Baza planificării în achiziții

Autor: Dipl. ing. Ovidiu SLIMAC – Specialist, Expert în Achiziții Publice

Lectura 3 – Planificarea

Am fost acolo, am avut nevoie de ajutor. Sunt aici. Ofer ajutor.

Lecția 3. Baza planificării în achiziții

Introducere

Este nevoie de planificare în achiziții?

Se știe că un plan, o planificare este doar o proiecție proprie, deoarece deja știm asta, nu avem și nici nu putem controla viitorul. Atunci de ce ne mai chinuim să planificăm? Pentru că dorim să ne stabilim obiective și avem (totuși) așteptări asupra modului în care va arăta viitorul. Și deși lucrurile nu funcționează aproape exact (sunt optimis, evident) așa cum am planificat, atunci când ne iese, suntem mulțumiți și când nu, nu suntem, conform principiului lui ”este” :

Când este este, când nu este nu este, asta este!

Planificarea achizițiilor nu este total diferită de ideea anterior expusă. Planificăm achizițiile pentru perioada următoare, (îndeobște asta ar trebui să facem la finalul anului pentru anul viitor, vă aduceți aminte de acel P.A.A.P. 1) știind că este doar vorba despre „cel mai bun scenariu”, pe care noi ni-l putem imagina, cu datele avute la acel moment. Încercăm să planificăm incertitudinile, dar atunci când planul nu funcționează, acestea (incertitudinile și rezultatul lor) ne oferă o indicație despre ce a mers prost și cum putem folosi acest lucru pentru a îmbunătăți viitoarele noastre exerciții de planificare. În timpul execuției, cu cât vom ajunge mai aproape de performanța atingerii obiectivelor, conform planului inițial, cu atât mai bine.

Evaluarea nevoilor și determinarea cerințelor

Ciclul achizițiilor publice începe cu identificarea nevoii și, prin evaluarea acestei nevoi, se stabilește dacă există o cerință adevărată. Nevoia de a traversa un râu, un fluviu, Dunărea chiar, ar putea crea o cerință pentru a construi un pod sau pentru a utiliza un feribot sau o barcă.

Planificarea efectivă pentru îndeplinirea unei cerințe se face de obicei în faza de bugetare anuală. Autoritățile responsabile își identifică nevoile și își vor aduce aportul la întocmirea bugetului anual, prin referatele de necesitate întocmite de structurile componente proprii sau din subordine, unde este cazul.

În cadrul managementului proiectului, în faza de inițiere, beneficiarul direct pregătește propunerea sa pe care o va susține și prezenta entității asiguratoare de buget (autoritate contractantă, care are resurse proprii, bugetul de stat, banca finanțatoare, fonduri atrase, fonduri europene, etc.) pentru examinare. Cerințele sunt identificate și planurile bugetare sunt elaborate acum în această etapă, conform propunerii.

Înainte de depunerea unei cerințe către autoritatea contractantă, alocarea bugetară trebuie asigurată pentru a asigura disponibilitatea fondurilor pentru îndeplinirea cerinței. Aceasta trebuie comunicată în mod oficial autorității contractante înainte ca orice acțiune să fie luată în vederea achiziționării de bunuri și servicii 2.

Planificarea prealabilă a achizițiilor

În timpul determinării cerințelor, este important să se pregătească un plan preliminar de achiziții și o strategie (anuală) de achiziții, pentru a evita orice așteptări false cu privire la perioada în care va avea loc achiziția, perioadă care determină când îndeplinirea cerinței poate fi rezonabil de așteptat să fie îndeplinită ca urmare a aplicării procesului / procedurii de achiziție.

Evident, după ce aceste cerințe au fost aprobată și bugetul alocat, planul de achiziții1 final va fi pregătit și ar trebui și urmat (și modificat, după caz). Planificarea prealabilă a achizițiilor este utilă în această etapă timpurie pentru toate părțile interesate (în special pentru beneficiarul solicitant) pentru a evita a avea așteptări nerealiste cu privire la momentul în care va fi atribuit contractul și bunurile sau serviciile primite2. Ai fost și tu dragă CAP (CPO)3, în situația în care conducătorul de ”atelaj”4 vroia ca achiziția respective să fie făcută exact în acel moment în care discutați despr aceasta. Desigur. Deci, colegule, știi despre ce vorbim.

