă sau solicitare deschisă. Anunțurile de achiziții utilizate pentru a solicita sume licitate pentru aceste cerințe sunt identificate ca: Invitație pentru licitație sau Invitație la ofertă.

Cerințele esențiale ale licitației deschise sunt următoarele:

• Au specificații tehnice neutre și clare,
  

(2) UNCITRAL Model Law on Public Procurement

• Este deschisă tuturor ofertanților calificați și interesați,
  
• Are criterii obiective de calificare,
  
• Este anunțață atât la nivel local cât și / sau internațional, când este necesar,
  
• Are criterii clare și obiective de evaluare, și
  
• Este acordat furnizorului cu cel mai mic cost (3), fără negocieri contractuale.
  

Se poate argumenta că, deși licitația deschisă ar trebui să încurajeze concurența, aceasta este în cea mai mare parte bazată pe proceduri și a fost proiectată în principal pentru achiziționarea de bunuri simple. Astfel, poate părea a nu fi potrivită pentru achiziții complexe, în cazul în care accentul este pus mai mult pe partea de output și de rezultat din procesul de contractare, mai degrabă decât pe respectarea strictă a standardelor.

Accentul pe cel mai mic preț de obicei, nu ia în considerare costul pe durata de viață a bunurilor, serviciilor sau lucrărilor, care ar putea duce la un preț global mai mare din cauza costurilor de întreținere, de sprijin post-vânzare, și chiar și la evacuarea bunurilor la atingerea sfârșitului ciclului lor util de viaţă. Cu toate acestea, acest lucru nu implică neapărat faptul că un element mai mare preț nu poate implica, de asemenea, costuri suplimentare.

8 dezavantaje ale procesului de licitație deschisă:

1. Termen îndelungat pentru finalizarea acțiunii de achiziție,
   
2. Necesită respectarea strictă a procedurilor,
   
3. Își asumă capacitatea internă existentă pentru finalizarea specificațiilor tehnice clare și precise,
   
4. Restricționează participarea furnizorilor la stabilirea specificațiilor tehnice,
   
5. Limitează posibilitatea de a construi o relație pe termen lung cu furnizorii,
   
6. Se concentrează numai pe o soluție de cel mai mic cost,
   
7. Suprimă inovarea, și
   
8. Formalismul excesiv poate limita participarea furnizorilor la procesul de licitare.
   

Cererea de propuneri (RFP – Request for Proposals)

Cererea de propuneri (RFP) (4) este o metodă de achiziții ”cu două plicuri” (5) care poate fi utilizată pentru bunuri, servicii sau lucrări. Se utilizează atunci când furnizorii, contractorii sau prestatorii de servicii se așteaptă să propună o soluție specifică (metodologie și plan de lucru) pentru îndeplinirea unei cerințe specifice.

(3) Depinde de criteriul ales dar cel mai uzual este ”prețul”

(4) Mai jos sunt etalate diferențele suplimentare în aplicarea ”cererii de propuneri” (diferențe care ar putea provoca o anumită confuzie cu privire la această metodă. Conform Ghidurilor de achiziții publice ale majorității băncilor internaționale de dezvoltare: Banca Mondială, Banca Asiatică de Dezvoltare, Banca de Dezvoltare Africană și ale unor entități donatoare, cum ar fi Millennium Challenge Corporation, cererea de propuneri este utilizată în principal pentru angajarea firmelor de consultanță. Dar metoda de achiziție în două etape, din punct de vedere tehnic, de asemenea, o cerere de propunere, așa cum este explicat mai jos, este rezervată achiziționării de bunuri, lucrări de construcție și servicii non-consultanță. Manualele de achiziții din multe țări urmează și acest sistem de utilizare a cererii de propuneri în principal pentru selecția firmelor de consultanță.

Ofertanți sunt obligați să depună propuneri tehnice și financiare în două plicuri separate. Propunerea tehnică este evaluată în primul rând și se clasează în conformitate cu criteriile de evaluare prestabilite. Se deschid și se evaluează numai propunerile financiare ale ofertanții care îndeplinesc criteriul de calificare minim (scor) privind evaluarea tehnică, după cum este menționat în RFP.

