Documentele din cadrul companiei dumneavoastră sunt foarte importante, motiv pentru care este esențial ca depozitarea lor să fie efectuată în mod corespunzător. Specialiştii în arhivare vin să vă sprijine în ordonarea şi stocarea acestora, oferindu-vă consultanţă specializată. Fie că doriţi să arhivaţi documentele vechi sau chiar să le transpuneți în format electronic, profesioniştii vă stau la dispoziţie cu servicii la cel mai înalt nivel de calitate.
De este necesară arhivarea documentelor?
Atunci când doriţi o gestionare cât mai optimă a actelor şi să beneficiaţi de o arhivare documente conformă prevederilor legale, serviciile de specialitate vin în întâmpinarea nevoilor dumneavoastră, oferindu-vă posibilitatea de a accesa rapid şi eficient orice document aflat în istoricul companiei dumneavoastră.
Cum se realizează arhivarea documentelor?
Arhivarea documentelor unei entităţi juridice implică ansamblul tuturor operaţiunilor efectuate asupra unei arhive, cu scopul de a asigura o evidenţă clară a documentelor, precum şi un acces facil şi rapid la acestea. Serviciile de arhivare documente presupun sortarea, ordonarea, inventarierea, depozitarea în cutii de arhivare a documentelor, precum şi distrugerea controlată a celor cu termen depăşit în urma obținerii avizului de la Arhivele Naționale.
Evenimente - Club Antreprenor și Ziarul Pozitiv:
17 iunie 2025: Future Energy Europe Summit, Ediția a V-a
17 iunie 2025: Gala Club Antreprenor
27 iunie 2025: Pilonii de dezvoltare ai județului Alba – mediul de afaceri, autoritățile locale, sistemul universitar și învățământul profesional dual
Vezi toate Evenimentele 2024-2025 organizate de CA & ZP
Odată efectuată arhivarea, atunci când aveți nevoie să accesați o serie de documente, acestea vor putea fi trimise către dumneavoastră în termen de 24 de ore în format fizic sau în decursul a 2 ore, dacă aţi optat pentru serviciile de retro-digitizare. Astfel, indiferent de tipul de arhivă pentru care veți opta, aceasta va fi una organizată în cel mai optim și corespunzător mod, specialiștii în domeniu parcurgând fiecare etapă, de la stabilirea fondului arhivistic, până la ordonare şi grupare, constituirea unităţilor arhivistice, legare şi numerotare, inventariere şi organizare a arhivei.
Arhivarea documentelor în format electronic
O arhiva electronică vă oferă posibilitatea de a avea acces rapid la documentele care circulă exclusiv în format electronic şi care sunt emise şi semnate electronic. Acest tip de arhivare documente se realizează pe baza metadatelor, indicatorii unici reglementaţi legal, cărora li se adaugă şi metadatele specifice selectate de dumneavoastră, în vederea eficientizării procesului de găsire a documentelor.
Avantajele arhivării electronice a documentelor
A opta pentru arhiva electronică prezintă o serie de avantaje, printre care accesul rapid şi securizat la documente, de pe orice tip de dispozitiv. De asemenea, o arhivă electronică asigură valoare legală documentelor incluse, garantându-le integritatea, confidenţialitatea şi, foarte important, autenticitatea. De asemenea, conferă documentelor stocate inclusiv valoare juridică, putând fi folosite în instanţă ca mijloace probatorii. Dacă aţi optat pentru arhiva electronică, specialiştii în domeniu vă vor oferi training specializat, tocmai pentru a putea avea acces rapid şi eficient la orice document arhivat.