Așadar, atunci când se stabilește și se evaluează fezabilitatea cerințelor, planificarea prealabilă a achizițiilor servește pentru a oferi unele asigurări cu privire la ceea ce poate fi de așteptat în ceea ce privește intervalul de timp pentru solicitarea și primirea ofertelor, evaluarea ofertelor, negocierile contractuale, atribuirea și implementarea contractului de achiziție.

10 idei profane despre planificarea achizițiilor de către conducători de atelaje

1. Începeți cu vizualizarea și imaginarea rezultatului dorit (în propria dumneavoastră minte). (Vroiam să ajung la magicul număr 10, sunt deci 9 + 1 idei, cum sună acum ?)
   
2. După identificarea inițială a cerințelor, asigurați-vă de asistența unui specialist expert în domeniul achizițiilor (practician cu experiență, o persoană pe care veți dori să o mai vedeți și cu alte ocazii) pentru consiliere (metodologică, de proces, de sistem).
   

2 Am stabilit într-un alt articol, că de fapt și achizițiile de lucrări sunt de fapt prestatoare de servicii aduse comunității, exemplul de bază fiind edificarea unui spital (care va fi construit în urma încheierii unui contract de achiziție de lucrări, deși scopul său final este acela de a presta servicii medicale tuturor persoanelor în nevoie din acel areal geografic, determinat de un studiu de oportunitate.

3 CAP = Consilier Achiziții Publice, vezi noul cod administrativ, asimilat cu consilierul de sistem achiziții (CPO = Chief Procurement Officer)

4 A se citi: autoritate/entitate contractantă, serviciu deconcentrat, spital, primărie, consiliu județean, minister, furnizor de gaze, energie electrică, etc.

3. Formați o echipă formată din persoane (personal) din toate departamentele, care pot și vor contribui prin expertiza lor la descrierea cerinței de achiziții.

4. Asigurați-vă că veți avea alocarea bugetului pentru fiecare cerință de achiziții.

5. Determinați nevoia de asistență tehnică pentru elaborarea specificațiilor tehnice, termenii de referință sau pentru a ajuta la evaluarea ofertelor / propunerilor.

6. Identificați cerințele specifice ale achiziției respective și secvența în care acestea vor trebui să fie achiziționate.

7. Determinați disponibilitatea pieței (5).

8. Caută oportunități de stabilire a cerințelor similare care să fie în concordanță cu documentațiile de atribuire verificate și acceptate de A.N.A.P. (6), pentru a economisi timp și bani.

9. Fii realist cu privire la datele scontate de atribuire a contractului, prin identificarea timpurie a celei mai potrivite metode de achiziție.

10. Identifică nevoia reală de accelerare a procedurii și solicitați aprobarea pentru achiziții de urgență și dintr-o singură sursă.

Metoda de achiziție

Pe parcursul etapei de identificare a cerințelor, autoritatea contractantă (7) stabilește când dorește livrarea bunurilor, prestarea serviciilor sau executarea lucrărilor de construcții. Este important în această etapă ca acel CAP (CPO) să fie consultat de autoritatea contractantă pentru a determina cea mai potrivită metodă de achiziție, aplicabilă nevoilor lor specifice.

Metoda de achiziție trebuie determinată în acest stadiu timpuriu din cauza efectului pe care îl are asupra timpului de achiziție și, de asemenea, pentru a se asigura că autoritatea responsabilă este capabilă să stabilească termene și așteptări realiste în timpul dezvoltării și definirii cerințelor lor de achiziții. Vezi discuția asta, inițiaată de dl. Alin Izvoran și comentată de dl. Alin Samarghitan.

Acest exercițiu, de consultare a pieții din timp, ajută la evitarea dezamăgirilor, a așteptărilor nerealiste și a frustrărilor atunci când, din cauza unei planificări deficitare, devine imposibil să îndeplinești așteptările beneficirului solicitant.