Metoda RFP diferă de licitația deschisă în șase moduri fundamentale:

1. Propunerile sunt prezentate în două plicuri sigilate,
   
2. În cadrul evenimentului de deschidere, propunerile financiare nu sunt deschise și sunt sigilate,
   
3. Propunerile financiare sunt deschise public numai după finalizarea evaluării propunerilor tehnice,
   
4. Sunt deschise doar propunerile financiare ale ofertanților care obțin o notă de calificare minimă sau mai mare, așa cum este indicat în RFP,
   
5. Selecția se bazează pe o soluție propusă și nu numai pe preț, și
   
6. Suma punctajelor ponderate combinate ale propunerilor tehnice și financiare determină ofertantul câștigător cu care se negociază contractul (6).

Enumerăm patru exemple de proceduri de selecție pentru serviciile de consultanță care utilizează cererea de propuneri:

1. Selecție bazată pe calitate și costuri (Quality and cost-based selection – QCBS),
   
2. Selectarea bazată pe calitate (Quality based selection – QBS),
   
3. Selectarea bugetului fix (Fixed budget selection – FBS) și
   
4. Selectarea celor mai mici costuri (Least-cost selection – LCS).
   

În plus, modelul UNCITRAL (7) privind achizițiile publice identifică trei tipuri diferite de cereri de propuneri:

1. 1. cererea de propuneri fără negocieri (articolul 47),
      
   2. cererea de propuneri cu dialog (articolul 48) și
      
   3. cererea de propuneri cu negocieri consecutive (articolul 50).
      

În ciuda celor de mai sus, există patru caracteristici esențiale ale cererii de propuneri:

1. Se primesc propuneri sigilate (tehnice și financiare) ca răspuns la un apel de propuneri,
   
2. Propunerile tehnice sunt deschise și evaluate înainte de deschiderea propunerilor financiare,
   

(5) Foarte asemănătoare unei proceduri simplificate în care criteriul de atribuire este : ”cea mai avantajoasă ofertă din punct de vedere economic”

(6) Evident doar în condițiile specificate în cadrul documentației și a clauzelor permise a fi negociate

(7) UNCITRAL Model Law on Public Procurement (https://uncitral.un.org/en/texts/procurement/modellaw/public_procurement

1. Doar propunerile financiare ale ofertanților care obțin un punctaj minim stipulat sunt deschise public,
   
2. Contractul final este atribuit în funcție de cel mai mare punctaj combinat, mai degrabă decât cel mai mic preț, cu excepția procedurilor de selecție bazată pe calitate, selecție bugetară fixă și proceduri de selecție cu costuri minime.

Licitația în două etape

Licitația în două etape este similară cu cererea de propuneri, deoarece propunerile tehnice și financiare sunt prezentate separat, una înainte de cealaltă, mai degrabă decât simultan. O caracteristică cheie a acestei metode de achiziție este aceea că depunerea de propuneri are loc în două etape.

O altă caracteristică este că ofertanții pot ajuta la definirea cerinței tehnice și a sferei de muncă. Licitația în două etape este utilizată pentru achiziționarea de bunuri, servicii și lucrări de construcții și există mai multe modalități prin care se poate desfășura procesul de achiziție.

Există multe variații ale metodei de licitație în două etape, dar având în vedere complexitatea utilizării acestei metode, doar avantajele și dezavantajele vor fi puse pe tapet în acest text.

Nouă avantaje ale utilizării procesului de licitație în două etape:

potențiali la definirea specificațiilor tehnice (8) și a scopului executării lucrărilor.

riscurile în timpul punerii în aplicare a contractului.

activitate al misiunii, prin propunerea lor tehnică și discuțiile de clarificare.

4. Calendarul activităților celei de-a doua etape a procesului de licitație este redus.

sferei de lucru convenite.

specificațiilor tehnice și a sferei de lucru.

tehnice și a scopului lucrării.