În etapa de definire a cerințelor, este important să se decidă și care este cea mai potrivită o metodă de achiziție: competitivă sau non-competitivă8.

Complexitatea unei cerințe, categoria de achiziții și valoarea estimată a achiziției sunt factori determinanți ai metodei de achiziție.

Decizia de a utiliza o anumită metodă de achiziție trebuie să se bazeze în principal pe prevederile normelor de achiziții (9).

Mai jos, sunt prezentate patru chestiuni care trebuie luate în considerare atunci când selectați o metodă de achiziție:

• Valoarea monetară estimată și complexitatea cerinței de achiziție. Acest lucru va determina dacă metoda de achiziție ar trebui să fie competitivă sau non-competitivă8.
  
• Gradul în care autoritatea contractantă este în măsură să definească cerința în mod clar. Există cazuri în care o cerință nu poate fi definită în mod clar și are nevoie de contribuții de la potențialii ofertanți. Această determinare, această Consultare 5 este utilizată și pentru a selecta cea mai potrivită metodă de achiziție.
  
• Urgența. Stabilește necesitatea achizițiilor directe sau din surse unice ori negociere fără publicarea prealabilă a unui anunț, pentru care este necesară aprobarea.
  
• Disponibilitatea pieței. Există doar câteva firme sau persoane fizice care au expertiza necesară pentru a îndeplini cerința? Aceasta ar fi o justificare puternică pentru utilizarea achizițiilor dintr-o singură sursă (10).

Ce ar (mai) trebui inclus într-un plan de achiziții publice

Planul de achiziții este un proces de planificare a achizițiilor. Poate fi dezvoltat pentru o anumită cerință, un proiect specific (vezi proiectele finanțate din fonduri europene) sau pentru mai multe cerințe pentru una sau mai multe autorități contractante din sectorul public sau privat, pe plan național sau internațional.

Un plan de achiziții publice ar trebui împărțit în principalele categorii de achiziții: bunuri, servicii și lucrări, precum și diverse subcategorii din cele corespunzătoare. Acest plan ar trebui să enumere toate cerințele din fiecare categorie care sunt preconizate să fie achiziționate în perioada (bugetată/ bugetară) acoperită de planul de achiziții (de obicei un an, în antiteză cu investițiile multianuale).

Ce să conțină planul, minimal?

Un plan de achiziții trebuie să includă cel puțin:

1. Tipul și obiectul contractului / O scurtă descriere a cerinței,
   
2. Cod CPV1,
   
3. Valoarea estimată a cerinței, a contractului, fără TVA
   
4. Sursa de finanțare,
   
5. Metoda de achiziție / Procedura stabilită ; și
   
6. Data estimată de inițiere a procedurii
   
7. Data estimată de atribuire preconizată.
   
8. Un număr de referință, Codul unic de identificare, 

Planul mai (poate) conține

1. Necesitatea revizuirii și aprobării planului anual de achiziții publice, de către conducătorul autorității contractante sau de entitatea donatoare (pentru achizițiile finanțate din fonduri europene),
   
2. Descrierea codului CPV,
   
3. Rezultatul procedurii (contract, acord cadru) și
   
4. Alte repere cheie ale procesului de achiziție, de la modalitatea de derulare (online, offline), persoana responsabilă. 

În cele din urmă, ceea ce includeți în planul dvs. de achiziții va depinde de regulile de achiziții (12) care guvernează entitatea dvs. de achiziție sau unitatea de implementare a proiectului.

Planificarea și programarea achizițiilor

Programarea achizițiilor se face înainte de planificarea achizițiilor. Informațiile culese în faza de planificare sunt de asemenea utilizate la programarea achizițiilor. Uneori, planul de achiziții și programul de achiziții sunt contopite într-un singur document; cu toate acestea, de obicei sunt documente separate.

Planul de achiziții include o descriere a cerinței de achiziție, categoria de achiziții (bunuri, servicii sau lucrări), costul estimat pentru fiecare cerință, metoda de achiziție, numele sau codul de identitate al beneficiarului solicitant și data prevăzută pentru atribuirea contractului.