8. Contractul este negociat pe baza specificațiilor tehnice și a domeniului de muncă convenite, și

9. Există mai multă certitudine cu privire la calificările preferate de autoritatea contractantă.

(8) Haideți, știți că este vorba de minunata consultare … a … pieții. Model aici: https://achizitiipublice.gov.ro/workflows/view/269

Patru dezavantaje ale utilizării procesului de licitație în două etape:

1. Proces prelungit de achiziții, deoarece procesul de licitație se desfășoară în două etape.
   
2. Negocierile din cea de-a doua etapă cu cel mai bine cotat ofertant s-ar putea dovedi dificile și prelungit.
   
3. Există riscul creșterii prețurilor, iar negocierile devin contradictorii în a doua etapă.
   
4. Odată ce o firmă este selectată pentru negocieri, concurența este pierdută, iar acest lucru poate afecta prețul contractului.
   

Metodele non-competitive de achiziție

Diferitele metode necompetitive discutate mai jos sunt următoarele: licitație restrânsă, cerere de ofertă și achiziții unice.

Licitația restrânsă

Licitația restrânsă este o metodă de achiziție care limitează cererea de oferte la un număr restrâns de furnizori, contractanți sau prestatori de servicii. Această metodă de achiziții este, de asemenea, denumită: achiziție limitativă și licitație selectivă.

O caracteristică de bază a acestei metode este că concurența se limitează la un număr limitat de firme, fie pentru că sunt singurele calificate să îndeplinească cerința ori anumite condiții justifică utilizarea unui număr limitat de firme pentru a reduce timpul și costul procesului de selecție.

O procedură ar trebui să fie în vigoare pentru stabilirea parametrilor clari pentru a putea mai apoi decide cu privire la numărul și tipurile de firme care pot fi invitate să depună oferte. Acest lucru ar depinde, de asemenea, de prevederile normelor privind achizițiile publice (9).

Cererea de cotații de preț

Cererea de cotații de preț este o metodă de achiziție folosită pentru achiziții de valoare mică, de bunuri disponibile pe raftul magazinelor, lucrări de construcție cu valoare mică sau servicii de mică valoare. Este, de asemenea, cunoscută sub denumirea de ”Hai la Cumpărături” sau ”Solicitare de ofertă (de preț)” și nu necesită pregătirea documentelor de ofertare în modul necesar pentru licitație deschisă, cerere de propuneri sau licitație în două etape.

Această metodă de achiziție nu este concurențială, deoarece cerința nu este de obicei publicizată, iar entitatea contractantă este autorizată să solicite oferte de la un număr limitat de contractori, furnizori sau furnizori de servicii, de obicei cel puțin trei. (10)

(9) În funcție de fondurile ce se vor primi și donatorul acestora, pot fi naționale, transnaționale, intenaționale.

(10) Iată de unde vine și cutuma celor 3 ofertanți.

Această metodă de achiziție este utilizată în condițiile definite în normele de achiziții și, în consecință, ofertele pot fi solicitate în scris, prin e-mail, fax sau curier, dar de obicei nu telefonic (decât dacă se va obține ulterior și confirmarea scrisă a celor verbalizate).

Uneori, există limitări stabilite pentru perioada de timp sau frecvența în care această metodă poate fi utilizată pentru achiziționarea de bunuri, lucrări sau servicii similare. Aceste limitări sunt concepute pentru a împiedica entitatea contractantă să împartă cerințele (pragurile) pentru ca acestea să se încadreze în pragul necesar pentru a justifica utilizarea cererii de ofertă de preț.

Ofertele primite ca răspuns la o solicitare de cotații, trebuie evaluate pentru respectarea specificațiilor tehnice sau a domeniului de activitate al cerinței, pe lângă cerințele administrative ale cererii de ofertă de preț. O comparație a prețurilor cotațiilor conforme se face după determinarea conformității administrative și tehnice, iar apoi se semnează o Notă de comandă de achiziție (se poate încheia și un Contract cu capitole minimale) cu firma care oferă cea mai mică ofertă de preț și data acceptabilă de livrare sau finalizare.