Programul de achiziții, pe de altă parte, este de fapt o versiune mai detaliată a planului de achiziții. Programul de achiziții preia toate datele din plan și include o cronologie pentru finalizarea fiecărei etape a procesului de achiziții, de la pregătirea specificațiilor tehnice și a domeniului de muncă, până la atribuirea contractului.

Autoritatea contractantă trebuie să primească o notificare avansată a cerințelor pentru fiecare ciclu bugetar (referatul de necesitate întocmit de către benficiarul solicitant) pentru a le include într-un plan preliminar de achiziții care inițiază procesul de planificare a achizițiilor.

Planificarea achizițiilor ar trebui să fie luată în considerare chiar și în faza de determinare a cerinței pentru ca beneficiarul solicitant să aibă o idee mai realistă a timpului în care se va realiza achiziția propriu-zisă, pentru fiecăre dintre cerințele lor.

Este esențial să se implice autoritatea contractantă (CAP) cât mai curând posibil în determinarea cerințelor de achiziții publice, deoarece CAP (CPO) cunoaște metodele de achiziții aplicabile fiecărei cerințe și poate avertiza beneficiarul solicitant, încă din această etapă timpurie, dacă așteptările lor sunt prea optimiste, având în vedere termenul preconizat pentru achiziție în funcție de fiecare metodă de achiziție aplicabilă în mod specific. Aceste cunoștințe de specialitate și capacitatea de a informa beneficiarul solicitant, a specialistului expert în achiziții publice, a practicianului profesionist, încă dintr-o etapă timpurie ajută la pregătirea unui program de achiziții realist.

În etapa de planificare preliminară a achizițiilor, autoritatea contractantă ar trebui să întocmească o listă cu toate cerințele potențiale pentru a cunoaște numărul de cerințe planificate pentru perioadă. Aceste informații sunt utile entității achizitoare, în două moduri: (1) Ajută la determinarea volumului de muncă preconizat și a oricărei necesități de personal suplimentar și (2) permite autorității contractante să stabilească cât de realiste sunt datele de îndeplinire preconizate, termenul de plată al achizițiilor pentru fiecare metodă de achiziție folosită.

După întocmirea listei de cerințe, autoritatea contractantă ar trebui să ia în considerare următoarele 7 întrebări:

1. Există oportunități de consolidare a cerințelor similare pentru economiile emergente?
   
2. Când este data prevăzută pentru atribuirea contractului pentru fiecare cerință în parte?
   
3. Care sunt metodele de achiziție care vor fi utilizate și cum le diferențiem?
   
4. Care este termenul preconizat al achizițiilor pentru fiecare metodă de achiziție?
   
5. Există cerințe speciale?
   
6. Care sunt sursele de aprovizionare pentru bunurile care trebuie achiziționate?
   
7. Este necesară angajarea asistenței tehnice pentru pregătirea specificațiilor tehnice, de muncă sau pentru inspecție și testare? 

Răspunsurile la întrebările de mai sus vor oferi autorității contractante o idee despre ce să se aștepte pe parcursul perioadei, de la inițiere până la contractare și le vor permite să informeze beneficiarii solicitanți în consecință.

Abia după ce cerințele au fost aprobate și un buget alocat fiecăruia, achizitorul este în măsură să finalizeze planul de achiziții. Pentru a face acest lucru, autoritatea contractantă are nevoie de următoarele:

1. O listă a tuturor cerințelor aprobate așteptate să fie achiziționate în cursul perioadei (de obicei un an).
   
2. Datele prevăzute de atribuire a contractului
   
3. Bugetul alocat pentru fiecare cerință în parte.
   
4. Numele sau codul de identificare al beneficiarului solicitant, respectiv a contractului.
   
5. Categoria de achiziții (bunuri, servicii sau lucrări). 

Având în vedere cele de mai sus, autoritatea contractantă va putea determina:

1. Ce este necesar, când și relația / dependența dintre cerințe.
   
2. Dacă data prevăzută de atribuire a contractului este realistă, având în vedere metoda de achiziție și termenul corespunzător pentru achizițiile respective.
   
3. Posibilitățile de consolidare a cerințelor similare pentru ușurința în gestionarea sistemelor emergente.
   
4. Ce cerințe trebuie accelerate, având în vedere urgența necesității și a timpului de achiziție. 

Înainte de finalizarea planului de achiziții, este important să se stabilească beneficiarul direct, care este și va fi responsabil pentru pregătirea specificațiilor tehnice, a termenilor de referință și a domeniului de activitate. Acest lucru este important și trebuie să fie strâns coordonat pentru a se asigura că există capacități în cadrul autorităților existente pentru pregătirea acestor documente. De asemenea, este important să luăm în considerare durata necesară pentru pregătirea acestor documente, deoarece orice întârziere în pregătirea specificațiilor tehnice, a termenilor de referință sau a domeniului de muncă va întârzia atribuirea contractului.

Una dintre cele mai mari constrângeri pentru atingerea obiectivului procesului de achiziție, respectiv pentru atribuirea contractului, este întârzierea la finalizarea fiecărei etape a procesului, așa cum aceasta a fost detaliată în programul de achiziții.

Astfel, ori de câte ori cineva din afara autorității contractante este responsabil de pregătirea specificațiilor tehnice, a termenilor de referință și a domeniului de activitate, o coordonare strânsă între acest prestator de servicii (auxiliare au ba) și compartimentul (persoana responsabilă) specializat, este crucială pentru a se asigura că este aceasta este luată în considerare în timpul planificării și planificării achizițiilor. Un astfel de efort garantează pregătirea unui program de achiziții cât mai realist, care afectează achiziția de bunuri și servicii vitale necesare nu numai pentru operațiunile guvernamentale locale sau naționale, centrale, dar, cel mai important, pentru servicii sociale, educaționale, de sănătate și alte servicii publice necesare întregii populații arondată acelei autorități contractante.

7 motive pentru care planificarea (în achiziții) este importantă

1. Vă ajută să definiți ce veți cumpăra, când și din ce surse.
   
2. Permite planificatorilor să stabilească dacă așteptările sunt realiste, în special, așteptările beneficiarilor solicitanți, care de obicei se așteaptă ca cerințele lor să fie îndeplinite în termen scurt și într-o perioadă cât mai scurtă chiar mai rapidă decât permite aplicarea metodei de achiziție corespunzătoare.
   
3. Este o oportunitate pentru toate părțile interesate și implicate în procesul de achiziție să se întâlnească pentru a discuta cerințele privind achizițiile publice particulare. Aceste părți interesate ar putea fi : beneficiarul solicitant, utilizatorii finali, compartimentul de achiziții, experți tehnici și chiar furnizori de bunuri, prestatori de servicii, din piață, care să ofere contribuții relevante cu privire la definitivarea, definirea cerințelor specifice.
   
4. Permite crearea unei strategii de achiziții pentru îndeplinirea fiecărei cerințe care va fi inclusă în planul de achiziții. O astfel de strategie poate include inclusiv un studiu, respectiv o consultare de piață cât și a determinării metodei, procedurii adecvate de achiziții aplicabile, având în vedere cerința și circumstanțele.
   
5. Planificatorii pot estima timpul necesar pentru finalizarea procesului de achiziție și atribuirea contractului pentru fiecare cerință în parte. Acestea sunt informații valoroase, deoarece pot confirma sau infirma dacă cerința poate fi îndeplinită în perioada preconizată sau cerută de către beneficiarul solicitant.
   
6. Necesitatea expertizei tehnice pentru elaborarea specificațiilor tehnice pentru anumite cerințe poate fi evaluată, în special atunci când capacitatea tehnică internă nu este disponibilă sau este inexistentă.
   
7. Planificatorii pot evalua fezabilitatea combinării sau împărțirii cerințelor de achiziții în diferite pachete, loturi contractuale.
   

6 motive pentru care planul (anual în achiziții) este important

1. Listează (nu printează) toate cerințele preconizate să fie achiziționate într-o perioadă de timp.
   
2. Dintre acesta, sunt prioritizate cele esențiale și neapărat necesare și va fi elaborat programul de achiziții, care stabilește calendarul de desfășurare a fiecărei etape din procesul de achiziții până la atribuirea contractului și îndeplinirea cerinței.
   