Există avantaje și dezavantaje ale utilizării cererii de oferte:

Avantaje:

• Timpul de livrare al achizițiilor este scurtat în mod semnificativ, deoarece nu este necesară pregătirea documentelor de ofertare sau publicitatea cererii; perioada de primire a ofertelor este de asemenea redusă în mod egal.
  
• Numărul ofertelor primite este limitat la numărul de ofertanți de la care au fost solicitate ofertele, astfel încât perioada procesului de selecție este redusă.
  
• Autoritățile / Entitățile contractante și solicitante au, de obicei, o idee bună unde și de la ce firme pot fi achiziționate bunurile, serviciile sau lucrările, deci există o probabilitate mai mare de răspuns la cererea de oferte.
  

Dezavantaje:

• Metoda solicitării de cotații de preț este susceptibilă de a fi utilizată în mod necorespunzător, deoarece autoritatea / entitatea achizitoare decide de la care furnizori, contractanți sau furnizori de servicii să solicite ofertele.
  
• Cererea de cotații de preț este, de asemenea, predispusă la utilizarea greșită prin împărțirea cerințelor în dimensiuni mai mici, pentru a justifica utilizarea acestei metode de achiziții.
  
• Utilizarea acestei metode ar putea conduce cu ușurință la solicitarea repetată a ofertelor de la un număr select(abil) de firme, chiar și atunci când bunurile, serviciile sau lucrările sunt disponibile de la o gamă largă de furnizori.

Achiziții cu / dintr-o singură sursă

Achiziționarea de bunuri, servicii și lucrări de construcție dintr-o singură sursă este denumită: achiziții cu sursă unică, sau achiziții directe. Aceasta este în mod clar o metodă de achiziție non-competitivă și ar trebui utilizată numai în circumstanțe excepționale; și anume:

În situații de urgență,

Când o singură firmă sau individ este calificată pentru a îndeplini cerința,

Pentru continuarea lucrărilor anterioare sau suplimentare care nu pot fi achiziționate de la o altă firmă sau individ din cauza brevetului, a problemelor de compatibilitate sau a drepturilor exclusive,

Atunci când utilizarea acestei metode reprezintă un avantaj clar față de utilizarea unei metode de achiziții competitive, în condițiile legislative acceptate,

Pentru achiziționarea de bunuri aferente care sunt disponibile numai dintr-o sursă sau Când alte situații prevăzute în normele de achiziții justifică utilizarea acesteia.

Utilizarea acestei metode ar trebui să fie precedată de un proces riguros de justificare și aprobare. Această justificare ar trebui să identifice în mod clar :

1. 1. entitatea solicitantă,
      
   2. să descrie cerința,
      
   3. să adreseze motivul pentru care cerința nu poate fi completată decât de la sursa identificată,
      
   4. acțiunile întreprinse pentru identificarea surselor suplimentare,
      
   5. costul total al obiectului solicitării și
      
   6. orice acțiuni planificate pentru a preveni necesitatea achiziționării dintr-o singură sursă.
      

Final prevăzut:

Să nu uităm de:

Principiul celor 5 C

Cei 5 C

Principiul Achizițiilor Corecte Cei 5 C

1. 1. • Calitatea CORECTĂ
        
      • Cantitatea CORECTĂ
        
      • Locul CORECT
        
      • Timpul CORECT
        
      • Prețul CORECT
        

Scopul administrării contractelor este de a asigura mecanisme adecvate pentru monitorizarea și evaluarea performanțelor contractanților, furnizorilor și a prestatorilor de servicii în îndeplinirea obligațiilor contractuale și pentru a se asigura că sunt întreprinse acțiunile corespunzătoare pentru remedierea rapidă a oricăror deficiențe constatate în executarea contractului sau în domeniul de aplicare al contractului cât și termenii și condițiile contractuale.

Pe baza obiectivelor specifice, există o distincție clară între achizițiile publice și administrarea contractelor. Această distincție, departe de a diminua importanța uneia, spre deosebire de cealaltă, o întărește cu adevărat pe fiecare, identificând și concentrându-se asupra scopului specific al fiecăreia.