3. Permite consolidarea cerințelor similare în cadrul unui singur contract sau divizarea unei cerințe în mai multe pachete, loturi contractuale pentru a permite accesul IMM13 pe piață.
   
4.  Știut fiind numărul de cerințe din planul de achiziții publice, autoritatea contractantă poate determina, în prealabil, orice nevoie de personal suplimentar, inclusiv asistență externă în scopul completării tuturor solicitărilor de achiziții enumerate în plan.
5. Permite monitorizarea procesului de achiziție pentru a determina cum se compară performanța reală cu activitățile planificate și, astfel, să alerteze departamentele, compartimentele, beneficiarii solicitanți și să ajusteze planul de achiziții în consecință.
6. Îmbunătățește transparența și predictibilitatea procesului de achiziții
   
   

Să nu uităm de:

Principiul celor 5 C

Principiul Achizițiilor Corecte Cei 5 C

Cei 5 C

1. • Calitatea CORECTĂ
     
   • Cantitatea CORECTĂ
     
   • Locul CORECT
     
   • Timpul CORECT
     
   • Prețul CORECT
     

Scopul administrării contractelor este de a asigura mecanisme adecvate pentru monitorizarea și evaluarea performanțelor contractanților, furnizorilor și a prestatorilor de servicii în îndeplinirea obligațiilor contractuale și pentru a se asigura că sunt întreprinse acțiunile corespunzătoare pentru remedierea rapidă a oricăror deficiențe constatate în executarea contractului sau în domeniul de aplicare al contractului cât și termenii și condițiile contractuale.

Pe baza obiectivelor specifice, există o distincție clară între achizițiile publice și administrarea contractelor. Această distincție, departe de a diminua importanța uneia, spre deosebire de cealaltă, o întărește cu adevărat pe fiecare, identificând și concentrându-se asupra scopului specific al fiecăreia.

¹ Programul Anual al Achizițiilor Publice, care este un instrument managerial, să nu uităm sau să neglijăm acest aspect

² Am stabilit într-un alt articol, că de fapt și achizițiile de lucrări sunt de fapt prestatoare de servicii aduse comunității, exemplul de bază fiind edificarea unui spital (care va fi construit în urma încheierii unui contract de achiziție de lucrări, deși scopul său final este acela de a presta servicii medicale tuturor persoanelor în nevoie din acel areal geografic, determinat de un studiu de oportunitate.

³ CAP = Consilier Achiziții Publice, vezi noul cod administrativ, asimilat cu consilierul de sistem achiziții (CPO = Chief Procurement Officer)

⁴ A se citi: autoritate/entitate contractantă, serviciu deconcentrat, spital, primărie, consiliu județean, minister, furnizor de gaze, energie electrică, etc.

⁵ Ai folosit Consultarea piaței vreodată ? Dacă da, în ce scop. Dacă nu, de ce ?

⁶ A.N.A.P. = Agenția Națională pentru Achiziții Publice

⁷ Se poate citi și ca fiind entitate contractantă, nu facem discriminări pe nici un fel de baze, de religie, de sex, de apartenență politică sau încadrare în Legea nr. 98 sau 99 din 2016

⁸ Detalii vei afla în numărul 133, pag. 18 și 134, pag. 25 al Revistei de Achiziții Publice, sau direct din Articolul, scris în Mai 2019 și revizuit înIunie 2024

⁹ Legislația actualizată, formele consolidate la zi

¹⁰ Negocierea fără publicarea prealabilă a unui anunțca fiind entitate contractantă, nu facem discriminări pe nici un fel de baze, de religie, de sex, de apartenență politică sau încadrare în Legea nr. 98 sau 99 din 2016

¹¹ CPV = Common Procurement Vocabulary

¹² Legislația aplicabilă fiecărui proiect în funcție de fondurile din care se va face alocarea bugetară, națională sau internațională, gen B.E.I., B.E.R.D., E.S.I.F., B.M., etc.

¹³ I.M.M. = Intreprinderi Mici și Mijlocii așa cum sunt ele definite de către legiuitor